So kann Digital Asset Management Ihren Content-Workflow optimieren

Gerade in der Anfangsphase ihres Wachstums neigen Unternehmen dazu, viele aufwändige manuelle Vorgänge einzusetzen. Manche dieser Praktiken lassen sich zwar schnell durch automatisierte Systeme ersetzen, die viel effizienter sind, doch andere Verfahren verfestigen sich durch Gewohnheit, so dass sie nur schwer wieder abgeschafft werden können.

Diese manuellen Aufgaben können die Produktivität wachsender Unternehmen beeinträchtigen und sie daran hindern, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Gleichzeitig steigt das Risiko von Fehlern und Nachlässigkeiten, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind und schnell zu Umsatzeinbußen, verpassten Chancen und beschädigter Brand Equity führen können.

Dies lässt sich durch die Einführung automatisierter Lösungen wie Digital Asset Management (DAM) vermeiden, wodurch sowohl Leistung als auch Effizienz gesteigert werden können.

Die Problematik mit manuellen Prozessen und digitalen Assets

Content-orientierte Abteilungen setzen häufig auf manuelle Prozesse, wenn es um die Verwaltung ihrer digitalen Assets wie Videos, Bilder und Audiodaten geht. Nur zu oft sind diese Abläufe nicht eindeutig definiert oder weisen einen Ad-hoc-Charakter auf. Das ist meist der Fall, wenn ein kleines Team sehr schnell wächst. Statt einer klaren Struktur, die festlegt, wie mehrere Personen auf digitale Inhalte zugreifen und mit ihnen arbeiten sollen, verfolgen Unternehmen einen der zwei folgenden Ansätze zur Verwaltung von Assets:

• Entweder setzen sie vorhandene Werkzeuge ein, um das Content Management zu dezentralisieren, was in einem Chaos aus verlorenen Assets und Unklarheiten hinsichtlich der Versionen resultiert.
• Oder sie zentralisieren die gesamte Verwaltung bei einem einzigen Entscheidungsträger, wodurch es zu umständlichen Engpässen kommt.

Einige Beispiele für solche ineffizienten Praktiken sind:

Austausch von Assets per E-Mail

E-Mails wurden nicht für die Abwicklung gemeinsamer Projekte konzipiert – was die Leute aber nicht davon abhält, sie in Ermangelung besserer Möglichkeiten zu nutzen und mehrere Versionen einer Datei an verschiedene Empfänger zu senden. Leider kann der Austausch von Inhalten per E-Mail sehr schnell unübersichtlich werden, insbesondere dann, wenn die Dateien als Anhänge verschickt werden, die oft heruntergeladen, bearbeitet und erneut verschickt werden.

Mitarbeiter verschwenden dann viel Zeit damit, die verschiedenen Versionen von Inhalten zu sichten, um herauszufinden, welche davon die aktuellste oder genaueste ist. Außerdem sind E-Mails anfällig für verschiedene Sicherheitsrisiken, die eine Gefahr für geschützte digitale Assets darstellen können.

Verwendung simpler Cloud-Speicher

Da viele Unternehmen bereits über cloud-basierte Speicherlösungen verfügen, setzen sie diese Systeme häufig zur Organisation ihrer digitalen Assets ein. Allerdings kann sich die Verwaltung der Zugriffsrechte für diese Systeme als recht kompliziert erweisen, insbesondere wenn externe Beteiligte (z. B. Freiberufler oder Agenturen) Assets hochladen oder öffnen sollen.

Außerdem eignen sich herkömmliche Cloud-Speicherplattformen nicht sonderlich gut für eine intelligente Organisation von Inhalten. Sie erkennen die verschiedenen Asset-Typen nicht automatisch und ordnen sie nicht anhand einer klar definierten Hierarchie. Stattdessen muss man die Dateien manuell kennzeichnen und organisieren. Ist auch nur eine Datei nicht richtig zugeordnet und klassifiziert, ist es fast unmöglich, sie wiederzufinden.

Manuelle Verwaltung von Arbeitsabläufen

Die meisten Projekte zur Erstellung von Inhalten beinhalten mehrere Schritte, in denen Assets zwischen mehreren Teammitgliedern ausgetauscht werden müssen, bevor sie endgültig fertiggestellt sind.

Ohne ein zentrales System, das allen Beteiligten das schnelle Organisieren, Auffinden und Freigeben von Assets erleichtert, verstricken sich Kreativteams in einem unübersichtlichen Hin und Her, wenn sie die richtigen Materialien für ein Projekt zusammenstellen wollen.

Anstatt die Mitarbeiter direkt auf alle im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigten Materialien zugreifen zu lassen, sind sie gezwungen, ineffiziente Hilfsmittel wie E-Mails zu verwenden, um ihre Projekte voranzubringen.

Dezentralisierte Überprüfung von Inhalten

Da Unternehmen sichergehen wollen, dass sie keine fehlerhaften, unvollständigen oder anderweitig problembehafteten Inhalte veröffentlichen, verfügen sie oft über robuste Prüfverfahren, um mögliche Schwierigkeiten aufzudecken. Wenn es kein automatisches System gibt, das die Inhalte effizient zur Überprüfung und Freigabe an die richtige Person weiterleitet, kann dieser Prüfprozess zum Chaos führen und damit Projekte zum Stillstand bringen.

Oft müssen die mit der Überprüfung von Inhalten betrauten Personen viel Zeit darauf verwenden, die Dateien auf verschiedenen Plattformen aufzuspüren. Möglicherweise wissen sie nicht einmal, dass es Materialien zu überprüfen gibt. Solche Verzögerungen verursachen erhebliche Engpässe, die die Produktion verlangsamen und das Erkennen und effektive Beheben von Problemen erschweren.

Manuelle Verwaltung digitaler Rechte

Fehler im Umgang mit urheberrechtlich geschützten digitalen Assets können für Unternehmen schnell zu kostspieligen rechtlichen Problemen führen. Aufgrund der schieren Menge an Inhalten, mit denen die meisten Kreativabteilungen regelmäßig arbeiten, ist eine manuelle Verwaltung der Lizenzen für diese Materialien leider nahezu unmöglich.

Ohne entsprechende Werkzeuge für DRM (Digital Rights Management), mit denen sich die Verwendung digitaler Assets nachverfolgen lässt, besteht leicht die Gefahr, dass jemand versehentlich geschützte Inhalte unsachgemäß verwendet. Daraus können sich für das Unternehmen Risiken ein Form von Haftungsansprüchen ergeben. Außerdem besteht die Gefahr, dass geschützte Inhalte öffentlich zugänglich gemacht werden, was der Geschäftsstrategie schadet.

Mit DAM manuelle Abläufe bei der Inhaltserstellung eliminieren

Ob kleine Kreativteams oder in großen Unternehmen – wer mögliche menschliche Fehler und Unklarheiten bei der Erstellung von Inhalten vermeiden will, kommt in den Genuss einer deutlich höheren Effizienz und Produktionsqualität. Digital Asset Management (DAM)-Lösungen können wesentliche Schritte bei der Inhaltserstellung rationalisieren und automatisieren, sodass Fehler und Zeitverluste vermieden werden, die bei manuellen Abläufen entstehen.

Eine DAM-Plattform dient als einheitliche Informationsquelle für die digitalen Assets eines Unternehmens. Die Inhalte können problemlos von autorisierten Benutzern hochgeladen oder über temporäre Links für Personen außerhalb des Unternehmens freigegeben werden.

Einmal im System, lassen sich die Assets mit Hilfe von Schlagwörtern und Kategorien schnell organisieren, so dass sie leicht ausfindig gemacht werden können. Informationen zum Urheberrecht können automatisch extrahiert werden, um lizenzierte Inhalte als solche kenntlich zu machen und deren Nutzung einzuschränken.

Außerdem stellen lineare Arbeitsabläufe sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf diejenigen Assets haben, die sie zur Erledigung wichtiger Aufgaben bei der Erstellung von Inhalten benötigen. Die Beteiligten können Projekte beim Durchlaufen des automatisierten Workflows einfach kommentieren und dann freigeben oder ablehnen. Dadurch entfallen umständliche Prüfverfahren, die häufig zu Engpässen in der Produktion führen.

Durch den Einsatz von Content-Portalen, die den Zugang zu vorher ausgewählten Inhalten ermöglichen, vereinfachen DAM-Lösungen den Austausch digitaler Assets, ohne dass dafür eine unübersichtliche E-Mail-Korrespondenz erforderlich ist. Da die Assets nicht als Anhänge verschickt werden, verbleiben sie innerhalb des sicheren DAM-Systems, wo die Versionskontrolle strikt eingehalten werden kann.

Anders als bei Cloud-Speicherplattformen, wo Unternehmen für die Freigabe von Inhalten Zugriffsrechte und Anmeldeinformationen verwalten müssen, kann ein DAM-System den Zugriff auf bestimmte Inhalte mittels eines einfachen Links ermöglichen. Für solche Links kann sogar ein Ablaufdatum festgelegt werden, so dass im Laufe der Zeit niemand mehr manuell verwalten muss, wer Zugriff auf digitale Assets hat.

Verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität mit Canto

Der Einsatz von Canto als DAM-Lösung ermöglicht Ihnen eine schnelle und einfache Optimierung bei der Erstellung digitaler Inhalte und beseitigt manuelle Prozesse. Durch die Schaffung einer einheitlichen Informationsquelle für digitale Assets können Unternehmen menschliches Versagen verringern, Hindernisse bei der Zusammenarbeit beseitigen und Engpässe vermeiden, die die Produktivität untergraben.

Dank des einfachen und intuitiven Designs von Canto können Kreativteams die benötigten Assets schnell finden, verwenden und weitergeben, so dass sie mehr Zeit mit der Erstellung hochwertiger Inhalte verbringen können und weniger Zeit für ineffiziente Arbeitsvorgänge aufwenden müssen.

Wenn Sie sich selbst ein Bild davon machen möchten, wie Canto Ihrem Unternehmen bei der Abschaffung zeitraubender manueller Prozesse helfen kann, die Ihre digitalen Assets unnötigen Risiken aussetzen, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an.