Bessere Zusammenarbeit an digitalen Inhalten am hybriden Arbeitsplatz

Marketing- und Kreativteams von heute verfügen oft nicht über die Ressourcen oder die Bandbreite, um sämtliche Aspekte ihrer Kampagnen intern zu bearbeiten. Selbst größere Unternehmen mit beträchtlichen Budgets wenden sich häufig an externe Agenturen oder Freiberufler, um Unterstützung für spezielle Aufgaben zu erhalten. Oft sind diese Projekte unkompliziert und werden nur von einer einzigen Agentur oder einem einzigen Ansprechpartner bearbeitet. Manchmal jedoch arbeiten mehrere Beteiligte gemeinsam an einer Aufgabe, so dass sämtliche Akteure Inhalte untereinander austauschen müssen.

Angesichts der rapiden Ausweitung hybrider und dezentraler Arbeitsverhältnisse gewinnen diese Aufgaben immer mehr an Komplexität. Jetzt müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie ihre dezentral tätigen Mitarbeiter mit den benötigten Ressourcen vernetzen und gleichzeitig eine reibungslose Kommunikation mit externen Dienstleistern sicherstellen können. Bei größeren Projekten und längerfristigen Aufträgen können Unklarheiten und Frustrationen schnell die Produktivität untergraben, sofern nicht sichergestellt ist, dass die kontinuierliche Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

Hürden bei der gemeinsamen Nutzung von Assets

Zu den größten Herausforderungen, vor denen Marketing-Teams bei der Zusammenarbeit mit externen Beteiligten stehen, zählt die Frage, wie sie ihre digitalen Assets auf eine sichere und einfach zu handhabende Weise zugänglich machen können. Zwar haben Cloud-Speicherdienste die Kollaboration mit anderen Abteilungen des Unternehmens erheblich erleichtert, doch wurden Plattformen wie Google Drive und Dropbox nicht speziell für die Anforderungen von Kreativteams entwickelt.

Nachfolgend sind einige der häufigsten Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der gemeinsamen Nutzung von Assets aufgeführt, die oftmals die Produktivität beeinträchtigen:

Zugriffsrechte

Bei den meisten Cloud-Speicherplattformen wird der Zugang zu Dateien auf der Grundlage von Benutzerberechtigungen verwaltet. In der Theorie ist dieser Ansatz durchaus sinnvoll und verhindert, dass Personen ohne entsprechende Berechtigung die Dateien öffnen oder bearbeiten können. Bei der Zusammenarbeit mit externen Beteiligten kann das allerdings schnell zu einem großen Problem werden. Möglicherweise haben nicht alle Mitarbeiter Zugang zu allen verwendeten Systemen, wodurch es zu Engpässen und Unklarheiten kommen kann. Weil Unternehmen diese Plattformen oft nicht nur zur Speicherung von Inhalten nutzen, müssen sie bei der Vergabe von Zugriffsrechten sehr sorgfältig vorgehen, um möglichen Sicherheitsrisiken vorzubeugen.

All diese Aspekte müssen für jede Person, die Zugriff benötigt, genauestens geregelt werden, und sämtliche Berechtigungen müssen wieder aufgehoben werden, sobald das Projekt abgeschlossen ist. Werden mehrere Systeme zum Speichern und Bearbeiten von Assets verwendet, kann es schnell unübersichtlich werden, wer worauf Zugriff hat. Wann immer ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt, müssen neue Zugriffsrechte eingerichtet werden, was den Einstieg in das Projekt erschwert.

Assets lokalisieren

Selbst wenn die Zugriffsberechtigungen geklärt sind, müssen die am Projekt beteiligten Personen in der Lage sein, die für ihre aktuelle Aufgabe geeigneten Assets zu finden. Bedauerlicherweise machen Cloud-Speicherplattformen diesen Prozess manchmal viel schwieriger, als er sein müsste. Mit rudimentären Suchfunktionen und unzureichenden Verwaltungsfunktionen fällt es oft sehr schwer, eine bestimmte Datei rechtzeitig zu finden. Das führt zu Ineffizienz, Frustration und im schlimmsten Fall zu nicht eingehaltenen Fristen.

All diese Herausforderungen werden noch verschärft, wenn jedes Unternehmen mehrere Cloud-Speicherplattformen verwendet. Ohne einheitliche Informationsquelle für digitale Assets müssen die Mitarbeiter häufig mehrere Systeme durchsuchen, um die benötigten Inhalte zu finden, wodurch sich nur weitere Verzögerungen ergeben. Hinzu kommt das potenzielle Sicherheitsrisiko, wenn Dritte auf die Cloud-Speicher eines Unternehmens zugreifen, um dort nach Assets zu suchen, und dabei möglicherweise auf vertrauliche Daten stoßen.

Weitergabe von Inhalten

Inhalte weiterzugeben und zu empfangen kann ebenfalls problematisch werden, wenn mehrere externe Personen daran beteiligt sind. Ohne einheitliche Informationsquelle für sämtliche Inhalte ist es schwer zu wissen, wo Assets hochgeladen werden müssen und nach welchem Schema sie organisiert werden sollen. Wenn Dateien von mehreren Mitarbeitern hoch- und heruntergeladen und dann wieder in gemeinsame Ordner hochgeladen werden, besteht die Gefahr von Verwechslungen und Fehlern, was wiederum unnötige Verzögerungen und doppelte Arbeit zur Folge hat. Auch die Bereitstellung von hochgeladenen Inhalten erweist sich als schwierig, wenn mehrere Parteien beteiligt sind. Zugriff auf einzelne Assets zu gewähren, die auf verschiedenen gemeinsam genutzten Systemen gespeichert sind, ist ebenso umständlich wie verwirrend, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Besonders gefährlich sind Unklarheiten bei der Weitergabe von Inhalten, da dadurch die Versionsverwaltung leicht ausgehebelt werden kann. Wenn niemand sicher weiß, dass das von ihm verwendete Asset auf dem neuesten Stand ist, könnte es vorkommen, dass bereits durchgeführte Arbeiten noch einmal ausgeführt werden oder dass Änderungen, die an einer früheren Version einer Datei vorgenommen wurden, nicht übernommen worden sind. Zwar kann die Versionsverwaltung auch manuell und unter strikter Einhaltung der Vorgaben durchgeführt werden, doch genügt es bereits, wenn nur eine Person die falsche Datei verwendet oder eine andere falsch bezeichnet, um die Produktion von Inhalten erheblich zu beeinträchtigen.

Optimieren Sie die Zusammenarbeit mithilfe von Digital Asset Management-Software

Digital Asset Management (DAM)-Lösungen können Unternehmen dabei helfen, diese Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit zu bewältigen, indem sie für alle digitalen Assets eine einheitliche Informationsquelle schaffen und gleichzeitig deren Weitergabe und den Zugriff auf sie vereinfachen. Anstatt Inhalte wie hochauflösende Bilder, Videos und Audiodateien auf verschiedenen Speichersystemen abzulegen, können Sie Ihre Digital Asset Management-Plattform so konfigurieren, dass sie auch für die Zusammenarbeit mit Drittanbietern zur Verfügung steht.

Die Zusammenführung digitaler Assets an einem zentralen Ort macht es viel einfacher, Zugriffsrechte zu verwalten und potenzielle Sicherheitsrisiken zu begrenzen. Konto-Administratoren können über ein zentrales Kontrollfenster ganz einfach Berechtigungen vergeben und so festlegen, welche externen Beteiligten Änderungen vornehmen und Dateien hochladen dürfen und welche lediglich Assets anzeigen und herunterladen können. Mit diesen Berechtigungen können die Teams gemeinsame Arbeitsabläufe strukturieren, bei denen klar ist, wer die Verantwortung für die entscheidenden Schritte bei der Erstellung von Inhalten trägt.

Im Gegensatz zu den meisten Cloud-Speicherplattformen sind Digital Asset Management-Lösungen speziell darauf ausgerichtet, das Organisieren und Lokalisieren digitaler Assets zu erleichtern. Zusätzlich zur Ordner- und Albenstruktur, die eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Sortierung bietet, kann jede Datei innerhalb des Systems schnell gefunden werden, indem nach bestimmten Metadaten wie Schlagwörtern und Kategorien gesucht wird. Hochentwickelte Digital Asset Management-Lösungen können sogar Inhalte mithilfe von Bilderkennungssoftware automatisch verschlagworten. Selbst wenn ein Asset nicht korrekt gekennzeichnet ist, kann es über eine einfache kontextbezogene Suche problemlos gefunden werden. Das reduziert den Zeitaufwand für den Abruf von Inhalten erheblich.

Bei gemeinsamen Projekten, an denen mehrere externe Akteure beteiligt sind, vereinfachen Digital Asset Management-Systeme die Weitergabe von Inhalten und reduzieren Versionskonflikte. Am effektivsten ist die gemeinsame Nutzung von Assets mittels benutzerdefinierter Portale, die ausschließlich Zugriff auf die für das jeweilige Projekt relevanten Inhalte bieten. Berechtigungen lassen sich vollständig in das Portal selbst integrieren, so dass Kreativteams sofort Zugriff erhalten, ohne den Status ihrer Benutzerkonten einzeln verwalten zu müssen. Da das individuell konfigurierte Portal nur Zugriff auf Assets gewährt, die mit der jeweiligen Projektarbeit zusammenhängen, sind die Sicherheitsrisiken auf ein Minimum reduziert.

Eine Digital Asset Management-Plattform kann auch Freigabelinks einsetzen, um den Zugriff auf Inhalte zu ermöglichen oder externen Beteiligten das Hochladen von Assets zu erlauben. Das ist besonders für kleinere Projekte nützlich, bei denen die Inhalte nur in eine Richtung übermittelt werden müssen. Beispielsweise braucht eine Agentur oder ein Freiberufler nur die Möglichkeit, Inhalte hochzuladen, um Bilder von einem Fotoshooting zur Verfügung zu stellen – der Zugriff auf die gesamte Bibliothek ist nicht erforderlich.

Digital Asset Management-Lösungen machen es für Unternehmen einfacher denn je, digitale Assets in einer digitalisierten Welt zu empfangen und weiterzugeben, anstatt dieses Problem noch komplizierter zu machen. Sie schaffen eine einheitliche Informationsquelle, mit der interne und externe Beteiligte nahtlos zusammenarbeiten können, um unverwechselbare Markeninhalte zu erstellen, mit denen Unternehmen ihre Geschichte in die Welt tragen können.

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