Weg mit der ‘Box’ – Dateien mit DAM-Technologie digital speichern
| 17. Oktober 2019
Die Art und Weise, wie Unternehmen Dateien speichern, ist und bleibt Gegenstand ständiger Weiterentwicklung. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, brauchen Sie ein System, das sich an die stetigen Veränderungen im Bereich digitaler Dateispeicherung anpassen kann. Hierfür ist es erforderlich, ein System zu implementieren, das digitale Assets effizient verwaltet. Der Speicherdienst Box ist eine Anwendung zur Dateiablage mit grundlegenden Funktionen, jedoch ist er kein vollständiges digitales Speichersystem.
Hinsichtlich der Speicherung vertraulicher digitaler Dateien haben Unternehmen höhere Anforderungen. Die nachfolgenden Punkte sind einige der Hauptvorteile, auf die Sie bei der Suche und Einführung eines digitalen Dateispeichersystems achten sollten.
Optimiertes Workflow-Management
Wenn die für ein Projekt benötigte und perfekt geeignete Bild- oder Videodatei zentral in einem kompletten digitalen Dateispeichersystem abgelegt wurde, ist es ein Kinderspiel, sie entsprechend wiederzufinden und zu verwenden. Berücksichtigen Sie auch Anwendungen, die nicht nur einen zentralen Speicherort für digitale Assets bieten, sondern auch über Funktionen zum automatischen Löschen von Dateiduplikaten verfügen. Das bewahrt Sie davor, dass unterschiedliche Benutzer dieselbe Datei hochladen. Ein beständiger Faktor für die Organisation von Dateien sind Metadaten, also Informationen über die Dateien selbst.
Box kann zwar funktionale Metadaten verarbeiten, für Unternehmen sind jedoch erweiterte Funktionen für Metadaten unerlässlich, wenn sie den Workflow tatsächlich optimieren möchten. An dieser Stelle zeigt sich, was das Digital Asset Management (DAM) von Canto zu leisten vermag. Das hochentwickelte, einzigartige Metadatensystem liefert detaillierte Informationen über jedes einzelne Asset. Setzen Sie zur Steigerung Ihrer Effizienz und Übersichtlichkeit ein System mit fortschrittlichen Metadatenfunktionen ein.
Berechtigungsstrukturen optimieren und erweitern
Es ist wichtig, dass das von Ihnen gewählte System Ihnen reibungslosen Zugriff auf die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit bietet. Daher muss die implementierte Software über eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten für Dateiberechtigungen verfügen. Mithilfe individuell gestaltbarer Portale, Benutzerrollen sowie des Zugriffs über passwortgeschützte als auch frei zugängliche Portale können Administratoren hinsichtlich der Art und Weise der Freigabe vertraulicher Inhalte beruhigt sein.
Mit einem DAM-System lassen sich viele verschiedene Konfigurationen hinsichtlich der Benutzerrechte verwalten. Die Administratoren haben dabei die volle Kontrolle über vertrauliche Daten im DAM-System. Das steigert sowohl die Sicherheit als auch die Projekteffizienz. Dabei lässt sich die DAM-Software an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen, womit sie sich optimal für die unternehmensweite Steuerung von Zugriffsrechten eignet.
Nutzen Sie ein System, das das Brand Management unterstützt
Dank fortschrittlicher Dateispeicherlösungen und speziellen Funktionen für das Brand Management können Unternehmen bestimmen, wie sie von ihren Kunden wahrgenommen werden. Die wenigsten Speicherdienste verfügen über zuverlässige Funktionen für das Digital Rights Management, mit deren Hilfe die Teammitglieder etwa Wasserzeichen hinzufügen oder Informationen zum Urheberrecht oder den Nutzungsbedingungen eines Assets bearbeiten können.
Mithilfe von Speichersystemen können Benutzer Portale im Markenauftritt erstellen, mit denen die Markenidentität sichtbar zum Ausdruck gebracht wird. Damit werden Kollegen, externen Mitarbeitern und Kunden immer wieder die Elemente Ihrer Marke vor Augen geführt.
Die Wahrung der Markenkonsistenz ist ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau und der Promotion von Marken. Indem alle Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens bei der Erstellung von Markenmaterialien wie Bildern, Logos und sonstigen Elementen mit den korrekten digitalen Assets arbeiten, kann die Einhaltung der Markenkonsistenz gewährleistet werden. Ein DAM-System sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Markenrichtlinien während jeder Kampagne eingehalten werden. Das wird durch das Management der Markenbilder und Layouts erreicht.
Das Digital Asset Management von Canto bietet den Anwendern alle oben genannten Funktionen und noch mehr. Sofern Sie also die Implementierung eines Dateispeichersystems für Ihr Unternehmen erwägen, sollten Sie ein DAM-System in Betracht ziehen.