Die PDF-Dokumentdatei – wann und warum Sie sie einsetzen sollten

Die PDF-Dokumentdatei ist ein effizientes, benutzerfreundliches Dateiformat. Aus Funktionsweise und Verwendung des Dateityps ergeben sich mehrere Vorteile. Nachfolgend betrachten wir das PDF-Dokument in einer umfassenden Anleitung genauer.

Was ist die PDF-Dokumentdatei?

Die Abkürzung PDF steht für ‘Portable Document Format’ und bezeichnet einen Dateityp, der druckbare Dokumente umfassend handhabt. PDF-Dateien können durchsucht, über Links angezeigt und gemeinsam genutzt werden. Sie können Multimediainhalte wie Audio- oder Videodateien enthalten und lassen sich sicher mit verschiedener Hardware und Software sowie auf unterschiedlichen Betriebssystemen öffnen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tageszeitung und möchten einen Artikel daraus mit anderen teilen. Die PDF-Datei funktioniert so, als würden Sie den gewünschten Artikel mit all seinen Elementen erfassen und an den Empfänger weiterreichen. Der erhaltene Artikel enthält zudem alle Originalbilder. Genau hierin liegt die Stärke der PDF-Dokumentdatei. Damit kann ein Dokument in jedem beliebigen Format und mit jeder Software erfasst und an jeden Empfänger weitergegeben werden – unabhängig davon, ob dieser dieselben Systeme verwendet oder nicht.

Warum Sie PDF verwenden sollten

Die Besonderheit der PDF-Dokumentdatei liegt in ihrer Bedeutung für Unternehmen. Sie hat sich mittlerweile zum standardmäßig genutzten Dateityp für viele unternehmensrelevante Vorgänge entwickelt. Dies hat im Wesentlichen zwei Gründe.

Erstens bietet PDF gegenüber anderen Dokument-Dateitypen zusätzliche Sicherheitselemente. So lassen sich PDF-Dokumente sperren, wodurch umfangreiche Freigabemöglichkeiten eröffnet werden. Unternehmen können z. B. gesperrte PDF-Dateien verwenden, um vertrauliche Finanz- und Steuerdokumente an Mitarbeiter zu versenden.

Der zweite Hauptgrund für den sicheren Stand des PDF-Dateiformats im Unternehmensbereich ist seine professionelle Gestaltung. Nicht nur lassen sich Inkompatibilitäten bei der Software umgehen, was einen effizienten Austausch von Dokumenten ermöglicht. Vielmehr schafft es auch Einheitlichkeit innerhalb des Unternehmens. Das haben Sie vermutlich schon selbst erlebt, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben möchten und dafür Ihren Lebenslauf aktualisiert haben. Sie konnten sicher feststellen, dass das PDF-Format in fast allen Unternehmen verlangt wird.

So öffnen Sie PDF-Dateien

PDF-Dateien werden mit Adobe erstellt, allerdings benötigen Sie zum Öffnen einer solchen Datei keine Adobe-Systeme. Es handelt sich um universelle Dateien, die von Webbrowsern, Textverarbeitungsprogrammen (wie Microsoft Word) und weiteren Softwareanwendungen geöffnet werden können.

Üblicherweise öffnen Anwender ohne Adobe-Software ihre PDF-Dateien mit einem Webbrowser. Allerdings kann man auch das Öffnen über andere verfügbare Programme forcieren; siehe hierzu die Abbildung unten. Wenn Sie auf einem Mac arbeiten, öffnet Ihr System PDF-Dateien automatisch in der ‘Vorschau’.

Die wichtigsten Vorzüge des PDF-Dateiformats

Nachdem Sie nun über die Gründe für die Verbreitung des PDF-Formats und seine Nutzung Bescheid wissen, betrachten wir nun die wichtigsten Funktionen.

Kein versehentliches Editieren von Massen-E-Mails im PDF-Format

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Newsletter an viele Empfänger versenden – nur dass verschiedene Teammitglieder ihn auf unterschiedliche Weise lesen. Diese Möglichkeit besteht, wenn Dokumente z.B. in einem Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Wann immer ein Dokument veränderbar ist, muss man davon ausgehen, dass es auch einmal versehentlich bearbeitet werden wird.

Hierin liegt der Wert von PDF-Dokumentdateien. Um eine PDF-Datei zu editieren, bedarf es eines erhöhten Aufwands. Versehentliches Löschen von einzelnen Textstellen ist ausgeschlossen.

Einheitliche Formatierung

PDF-Dokumente werden immer einheitlich formatiert. Dies ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die abteilungsübergreifend Dokumente versenden. Werden Informationen unternehmensweit kommuniziert, sorgt eine einheitliche Formatierung für Klarheit und Effizienz.

Bewältigt große Mengen an Text gut

Betrachtet man, wie viele Dokumente über einen hohen Textanteil verfügen, wird klar, warum PDF immer beliebter wird. Das PDF-Format erleichtert die Verwaltung von E-Books und sonstigen digitalen Publikationen. Dabei bleiben die ursprünglichen Layouts erhalten und das Druckpotenzial wird maximiert.

Das PDF-Format maximiert die unternehmensweite Effizienz hinsichtlich der Handhabung von Dokumenten. Damit ist es eine der wichtigsten Optionen für Dokumentdateien. Achten Sie darauf, dass Sie mit der Funktionsweise und den Vorteilen der PDF-Dokumentdatei bestens vertraut sind.