Digitale Assets organisieren – 5 Tipps, wie sie mehr Ordnung in Ihre Marken-Assets bringen

Unternehmen erstellen mehr digitale Inhalte als je zuvor, wobei die Bestände an Bildern, Grafiken, Videos und weiteren digitalen Assets zunehmend wachsen. Über all diese digitalen Dateien den Überblick zu behalten, kann die Ressourcen jedoch in kürzester Zeit stark beanspruchen.

Durch eine Umfrage unter Hunderten von Marketingspezialisten fanden wir heraus, dass in den meisten Unternehmen jedes Jahr Wochen oder sogar Monate mit der Suche nach Mediendateien verschwendet werden.

54 % der Befragten empfanden die Suche nach digitalen Inhalten als eine unnötige Verschwendung ihrer Arbeitszeit. Und 41 % gaben an, dass die Unordnung in den digitalen Beständen sogar dazu führte, dass sie neue Materialien erst später freigeben konnten.

Wie also können Sie die Zeit Ihres Teams zurückgewinnen, damit die Mitarbeiter sich wieder den Aufgaben widmen können, die sie lieber tun würden? In diesem Artikel stellen wir Ihnen unsere fünf Tipps vor, mit denen sie Ihre digitale Assets organisieren und so mehr aus Ihren Ressourcen herausholen können.

1 – Fangen Sie mit den Assets an, die Sie am häufigsten verwenden

Die wenigsten Marketingabteilungen haben bei der Umgestaltung ihres Digital Asset Management-Systems einen reinen Tisch vor sich. Die Neustrukturierung bei laufendem Marketingbetrieb kann eine ziemliche Herausforderung sein. Wenn Sie sich aber Prioritäten setzen, wird das Ganze deutlich überschaubarer.

Fangen Sie mit den Assets an, die am häufigsten verwendet werden. Sie bekommen immer wieder die gleichen Anfragen für Inhalte vom Vertriebsteam? Dann erstellen Sie diesen Teil Ihrer Medienbibliothek zuerst. Sie müssen Produktbilder an Vertriebspartner liefern? Richten Sie ein benutzerdefiniertes Portal für bereits freigegebene Bilder ein – dann können ihre Empfänger die benötigten Inhalte direkt herunterladen und müssen nicht erst den Umweg über Sie gehen.

Eine zentrale Anlaufstelle für häufig genutzte digitale Assets, wie z. B. hochauflösende und niedrigauflösende Bilder, verschiedene Formate und sogar vordefinierte Größen für den Einsatz in sozialen Medien, kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten, da die Anfragen an Designer und Kreativschaffende für eine Nachformatierung verringert werden.

2 – Erstellen Sie eine Ordnerstruktur

Es zahlt sich aus, wenn Sie sich mit Ihrem Team zusammensetzen und gemeinsam eine Ordnerstruktur festlegen. Zwar sollten Sie sich nicht ausschließlich darauf verlassen, dass Sie Dinge anhand der Verzeichnisstruktur wiederfinden – Ihre Assets sollten auch mithilfe der Suchfunktion auffindbar sein -, doch wird eine Einteilung der Bilder und anderen Dateien in verschiedene Kategorien das Durchsuchen künftig vereinfachen.

Entwickeln Sie ein Schema für die Kategorisierung von Ordnern, das für Ihr Unternehmen hilfreich ist. Ob sie nun nach Produktlinie, Kampagnentyp oder abgebildeten Personen ordnen möchten – Sie allein entscheiden!

Sie möchten sich eingehender mit diesem Thema beschäftigen? Dann lesen Sie unser kostenloses E-Book: Digital Asset Management für Einsteiger.

3 – Versehen Sie Ihre Bilder mit Metadaten

Wenn Sie digitale Assets organisieren wollen, ist das Wichtigste, dass Sie jedes Bild mit passenden Schlagwörtern versehen. Auf diese Weise können Sie Fotos organisieren und die Bilder über die Suche auffindbar machen. Die Benutzer müssen also nicht wissen, wo sie gespeichert sind oder sich erst durch eine Ordnerstruktur klicken, um sie zu finden.

Verschlagworten Sie Bilder großzügig mit Suchbegriffen, die die Kategorie des Bildes, Farben, Themen, Produktbeziehungen oder andere für Ihre Arbeitsabläufe sinnvolle Kriterien beschreiben. Bei größeren Beständen empfiehlt es sich, gewisse Standards für Schlagwörter einzuführen. So könnte z.B. eine Bekleidungsmarke alle ihre Fotos mit einer Saison oder dem Namen einer Kollektion kennzeichnen.

Bilderkennungssoftware, wie die Smart Tags-Funktion und die Gesichtserkennung in Canto, können den Vorgang beschleunigen, indem sie alle Bilder in Ihrer Bibliothek automatisch mit den grundlegenden Informationen darüber verschlagworten, was darauf abgebildet ist.

Weitere Informationen über das Anlegen von Metadaten für Ihre Assets finden Sie in unserem Blog-Beitrag zu Taxonomien, Stichworten und Schlagwörtern.

4 – Entwickeln Sie ein System zur Verwaltung von Versionen und Alternativen

Wenn man digitale Assets organisieren will, übersieht man häufig einen kritischen Aspekt: Auf dem Weg zu einem finalen visuellen Asset entstehen zahlreiche Versionen, insbesondere bei Firmen, in denen viele kreative Mitarbeiter tätig sind.

Es empfiehlt sich, frühere Versionen zu speichern, auch für den Fall, dass Sie ein Asset noch einmal überarbeiten möchten. Robuste Medienbibliotheken, wie z.B. Canto, legen eine Historie der Dateiversionen an, eine Art digitale Datenspur, die den Werdegang eines bestimmten Assets nachvollzieht.

In vielen Teams gibt es auch alternative Versionen von Assets, z. B. Übersetzungen, verschiedene Bildvarianten oder unterschiedliche Versionen für verschiedene Zielgruppen. Indem Sie die alternativen Versionen miteinander verknüpfen und mithilfe von Metadaten den Kontext für die Verwendung der einzelnen Varianten bereitstellen, bleiben alle Beteiligten auf dem neuesten Stand und Missverständnisse werden vermieden.

5 – Reduzieren Sie die Dateianzahl durch Download-Optionen

Unternehmen investieren erheblich in die Erstellung digitaler Assets, und wahrscheinlich wollen auch Sie die meisten Ihrer Assets mehr als nur einmal verwenden. Das gleiche Bild kann auf einer Plakatwand, in einer Social-Media-Kampagne oder in einem E-Mail-Newsletter erscheinen – und doch verlangen alle drei völlig unterschiedliche Formate und Auflösungen.

Diese Situation kann man auf verschiedene Weise bewältigen. Die manuelle Methode besteht darin, verschiedene Versionen der Datei zu speichern: niedrigauflösend und hochauflösend, mit unterschiedlichen Dimensionen (optimiert für Instagram, Facebook, Twitter und mehr), eine zugeschnittene Version, eine anders zugeschnittene Version, die zugeschnittene Version in einer anderen Auflösung. Doch kann solch ein Ansatz schnell aus dem Ruder laufen.

Digital Asset Management-Systeme wie Canto stellen eine Alternative zur Verfügung. Jedes Asset taucht nur einmal in der Datenbank auf, aber der Benutzer kann beim Herunterladen das gewünschte Format auswählen. Durch Download-Vorlagen für verschiedene Verwendungszwecke wird das Ganze noch einfacher.

Braucht Ihr Social Media Manager ein Bild für LinkedIn, genügt es, die Vorlage ‘LinkedIn’ auszuwählen, und schon hat man die perfekten Bildmaße. Ein Marketingverantwortlicher kann für einen E-Mail-Newsletter aus einem quadratischen Foto ein rechteckiges Bild machen, ohne dass er dafür die Datei in der Datenbank duplizieren muss.

So wird die Medienbibliothek zu einem zentralen Anlaufpunkt, wo jeder die benötigten Formate einfach abrufen kann, ohne dass Chaos und Unordnung entstehen.

Fazit

Unterm Strich ist Ihre Content Marketing-Strategie nur so effektiv wie die Methoden, mit denen Sie digitale Assets organisieren. Beherzigen Sie diese Tipps, damit Ihr Team in der Lage ist, mehr aus Ihren Medieninhalten herauszuholen.

Wollen Sie die Kontrolle über Ihre Medienbibliothek übernehmen? Weitere Tipps für den Start finden Sie in unserem kostenlosen E-Book: Digital Asset Management für Einsteiger