So können Sie die optimale Digital Asset Management-Lösung auswählen

Wer eine Digital Asset Management (DAM) Lösung auswählen will, ist oft überfordert. Auf welche Funktionen kommt es hauptsächlich an? Was müssen Sie wissen, um die verschiedenen Alternativen zu vergleichen?

Damit Ihnen die Entscheidungsfindung leichter fällt, haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Gesichtspunkte zusammengestellt. Damit finden Sie sicher die beste Digital Asset Management Software für Ihr Team.

Wonach richtet sich die Preisgestaltung?

Im Grunde hängt die Berechnung der Digital Asset Management-Preise von zwei Kriterien ab: Anzahl der Benutzer und Speicherplatzbedarf. Doch müssen Unternehmen, die sich für eine DAM-Software entscheiden, auch auf versteckte Kosten achten. Manche Digital Asset Management-Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für grundlegende Funktionen wie z. B. Freigabeportale, intelligente Verschlagwortung (Smart Tags) von Bildern, Reporting oder Integrationen mit anderen Anwendungen.

Glücklicherweise können Sie recht einfach herausfinden, wie viel Ihr Unternehmen für ein DAM-System voraussichtlich zahlen müsste: Fragen Sie nach! Ein seriöser Anbieter wird mit Ihnen im Vorfeld über Ihren Bedarf sprechen und Ihnen einen Richtwert geben, was Sie zu zahlen hätten.

Lassen sich Kollektionen für bestimmte Zielgruppen freigeben?

Der Bedarf der meisten Teams an eine DAM-Software umfasst mehr als nur die Verwaltung digitaler Assets. Das System muss auch in der Lage sein, Kollektionen von Inhalten für verschiedene Zielgruppen bereitzustellen, sowohl intern als auch extern. Dazu bedarf es einer DAM-Anwendung mit flexiblen Freigabefunktionen, wie etwa die Canto Portale.

Überlegen Sie im Vorfeld, wer auf Ihre Inhalte zugreifen können muss – z.B. Vertriebsabteilung, Vertriebspartner, Kunden oder Agenturen – und achten Sie darauf, dass Ihre neue DAM-Lösung Ihnen die Möglichkeit bietet, kuratierte Sammlungen von Inhalten für alle Beteiligten zugänglich zu machen.

Wie steil ist die Lernkurve?

Mit einer DAM-Lösung machen Sie die Inhalte Ihres Unternehmens zugänglich. Achten Sie darauf, dass das System alle von Ihnen benötigten leistungsstarken DAM-Funktionalitäten über eine intuitive Benutzeroberfläche anbietet, so dass Ihr Team sofort loslegen kann.

Berücksichtigen Sie auch die Benutzerfreundlichkeit für externe Nutzer. Müssen diese ein eigenes Benutzerkonto haben, um Inhalte hinzuzufügen und abzurufen? Oder sind Sie in der Lage, einzelne Assets freizugeben, ihnen ein Upload-Link zur Verfügung zu stellen oder ihnen ohne viel Aufwand Zugriff über öffentliche bzw. passwortgeschützte Portale zu gewähren?

Lässt sich die Software in Ihre anderen, für Ihr Team erforderlichen Anwendungen integrieren?

Integrationen vereinfachen Ihre Arbeitsabläufe, da sie Ihre Medienbibliothek direkt mit der von Ihnen täglich genutzten Software verknüpfen. Halten Sie Ausschau nach direkt einsetzbaren Integrationen mit Anwendungen wie der Adobe Creative Cloud, Workfront oder Microsoft Office. Sie brauchen eine speziellere Lösung? Dann sollte Ihr gewähltes DAM-System über eine robuste API verfügen, mit der Ihre Entwickler die Software mit jeder gewünschten Anwendung koppeln können.

Ist das System videofähig?

Wenn Sie als Teil Ihrer Content-Strategie auch Videos verwenden, sollten Sie die beste Media Asset Management-Software einsetzen, die Ihrem Team den Umgang mit Videos leichter macht. Sind Sie in der Lage, Videodateien in der Vorschau zu betrachten, ohne sie vorher exportieren zu müssen? Können Sie Videos zuschneiden, um nur die gewünschten Clips herunterzuladen? Gibt es eine Integration mit Premiere Pro? Nicht alle DAM-Systeme sind videokompatibel, also testen Sie die Anwendung, bevor Sie sie kaufen.

Manche Anbieter von Digital Asset Management-Software bieten sogar erweiterte Videofunktionen wie Smart Tags für Videos, Gesichtserkennung oder die Möglichkeit, die auf dem System gehosteten Videos direkt in Ihre Webseite einzubetten.

Können Sie die Anwendung nach Ihren Wünschen konfigurieren?

Jedes Unternehmen besteht aus einer individuellen Kombination von Personen, Abläufen und Verfahren. Ihr DAM-System muss sich an Ihr Team und Ihre Branche anpassen. Existieren benutzerdefinierbare Felder, anhand derer Sie Assets kategorisieren und Suchergebnisse sinnvoll filtern können? Können Sie die Benutzeroberfläche und die externen Portale mit Ihrem Logo, Ihren Markenfarben und Ihrer Bildsprache gestalten?

Prüfen Sie, wie einfach sich solche Anpassungen vornehmen lassen. Genügen dazu ein paar einfache Einstellungen oder muss dafür eigens ein spezieller Code geschrieben werden?

Ist das System sicher?

Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer digitalen Assets, indem Sie sich versichern, dass Ihr DAM-Anbieter die richtigen Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle verwendet. Wo werden Ihre Daten gespeichert? Ist das Rechenzentrum sicher? Ein seriöser DAM-Anbieter muss Sicherheit und Datenschutz bei der Produktentwicklung in den Vordergrund stellen und darf nicht zögern, Ihnen bei eventuellen Fragen Rede und Antwort zu stehen.

Gibt es beim Anbieter einen ständigen, hervorragenden Kundenservice?

Entscheiden Sie sich für einen zuverlässigen Anbieter, der nachweislich langjährige Erfahrung in der Bereitstellung von Dienstleistungen im DAM-Bereich für große Marken hat. Das Thema Digital Asset Management ist sehr komplex. Bis man das nötige Fachwissen erworben hat, um seine Kunden gut zu unterstützen, bedarf es einiger Zeit.

Halten Sie Ausschau nach einem DAM-Anbieter, der einen ständigen Kundenservice mit einem erfahrenen Support-Team anbietet. Informieren Sie sich und lesen Sie die unabhängigen Rezensionen anderer Kunden, um aus erster Hand mehr über deren Erfahrungen zu lernen.

Die richtige Digital Asset Management-Lösung zu finden, muss nicht kompliziert sein

Letztendlich hängt die Wahl eines Digital Asset Management-Anbieters auch vom Preis-Leistungs-Verhältnis ab. Ihre Lösung muss Ihnen sämtliche Funktionen des Digital Asset Managements bieten, die Ihr Team braucht, und das zu einem angemessenen Preis und bei unkomplizierter und intuitiver Bedienbarkeit.

Deshalb ist Canto bei führenden Marken aller Branchen ein Favorit. Anders als die unflexiblen Plattformen anderer Anbieter passt sich Canto an die Arbeitsweise Ihres Teams an und bietet Ihnen leistungsstarke Funktionen in einem einfachen, intuitiven Gesamtpaket.