DAM vs. Dropbox: Sind Sie Ihrem Dateispeicher entwachsen?

Zu den bekanntesten Dateispeichersystemen auf dem Markt gehört Dropbox. Doch sagt die Bekanntheit noch lange nichts darüber aus, ob es die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist. Möchten Sie Ihre Assets nicht lieber verwalten anstatt sie nur zu speichern? Dafür gibt es das Digital Asset Management (DAM). Im Vergleich DAM vs. Dropbox zeigt sich, wer bei der Organisation Ihrer Assets die Nase vorn hat.

Was ist eine gute Dropbox-Alternative?

Angesichts der Tatsache, dass Dropbox vielleicht nicht die optimale Lösung ist, stellt sich als Erstes die Frage: Was wäre eine gute Dropbox-Alternative? Es gibt viele Alternativen zu Dropbox: Das Internet ist voll von Dateiverwaltungslösungen wie Google Drive, OneDrive, WeTransfer, Box oder MEGA. Doch wenn Sie skalieren und Ihre digitalen Assets auf das nächste Niveau bringen wollen, weshalb dann nach einer simplen Alternative suchen? Insbesondere, wenn es eine Anwendung gibt, die Ihre Dateiorganisation nachhaltig verbessert: eine Digital Asset Management (DAM)-Lösung.

Sollten Sie noch nie von Digital Asset Management (DAM) gehört haben, sind Sie nicht allein. DAM-Systeme sind das bestgehütete Geheimnis in Sachen Datei-Management und Cloud-Speicherlösungen. Mit einer DAM-Software können Sie die Arbeitsweise Ihrer Teams grundlegend ändern, indem Sie bessere Arbeitsabläufe schaffen, für Ihre Inhalte einen höheren ROI erzielen und gleichzeitig eine Vielzahl von Funktionen nutzen können, die Sie sich schon immer gewünscht haben. Genau das, was wir uns von Dropbox wünschen würden: Speichern, Organisieren, Verwalten, Weitergeben und beispiellose Durchsuchbarkeit aller Arten digitaler Assets: Videos, Bilder, PDFs und Designdateien. Es geht also um mehr als nur die Speicherung – es geht um Zusammenarbeit, Brand Management und darum, dass alle Assets bei Bedarf jederzeit verfügbar sind. Es handelt sich bei einem DAM-System vielmehr um eine einheitliche Informationsquelle.

Wenn wir über Dropbox-Alternativen für Unternehmen sprechen, gibt es demnach nur eine sinnvolle Antwort: Es muss eine Digital Asset Management-Plattform sein.

Was ist eine Digital Asset Management (DAM)-Lösung?

Die Digital Asset Management-Lösung ist Ihre neue Begleiterin und beste Unterstützung. Mit diesem System können Sie Ihre sämtlichen digitalen Assets über eine einheitliche Informationsquelle verwalten, speichern, organisieren, durchsuchen und weitergeben, und Sie haben jederzeit und von überall aus sicheren Zugriff darauf. Dank der speziellen Funktionen einer Digital Asset Management-Software können Sie die Effizienz Ihres Teams steigern, Workflows optimieren, Inhalte besser bereitstellen und mühelos mit internen und externen Beteiligten zusammenarbeiten.

Ein DAM-System bietet jedoch viel mehr als nur das. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was eine DAM-Anwendung so einzigartig macht, dass Cloud-Speicherlösungen schlichtweg nicht mit ihr mithalten können. Legen wir gleich los!

DAM vs. Dropbox: Die wichtigsten Unterschiede

Seit seiner Gründung 2007 ist Dropbox eine feste Größe im Bereich der Cloud-Speicherung. 700 Millionen registrierte Nutzer können sich ja nicht irren, oder? Und anfänglich mochte Dropbox für Sie noch funktioniert haben. Doch angesichts der Bedürfnisse Ihrer (internen und externen) Teams sowie der Anforderungen beim Erstellen von Inhalten wird Dropbox möglicherweise der Aufgabe, Ihre digitalen Assets zu verwalten, nicht mehr gerecht.

Sollten Sie dazu bereit sein, von Dropbox Abschied zu nehmen, aber noch nicht sicher wissen, welche Auswirkungen der Umstieg auf ein DAM-System haben könnte, keine Sorge: Nachstehend haben wir einen praktischen Vergleich zwischen Dropbox und DAM-Systemen zusammengestellt, damit Sie sehen können, was Sie bisher versäumt haben.

1. Übersichtlich. Organisiert.

Sehen Sie Ihre Dateien in einem völlig neuen Licht – oder zumindest auf andere Weise. In einem DAM-System werden mehr als nur kleine Miniaturansichten oder eine Liste von Dateinamen und -informationen angezeigt. Dank der Smart-Alben können Sie Ihre Assets nach Inhaltstyp sortieren, was die Übersicht vereinfacht.

2. Uneingeschränkte Versionsverwaltung

Mit einer DAM-Software brauchen Sie sich dank der bestmöglichen Versionsverwaltung keine Sorgen mehr zu machen. Vorbei das ständige Hochladen und erneute Hochladen unterschiedlicher Versionen eines Assets in Ihre Medienbibliothek! Ihre Kollegen müssen sich nicht mehr fragen, was geändert wurde oder welche Version die neueste ist.

Sie laden einfach eine neue Version direkt zusätzlich zum bestehenden Asset hoch, wobei Kommentare und Verlinkungen erhalten bleiben, so dass alle Beteiligten stets die neueste Version sehen. Darüber hinaus können Sie zu einer früheren Version zurückkehren oder die Kommentare der letzten Fassung überprüfen – alles ist direkt sichtbar.

3. Schluss mit dem Versteckspiel

Sie und Ihre Mitarbeiter leisten viel, und die Suche nach Dokumenten mit Namen wie “Bannerdesign_Social-Media-Kampagne-3-final_FINAL.jpg” darf Ihnen nicht die wertvolle Zeit stehlen.

Mithilfe von DAM-Systemen können Sie jedes Asset mit Kategorien, Schlagwörtern und sogar Metadaten versehen. Was sind Metadaten? Darunter versteht man Daten, die mit digitalen Dateien verknüpft sind und die zusätzliche Informationen darüber enthalten, wie z. B. den Dateityp oder die Auflösung.

Sie können Schlagwörter oder Metadaten für alle möglichen Informationen hinzufügen, z. B. für Themen, Produkte, Kampagnen, Farben oder sogar das Erscheinungsjahr des Inhalts. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Sie bei der Suche nach einer Datei diese oder verwandte Dateien unabhängig vom Dateinamen finden können.

4. Automatisierung führt zu mehr Effizienz

Die Automatisierungsmöglichkeiten einer DAM-Lösung machen deren Einsatz verglichen mit Dropbox zu einem Selbstläufer. Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) können Sie Metadaten, Schlagwörter und Kategorien automatisch hinzufügen. Die KI kann passende Bezeichnungen für Ihre Assets vorschlagen und so die Durchsuchbarkeit verbessern.

Viele DAM-Systeme verwenden auch Gesichtserkennung, um Assets mit dem Namen der abgebildeten Personen zu verschlagworten, selbst wenn mehr als eine Person im Asset zu sehen ist. Dies erleichtert die Suche ungemein, vor allem, wenn Sie nach Dateien suchen, in der ein bestimmtes Fotomodell in einer Kampagne zu sehen ist, oder nach einem Foto Ihres CEO.

Zu den weiteren Möglichkeiten zählen die automatische Bereitstellung von Inhalten und das Zuschneiden von Bildern, bei dem nur eine einzige gespeicherte Version eines Bildes benötigt wird. Diese Funktionen sind vom jeweiligen DAM-System abhängig. Informieren Sie sich daher über die einzelnen angebotenen Lösungen und vergewissern Sie sich, dass Sie von jedem Anbieter der Software alle Fakten über das jeweilige DAM-System erhalten, an dem Sie interessiert sind. Dann können Sie sich anhand einer Demo oder einer kostenlosen Testversion selbst ein Bild von der DAM-Lösung machen.

5. Echte Zusammenarbeit, die Sie sehen können

Die Auswirkungen, die ein Digital Asset Management System auf Ihre Zusammenarbeit hat, lassen sich schon anhand von wenigen angebotenen Funktionen erkennen. Um sich mit Ihren externen Beteiligten zu synchronisieren, empfehlen sich Portale – kleine Bibliotheken, die getrennt von Ihrer Hauptbibliothek angelegt werden. Diese können öffentlich oder passwortgeschützt sein, sind jedoch für Benutzer ohne Zugriffsrechte auf die Hauptbibliothek gedacht. Das geht bei Dropbox sicherlich nicht!

Egal, ob es nun ein Händler ist, der Ihre Produkte vertreibt, ein Franchiseunternehmen oder eine Ihrer vielen weltweiten Niederlassungen – die Benutzer können sofort auf diese kuratierten Portale zugreifen. Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie vielleicht veraltete Dateien verwenden – und Sie können beruhigt sein, dass sie keinen Zugriff auf Dateien haben, die nicht für Sie freigegeben sind. Eine DAM-Lösung räumt diese Bedenken für beide Seiten aus und optimiert den Arbeitsablauf für alle Beteiligten.

Zusätzlich zu den Portalen bieten DAM-Systeme auch Upload-Links. Damit können externe Mitarbeiter ihre Assets direkt in Ihre DAM-Lösung hochladen, wobei Sie zusätzliche Bedingungen festlegen können, z. B. dass bestimmte Metadaten als Schlagworte angegeben werden müssen. Damit stellen Sie sicher, dass jedes hochgeladene Asset auf durchsuchbare Weise verschlagwortet wird.

6. Sicherheit hat höchste Priorität (für Sie und Ihr Unternehmen)

Mit einem DAM-System haben Sie die volle Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Inhalte und erhalten ein hohes Maß an Transparenz hinsichtlich der Sicherheitsmaßnahmen. Einige DAM-Lösungen sind sogar HIPAA-konform, zusätzlich zu den üblichen Sicherheitsstandards wie SOC 2.

Außerdem bieten DAM-Plattformen oft eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung, um Bedrohungen abzuwehren, bevor sie überhaupt entstehen. Das heißt, dass Ihr DAM-Anbieter Sie über die vereitelten Angriffe informiert und nicht die Nachrichten.

7. Integrationen sind entscheidend

Vermutlich befinden sich in Ihrem kreativen Repertoire zahlreiche Anwendungen, von der Adobe Creative Suite über Hootsuite bis hin zu monday.com und mehr. Sie brauchen eine DAM-Lösung, mit der Sie eine Infrastruktur für Ihre Inhalte schaffen können, indem die Software mit den bereits vorhandenen kreativen Tools und Technologien zusammenarbeitet.

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer DAM-Lösung auf Ihre bestehende technologische Infrastruktur. Durch DAM-Integrationen können Sie Ihre Effizienz steigern, da Sie für den Zugriff auf Ihre Asset-Bibliothek nicht mehr das Programm verlassen müssen, in dem Sie gerade arbeiten. Ihr Team kann sich somit auf umsatzwirksame Aktivitäten konzentrieren, anstatt zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuspringen, weil es seine Arbeit von einem Ort aus erledigen und effizient zum nächsten übergehen kann.

Das kann ein DAM-System für Ihr Team leisten

Nachdem Sie die wesentlichen Unterschiede im Vergleich DAM vs. Dropbox kennen, können Sie sich nun mit den verschiedenen verfügbaren DAM-Anbietern befassen. Sollten Sie immer noch überlegen, welche Vorteile ein solches System mit sich bringt, sollte die zentrale Frage lauten, was das System für Sie tun kann – und nicht umgekehrt.

Organisieren und Verwalten

Unabhängig von der Größe Ihres Teams brauchen Sie für die Verwaltung digitaler Assets mehr als nur einen Speicherplatz für Ihre Bilder und Videos. Sie brauchen eine Lösung, die jeden Aspekt Ihrer Arbeitsabläufe abdecken kann. Eine Digital Asset Management-Lösung ist genau dafür konzipiert und kann weitaus mehr als nur Ihre digitalen Assets speichern.

Mit einer DAM-Lösung können Sie Ihre gesamte Markenidentität, einschließlich Ihrer Styleguides, an einem leicht zugänglichen Ort unterbringen – direkt in Ihrem DAM-System. Sie können Styleguides auch in Portale einbinden, so dass sie für alle Beteiligten leicht zugänglich sind. Des Weiteren können Sie mehrere Ausführungen Ihres Styleguides für verschiedene Adressaten erstellen, angefangen bei internen Mitarbeitern über externe Dienstleister bis hin zu Marken-Influencern. Mit einem DAM-System wird das Brand Management enorm vereinfacht, denn Sie haben alle erforderlichen Funktionen an einem Ort vereint, um Ihre Marke zu pflegen und Ihre Teams aufeinander abzustimmen.

ROI plus Zeitersparnis

Wussten Sie, dass DAM-Benutzer im letzten Jahr dreimal häufiger als andere eine signifikante Steigerung des ROI ihrer Inhalte verzeichnen konnten? Wir schon (und Sie können alles darüber in unserem Bericht “Digitale Inhalte: Der Stand der Dinge (Ausgabe für 2023)” nachlesen). Laut unseren Analysen ist dies auf die leistungsstarke Suche zurückzuführen. Dank der beispiellosen Suchfunktion Ihres DAM-Systems können Sie Ihre alten und neuen Inhalte viel einfacher wiederfinden. Auch können Sie Ihre Inhalte effektiver wiederverwenden: Ob Sie nun einer alten Werbekampagne neues Leben bei Social Media einhauchen oder eine Infografik in einen unterhaltsamen Newsletter verwandeln – eine DAM-Software macht es möglich. Ihre Inhalte möchten gern wiederverwendet werden, und mithilfe einer DAM-Anwendung können Sie das schneller denn je tun.

Flexibilität bei allem, was Sie tun (aber vor allem bei der Zusammenarbeit)

Im Zeitalter vollständig dezentraler oder hybrider Teams darf die Zusammenarbeit kein Hindernis sein. Jede Anwendung in Ihrem technischen Portfolio muss die Zusammenarbeit vereinfachen und unterstützen, sowohl intern als auch extern. Eine vereinfachte Zusammenarbeit bedeutet effizientere Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, die Markteinführung von Produkten und Kampagnen zu beschleunigen. All das, was vielleicht in einer E-Mail mit einem Dropbox-Link verloren gegangen wäre, steckt nun griffbereit in Ihrer DAM-Lösung.

Mit einem DAM-System sind Sie wesentlich flexibler als mit Cloud-Speicherlösungen, was bei der Zusammenarbeit unerlässlich ist – egal ob Ihre Teams im nächsten Raum, in einer anderen Stadt oder weltweit tätig sind. Interne und externe Teams können von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus auf eine DAM-Lösung zugreifen. Durch diese offene Zusammenarbeit können Benutzer direkt innerhalb der DAM-Software zusammenarbeiten, um Kommentare hinzuzufügen, Änderungen anzufordern oder Fragen zu dem zu prüfenden Asset zu stellen. Somit entfällt das übliche Hin und Her per E-Mail – und Sie können sicher sein, dass kein einziger Kommentar verloren geht und dass sämtliche von Ihnen und Ihren Mitarbeitern überprüften Assets jeweils in der aktuellsten Version vorliegen.

Ihre Zukunft basiert auf einem DAM-System

Die kreativen und inhaltlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entwickeln sich ständig weiter – also muss auch die Art und Weise, wie Sie diese Inhalte speichern, mit Ihnen wachsen. Dropbox oder Google Drive sind vielleicht der Status quo beim Speichern von Dateien; doch warum sollten Sie sich nut mit dem Status quo zufrieden geben? Beim Verwalten von Dateien geht es um mehr als nur das Speichern anhand eines Dateinamens. Wenn Sie dazu bereit sind, sollten Sie ein DAM-System zum Herzstück Ihrer technischen Infrastruktur machen.

Damit verpflichten Sie sich Ihrer Zukunft und – was noch wichtiger ist – Ihrer Gegenwart. Sie unternehmen die ersten Schritte auf dem Weg zu zukünftiger Effizienz und stellen sich auf diese Weise besser auf als mit Dropbox (was enorme Auswirkungen haben wird!):

• Individuell konfigurierbare Workflows, die in Ihre DAM-Lösung integriert sind
• Portale zur Freigabe von Inhalten für Benutzer
• Upload-Links, über die externe Mitarbeiter Inhalte in Ihre Bibliothek hochladen können
• Styleguides für interne und externe Teams mit Ihren Logos, Schriftarten, Farben und vielem mehr
• Von Ihren Designern erstellte Brand Templates, die Ihr Team nutzen kann
• Download-Vorlagen, mit denen Sie sicherstellen, dass Bilder beim Herunterladen stets die richtige, vorher festgelegte Größe und das richtige Seitenverhältnis haben
• Künstliche Intelligenz, die Sie beim Verschlagworten unterstützt, indem sie Kategorien und Stichworte für Assets vorschlägt
• Beispiellose Suchfunktion mit erweiterten Suchoptionen
• Gesichtserkennung für die automatische Verschlagwortung von abgebildeten Personen

Doch ein DAM-System kann noch viel mehr als nur das! Mithilfe einer DAM-Anwendung können Sie bereits erstellte Inhalte optimal nutzen – und solche, an die Sie noch gar nicht gedacht haben.

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