Digital Declutter – So nutzen Sie die digitale Inventur, um endlich in Ihren Assets richtig aufzuräumen

Kaum jemand räumt gern auf. Um wirklich Ordnung zu schaffen, braucht es oft einen Anlass, zum Beispiel den beliebten Frühjahrsputz. Und nicht nur in den eigenen vier Wänden braucht man Ordnung, sondern auch in seinen Dateien. Hier kommt ‘Digital Declutter’ ins Spiel, der Frühjahrputz im digitalen Bereich.

Digital Declutter – wozu die digitale Inventur dient

Der Begriff ‘Decluttering’ lässt sich am einfachsten mit ‘entrümpeln’ oder ‘ausmisten’ übersetzen – und ganz genau darum geht es beim Digital Declutter auch. Während unser Leben immer mehr von Technologie durchdrungen wird und wir zunehmend Lebenszeit online und in vernetzten Umgebungen verbringen, sammeln sich Spuren unserer Aktivitäten an: temporäre Dateien, E-Mails, Cookies, Downloads, Passwörter und vieles mehr.

Und wie in der realen Welt auch kann sich solcher Datenmüll schnell anhäufen. Bis es irgendwann unübersichtlich wird oder man vor lauter Dateien im Downloadordner an die Grenzen seines Speicherplatzes stößt. Also muss man auch im digitalen Bereich ein wenig Ordnung halten. Eine digitale Inventur hilft dabei, zu entscheiden, was man aufbewahren will oder wovon man sich besser trennt.

Was bringt eine digitale Inventur?

Zunächst trennt man durch den Digital Declutter-Vorgang die Spreu vom Weizen, also digitale Assets, die man auch zukünftig nutzen will, von temporären oder doppelten Dateien, veralteten Versionen oder sonstigem überflüssigem Datenmüll. Auf diese Weise wird der eigene Dateibestand übersichtlicher und man gewinnt dabei möglicherweise Speicherplatz zurück.

Der zweite Vorteil betrifft die Organisation der wertvollen Assets, die man behalten will. Wenn man selbst weiß, wo man nach welcher Datei suchen muss – gut und schön. Aber eine logische Ordnung hilft vor allem anderen Personen, die dieselben Dateien nutzen wollen oder müssen.

Nicht nur privat empfiehlt es sich, Ordnung in seinen digitalen Dateien zu halten. Im Beruf ist es geradezu eine Notwendigkeit, denn man arbeitet ja mit anderen Personen zusammen. Daher tut jedes Unternehmen – groß oder klein – gut daran, entsprechend Ordnung in seinen eigenen Systemen zu halten.

Spätestens seitdem die Pandemie fast alle Arbeitnehmer in einen dauerhaften Zustand des Home Office gezwungen hat, ist es nicht mehr möglich, den Kollegen am anderen Schreibtisch per Zuruf nach einer bestimmten Datei zu fragen. Und wäre es nicht sogar besser, wenn man gar nicht erst danach suchen müsste, sondern es kurzerhand sekundenschnell selbst finden könnte? Hier kommt die bessere Organisation der eigenen Assets ins Spiel.

Besser organisiert mit den richtigen Werkzeugen

Häufig kommen in Unternehmen virtuelle Dateispeicher zum Einsatz, doch sind die meisten cloud-basierter Anwendungen mehr oder weniger nur virtuellen Festplatten im Netz. Hier abgelegte Dateien müssen manuell gepflegt und mit einer Ordnerstruktur organisiert werden, wobei Freigabemöglichkeiten und Sicherheitsfunktionen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Ein weiterer Aspekt betrifft die Zukunftsfähigkeit solcher Systeme. Sollte der Speicherbedarf wachsen, kann längst nicht jedes System problemlos skalieren: Nicht überall, wo Cloud draufsteht, ist auch wirklich eine echte Cloudlösung drin.

In Sachen Ordnung und Organisation kann man selbst einiges tun: Indem man seine Dateien anhand eines einheitlichen Schemas benennt, verschlagwortet und ablegt, erleichtert man nicht nur sich selbst sondern automatisch auch allen anderen Beteiligten die Zusammenarbeit. Dennoch kann dies ein aufwändiger Vorgang sein. Aber glücklicherweise gibt es Anwendungen, die solche Aufgaben automatisieren und einem das Leben erleichtern.

DAM oder Cloud-Speicher – welches System kann mehr leisten?

Digital Asset Management (DAM)-Systeme wurden konzipiert, um die meisten anfallenden Aufgaben bei der Dateiablage und -organisation zu übernehmen. Sie dienen als gemeinsamer Speicherort für alle Dateien eines Teams oder Unternehmens und eliminieren damit die Notwendigkeit für eigene dezentrale Datenspeicher wie Cloudspeicher, Netzlaufwerke oder externe Festplatten mit festgelegten Ordnerstrukturen.

Bei einer DAM-Lösung befinden sich sämtliche Assets in einer zentralisierten Mediendatenbank, auf die online zugegriffen werden kann. Die Benutzer können hier Assets abrufen, einsehen und herunterladen. Insofern erfüllt eine DAM-Software mehrere Rollen: sie ist nicht nur eine sichere Speicherlösung für Dateien, sondern dient zugleich als Archiv und Ordnungssystem, das die gewünschten Assets schnell bereitstellt.

Kluge, d.h. KI-gestützte DAM-Systeme bieten sogar noch weitere Funktionen. So sind sie beispielsweise in der Lage, schon beim Hochladen entsprechende Schlagwörter automatisch zu vergeben oder neue Uploads zu prüfen, um Dateiduplikate zu vermeiden.

Sie übernehmen außerdem DRM-Sicherheitsfunktionen, indem sie den Assets Wasserzeichen oder Nutzungsbedingungen zuordnen können. Wer auf welche Assets zugreifen darf, wird über die Benutzerberechtigungen gesteuert.

DAM macht die digitale Inventur einfacher

Hat man seinen Bestand an digitalen Assets einmal organisiert, ist das schon die halbe Miete. Die andere Hälfte betrifft die gezielte Erweiterung dieses Bestandes: Indem man nur geprüfte und freigegebene Dateien neu hochlädt, wobei einen die vielfältigen Funktionen des Systems unterstützen, kann man sicherstellen, dass diese Ordnung aufrechterhalten wird.

Durch die konsequente Verwendung eines DAM-Systems lässt sich also die interne Organisation der digitalen Assets in einem Unternehmen oder Team langfristig aufrechterhalten und pflegen. So kann man die Notwendigkeit für eine digitale Inventur weiter verringern und muss seine Dateien möglicherweise nicht mehr ganz so oft ‘entrümpeln’.

Am schönsten wäre es natürlich, wenn man nie wieder aufräumen müsste. Bis Mensch und Technologie aber so weit sind, dauert es bestimmt noch eine Weile. Bis dahin ist ein DAM-System unserer Meinung nach die beste verfügbare Lösung, um digital Ordnung zu halten.

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