Eine einfache Orientierungshilfe für Dateibenennungskonventionen
| 27. Januar 2020
Dateibenennungskonventionen haben insbesondere in Unternehmen zu einer Veränderung hinsichtlich der Pflege digitaler Dateien geführt. Korrekt angewendet bieten sie erhebliche Vorteile. Vergewissern Sie sich, dass Sie dieses Prinzip korrekt anwenden. Wir betrachten nun die wichtigsten Elemente, die Sie dazu beherrschen müssen.
Was sind Dateibenennungskonventionen?
Dateibenennungskonventionen (File Naming Convention, FNC) sind Schemata zur effizienten Namensgebung für Dateien. Anhand eines solchen Musters lassen sich sowohl die Dateiinhalte beschreiben, als auch die Unterschiede zu anderen Dateien darstellen. Dateibenennungskonventionen helfen Unternehmen bei der effizienten Organisation ihrer Dateien.
Eine Konvention zur Dateibenennung ist wie die Bedienungsanleitung für eine TV-Fernbedienung. Sie erklärt, wie man die Fernbedienung am besten nutzt, was wiederum das Fernseherlebnis des Benutzers verbessert. Außerdem werden die Tasten auf der Fernbedienung für den Benutzer visuell gegliedert, so dass er schnell die gewünschte Taste findet.
Wieso sind Dateibenennungskonventionen wichtig?
Ein Vorteil von etablierten Dateibenennungskonventionen besteht darin, bestimmte Dateien schnell und effizient wiederzufinden. Denn ein präziser Dateiname gibt transparent Auskunft über die Informationen in der Datei. Dieser Aspekt geht mit einem anderen wichtigen Merkmal einer FNC einher: dass man versteht, was jede Datei enthält.
Die mithilfe einer FNC gesteigerte Effizienz hilft Unternehmen beim Organisieren und Auffinden von Unternehmensprojekten. Projekte mit korrekt benannten Dateien können von Mitarbeitern schneller identifiziert werden. Und je schneller man die Projektdateien findet, desto schneller kann man sie bearbeiten und fertigstellen.
Kernkonzepte beim Benennen von Dateien
Der erste Schritt besteht darin, ein unternehmensweites Format zur Benennung von Dateien zu entwickeln. Wird das einheitliche Format eingehalten, sind Konsistenz und Übersichtlichkeit auf allen Ebenen gewährleistet. Einzelheiten zu Projekten, Urheberrechtsangaben sowie weitere Richtlinien müssen jedes Mal auf exakt die gleiche Art und Weise umgesetzt werden.
Als nächstes müssen Sie bei jeder Benennung konkrete Einzelheiten zum Dateiinhalt angeben. So sollten z.B. Datum, Ort und Name des Autors/Benutzers Bestandteile des Dateinamens sein. Dadurch wird ein grundlegendes Maß an Dateiorganisation und Transparenz gewährleistet.
Mögliche Überlegungen für die Zukunft
Je mehr ein Unternehmen wächst, desto größer wird auch der Aktenbestand. Irgendwann ist eine Überschneidung der Dateinamen unvermeidlich. Daher müssen Sie unbedingt einen festen Zeitpunkt zur Evaluierung Ihrer Datenbank einplanen. Bei dieser Auswertung ist zu überprüfen, ob die derzeitigen Dateibenennungskonventionen mit früheren Benennungsschemata im Widerspruch stehen.
Angenommen, Projekte werden mit der Abkürzung PJ und einer Zahl benannt, die mit 0,00 beginnt – dann sind irgendwann alle möglichen Zahlen des Zahlenraums ausgeschöpft und die Namensvergabe muss bei 0,00 neu beginnen. Achten Sie darauf, dass in diesem Fall das Verfahren zusätzliche Ebenen enthält, so dass die Dateien voneinander unterscheidbar und leicht zu pflegen sind.
Im übergeordneten Bestreben, Ordnung in die Dateien zu bringen, spielen Dateibenennnungskonventionen eine zentrale Rolle. Die nächste Stufe dieses Vorgangs ist die Einführung einer Software, die die Speicherung und Metadatenverwaltung automatisiert. Für viele Unternehmen ist Digital Asset Management die Schlüsseltechnologie, mit der sich die Notwendigkeit für Benennungsrichtlinien für Dateien umgehen lässt.
Digital Asset Management-Systeme wie Canto übernehmen für Sie die komplette Organisation, so dass Sie ohne komplizierte Benennungskonventionen auskommen. Sämtliche Dateien werden automatisch verschlagwortet und können mittels einer einfachen Suche problemlos wiedergefunden werden.