Best Practices für Projektmanagement

Beim Projektmanagement dreht sich alles darum Projekte erfolgreich durchzuführen. Gute Projektmanager verfügen über die richtigen Werkzeuge, Techniken und die nötige Expertise, um alle Anforderungen von Anfang bis Ende gerecht zu werden. Ein Digital Asset Management (DAM)-System einzuführen, ist ein anspruchsvolles Projekt – mit den hier vorgestellten Best Practices für gutes Projektmanagement stellen Sie sicher dass Ihr DAM-Projekt am Ende ein Erfolg wird.

Die Interessen der Stakeholder einbeziehen

Wenn Sie sich die Unterstützung Ihrer Stakeholder sichern möchten, müssen Sie sich fragen, wer innerhalb und außerhalb des Unternehmen die wichtigsten Personen sind, die mit Ihrem Projekt zu tun haben werden. Welche Gruppe an Stakeholdern ist die wichtigste und welche Perspektive nehmen die unterschiedlichen Parteien ein?

Alle Projektbeteiligten auf jedes einzelne Ihrer Ziele einzuschwören ist fast unmöglich. Sie müssen deshalb Ihre wichtigsten Ziele klar herausarbeiten und eine gemeinsame Arbeitsgrundlage finden, auf der Sie einen gemeinsamen Entscheidungsprozess durchführen können. Ihre Entscheidungsgrundlage sollte die verschiedenen Perspektiven der Beteiligten berücksichtigen. Möglicherweise müssen Sie einen Stakeholder-Workshop moderieren, um die oft ganz unterschiedlichen Interessen und Perspektiven in Ihr Projekt einzugliedern. Bleiben Sie stets auf Ihre Hauptziele fokussiert und lassen Sie die Diskussion nicht zu sehr auf andere Themen abdriften. Oft erfordert es einiges an Verhandlungsgeschick oder eine Mediationstaktik, um die Interessengruppen “auf Kurs” zu bekommen.

Mit Erwartungen an das Projektmanagement umgehen

Brett Harned von TeamGantt erklärt, „der beste Zeitpunkt, die Erwartungen zu setzen, ist früh und so häufig wie möglich.“ Als Projektleiter müssen Sie zwischen Ihren Stakeholdern und dem Team vermitteln – keine leichte Aufgabe. Ihre Erwartungen im Vorfeld zu definieren und darauf während des laufenden Projekts zurückzukommen, ist eine gute Taktik, um von den unterschiedlichen Wünschen dieser beiden Gruppen nicht erdrückt zu werden.

Nachdem Sie Ihre Stakeholder getroffen und ihre Interessen einbezogen haben, sollten Sie die Position der Projektbeteiligten nutzen, um Ihre eigenen Erwartungen an das Projekt klar zu definieren. Beziehen Sie sich möglichst häufig auf die gemeinsamen Interessen, wenn Sie Projekt-Erwartungen und -Ziele kommunizieren.

Der beste Zeitpunkt, die Erwartungen zu setzen, ist früh und so häufig wie möglich.

Erwartungen setzen ist gut. Diese zu dokumentieren ist noch besser. Stellen Sie also sicher, dass sie an einem Ort dokumentiert sind, der für alle Beteiligten leicht zugänglich ist. Jedes Mal, wenn Sie auf Konflikte treffen, können Sie in Ihrer Dokumentation nachschlagen, was die Projektbeteiligten ursprünglich vereinbart haben. Wenn Sie ein Projekt-Management-Tool wie MS Project verwenden, dann sollten Sie Ihre Dokumente dort hochladen, damit jeder Beteiligte Zugang hat.

In den meisten Unternehmen reicht die bloße Dokumentation nicht aus. Vereinbaren Sie regelmäßige Meetings für Projekt Updates, bei denen die Projekt-Erwartungen und -Ziele kommuniziert werden, überprüft und bei Bedarf überarbeitet werden. Sie sollten auch kleine Änderungen an der Dokumentation zum Anlass nehmen, um die Dokumentation noch einmal an alle relevanten Personen zu verschicken.

Legen Sie Prozesse fest

Die meisten Projektmanager verfügen über das nötige Budget, um vorab einen Projektplan schriftlich zu skizzieren und diesen an die betreffenden Parteien zu kommunizieren. Dieser Plan enthält die Termine und Aufgaben und wird zum Beispiel über MS Project oder ein anderes Projekt-Management-Tool dokumentiert und verwaltet. Was rohen Projekt-Plänen meistens fehlt, sind Hintergründe zu den gewählten Prozessen und Verfahren.

Die Prozesse für ein Projekt legen fest, wie bestimmte Aufgaben verwaltet werden und wie die zuständigen Akteure bei diesen Prozessen eingebunden und informiert werden sollen. Es ist wichtig, diese Prozesse im Voraus zu definieren und sie an alle Beteiligten zu kommunizieren, bevor das Projekt beginnt. Auf diese Weise, können Sie – falls es zwingende Einwände gegen Ihren Entwurf gibt – den Plan innerhalb des Rahmens anpassen.

Behalten Sie die Prozesse im Auge

Durch Planung und Dokumentation lassen sich nicht alle Tücken im Projektablauf vermeiden. Es ist wichtig, nach potenziellen Problembereichen Ausschau zu halten und diese kontinuierlich zu überwachen. Gleich getan ist viel gespart – Früherkennung bedeutet weniger Arbeit auf längere Sicht.

Dynamisch und in Echtzeit zu agieren ist nicht nur wichtig fürs Marketing, sondern auch beim Projektmanagement. Ihr Projekt ist wie ein lebender Organismus, der Sie warnen wird, falls ihm die Luft zu Atmen ausgeht. Lernen Sie die Zeichen zu verstehen, hören Sie auf Feedback und behalten Sie im Auge, was gerade los ist, damit Sie dynamisch nachjustieren können.

Gestalten Sie Ihre Berichte transparent

Endlich ist das Projekt abgeschlossen und Sie können sich endlich entspannen. Nicht ganz. Jetzt kommt nämlich der schwierige Teil. Sie sollten bis jetzt Ihren Projektplan, Ihren Fortschritt und auch die Ergebnisse dokumentiert haben bevor Sie die Bericht-Ebene erreichen. Weil Sie das alles fein säuberlich getan haben, wird Ihre künftige Berichterstattung viel einfacher.

Höchstwahrscheinlich hatten Sie zu Beginn Ihres Projekts mit Schwierigkeiten zu kämpfen. Ihre Führungskräfte wissen also, dass Sie verschiedene Hürden nehmen mussten. Was man von Ihnen aber wirklich wissen will, ist, wie es Ihnen gelungen ist, die negativen Folgen zu begrenzen. Da Sie Ihr Projekt gut dokumentiert haben, fällt Ihnen das leicht, alles genau darzulegen. Dies hilft Ihnen auch dabei zukünftige Projektmanagement-Probleme zu lösen. Das Problem ist häufig nicht das Problem selber, sondern dass man es vertuscht.

Wenn etwas nach dem Projekt schief läuft und dann herauskommt, dass Sie ein Problem in Ihrem Bericht verschwiegen haben, wird man Ihnen zurecht die Schuld dafür anlasten. Wichtig ist, dass Sie in Ihrer Berichterstattung transparent bleiben und sich nachher auch keine Gedanken darüber machen müssen, etwas könnte ans Licht kommen.

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