5 eindeutige Anzeichen, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein DAM brauchen

Täglich sprechen wir mit Unternehmen, die ganz individuelle Zielsetzungen und Herausforderungen zu meistern haben. Doch eines haben sie alle gemeinsam: die Anzeichen, dass sie ein DAM brauchen. Sie alle sind entschlossen, ihre Aktivitäten zu optimieren, und wissen, dass ihnen dabei die intelligente Handhabung ihrer digitalen Assets entscheidend helfen wird.

Doch wie genau funktioniert das? Betrachten wir die häufigsten Fragestellungen einzeln. Wir stellen Ihnen die fünf wichtigsten Gründe vor, warum sich Teams dazu entschließen, die ihre Medienbibliotheken in den Griff zu bekommen und sich ernsthaft mit Digital Asset Management zu beschäftigen.

1. Assets sind nur schwer ausfindig zu machen

In vielen Teams werden Assets an verschiedenen Speicherorten abgelegt, etwa auf Servern, Festplatten, im Cloud-Speicher oder in E-Mail-Anhängen. Dadurch lassen sich die gesuchten Dateien nur schwer finden, besonders bei größeren Teams mit ständig wachsenden Medienbibliotheken.

Aus diesem Grund begann auch die Seattle Housing Authority mit der Suche nach einer Digital Asset Management-Lösung. Ihre verstreute Systematik zum Speichern von Dateien behinderte das Team.

“In unserem internen Netzwerk und auf einem Cloud-Speicherlaufwerk lagen Tausende von Bildern in unzähligen Dateien und Ordnern”, erklärt Susanna Linse, Communications Manager der SHA. “Bis wir bestimmte Fotos gefunden hatten, konnte es Stunden dauern.”

Lesen Sie hier, wie die Seattle Housing Authority (nur englisch verfügbar) mit Canto die Lösung für ihre Herausforderung fand. In deutscher Sprache haben wir vergleichbare Erfahrungsberichte von Firmen wie der Weber Maschinenbau GmbH oder dem FSC Denmark, die sich mit dem gleichen Problem auseinandersetzen mussten.

2. Zu viele Asset-Anfragen führen zu einem Engpass

Zusammengestückelte Speicherstrukturen oder unorganisierte Datenbanken führen in der Regel dazu, dass eine einzige Person oder ein einziges Team zum Ansprechpartner für alle Beteiligten wird, wenn es darum geht, benötigte Dateien bereitzustellen.

Für die betreffende Person, die diese Anfragen bearbeiten muss, kann das äußerst anstrengend sein, da sie immer wieder in ihrer eigentlichen Tätigkeit unterbrochen wird. Doch auf für die Fragesteller ist dieses System denkbar unpraktisch, da sie ständig darauf warten müssen, dass ein anderer die gewünschten Dateien ausfindig macht und zur Verfügung stellt.

Genau diese Dynamik brachte Sean Kagawa, Senior Graphic Designer bei Yard House, zu der Überzeugung, dass sein Team ein fortschrittlicheres System brauchte. Er arbeitete mit physischen Lookbooks der Fotobibliothek der Marke und musste Stunden damit verbringen, Asset-Anfragen für das Yard House Marketing-Team zu beantworten. Dank Canto können sich die Mitarbeiter die Assets nun selbst holen, wodurch der Engpass beseitigt wurde.

“Canto hat uns tatsächlich einen großen Wunsch erfüllt, nämlich robuste Download-Möglichkeiten zu haben. Viele Leute, die früher einen Designer bemühen mussten, um sich Assets zu besorgen, können das nun selbst tun”, berichtet Sean.

Die ganze Geschichte von Yard House lesen sie hier (in englischer Sprache). Aber wir haben auch deutschsprachige Beispiele für Unternehmen, die diese Herausforderung mit Canto bewältigten, zum Beispiel das ESTREL Hotel in Berlin oder die Physiomed Elektromedizin AG.

3. Ihr Team wächst (und erstellt mehr Inhalte)

Ein gutes Digital Asset Management-System ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Inhalten Schritt zu halten und Ihre Medienbibliothek zukunftsfähig zu machen, wenn Ihre Belegschaft weiter wächst.

Der Lieferdienst Favor hat während seines Wachstums vom jungen Startup zum schnell wachsenden Unternehmen ganz auf Canto gesetzt.

“Canto funktioniert einwandfrei und nahtlos und es gab noch nie ein Problem damit”, bestätigt Nicolai McCrary, Photo Editor bei Favor. “Als wir in den letzten Jahren gewachsen sind, mussten wir verschiedene andere Programme und Dienste ersetzen, die zu langsam geworden waren. Doch bei Canto hat sich diese Frage nie gestellt.”

Hier erfahren Sie mehr über Favors Erfolg mit Canto (Bericht in englischer Sprache). Auf Deutsch haben wir ebenfalls Erfahrungsberichte von Kunden, die sich mit demselben Sachverhalt auseinandersetzen mussten – wir empfehlen Ihnen die Geschichten von Koppert Biological Systems und Cathay Pacific.

4. Sie müssen wichtige Metadaten erfassen und nachhalten

Aus welcher Kampagne stammt dieses Bild noch einmal? Dürfen wir es verwenden?

Um Ihre Assets optimal nutzen zu können, benötigen Sie mehr als nur den Zugriff auf die Datei. Ebenso brauchen Sie Informationen über das Urheberrecht, den Freigabestatus, die Versionshistorie und einiges mehr. Eine Digital Asset Management-Lösung ordnet Ihre Assets in den Kontext ein, damit jeder in Ihrem Team weiß, wann und wie die Dateien verwendet werden dürfen.

Auch das Seattle Aquarium hat in Digital Asset Management investiert, um den Überblick über die Nutzungsrechte ihrer digitalen Inhalte zu behalten.

“Canto hat uns wirklich sehr geholfen, was die Suchfunktionalität und die Metadaten angeht. Für mich war es wichtig, die Rechte der jeweiligen Assets zu kennen”, erzählt Pam Lamon, Digital Marketing Manager des Aquariums.

Mehr über das Seattle Aquarium können sie hier lesen (nur englisch). Als deutschsprachige Beispiele zum Sachverhalt empfehlen sich die Erfahrungsberichte von Veolia und The Foster Art & Wilderness Foundation.

5. Ihr aktuelles System bremst Ihr Team aus

Unterm Strich sollten Ihre digitalen Assets, nun ja… Ressourcen sein, die den Erfolg Ihres Teams vorantreiben. Sollten Sie nun aber eines der oben genannten Anzeichen, dass Sie ein DAM brauchen, beobachten, dann sind Ihre digitalen Assets möglicherweise eher ein Hindernis für Sie und Ihr Team. Im Durchschnitt verschwenden Unternehmen jedes Jahr Wochen – ja sogar Monate – damit, Dateien zu suchen.

Diese Herausforderung veranlasste Falcon Structures dazu, Ordnung zu schaffen und ihr Digital Asset Management zu verbessern. Das Marketingteam des Unternehmens produzierte viele nützliche Materialien für den Vertrieb. Die Vertriebsmitarbeiter hatten jedoch zu große Schwierigkeiten, die gewünschten Dateien im ungeordneten Google Drive des Unternehmens zu finden.

“Es dauerte oft bis zu 30 Minuten, bis wir den richtigen Ordner oder das gesuchte Bild in Google Drive gefunden hatten, und das summierte sich. Nicht selten hat das Vertriebsteam dann die Suche nach der Datei einfach aufgegeben”, erinnert sich Krista Short, Marketing Director bei Falcon.

Seitdem das Unternehmen Canto eingeführt hat, kann das Vertriebsteam selbständig nach den Assets suchen und diese auch von unterwegs abrufen, sogar bei einem Außentermin.

Nicht nur die Geschichte von Falcon Structures (in englischer Sprache) berichtet davon, wie Unternehmen sich dieser Herausforderung stellten. Mit Hengstenberg und thyssenkrupp berichten auch zwei deutsche Unternehmen davon, wie sie sich danke Canto dieser Thematik erfolgreich annehmen konnten.

Indem es den Beteiligten ermöglicht, sich die benötigten Inhalte jederzeit selbst zu beschaffen, trägt das Digital Asset Management wesentlich zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Teams bei und ermöglicht es ihnen, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Wollen auch Sie die Kontrolle über Ihre Medienbibliothek übernehmen? Dann empfehlen wir Ihnen unser kostenloses E-Book: Digital Asset Management für Einsteiger