Leistungsschub für Ihr Cloud-System – 5 Tipps und Tricks für die Dropbox

Neben seinen normalen Funktionen bietet Dropbox zusätzlich noch weitere interessante Vorteile – und Sie können davon profitieren, indem Sie sich diese noch unerforschten neuartigen Konzepte mit verschiedenen Tipps und Tricks aneignen. Wählen Sie eine unkonventionelle Herangehensweise, schöpfen Sie die Möglichkeiten von Dropbox voll aus und nutzen das Programm auf eine Weise, die Ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht wird.

Je fundierter Ihr Verständnis von Dropbox ist, desto mehr profitieren Sie von der Speicherlösung. Die folgenden fünf Tricks und Tipps für Dropbox sollen Ihnen dabei helfen, dass Sie sich die speziellen Möglichkeiten der Cloud-Speicherung erschließen können.

Wichtige digitale Assets schnell finden

Was ist Dropbox? Dropbox ist ein Cloud-Speichersystem, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente aus dem Papierformat in digitale Formate zu scannen. Einmal gescannt, kann das Papierdokument von Mitarbeitern einer Abteilung auf seine Inhalte hin durchsucht werden. Weil Sie mit dieser speziellen Technik bestimmte Konzepte in Sekundenschnelle finden, können Sie Projekte schneller zum Abschluss bringen.

Durchsuchbare Daten sind mittlerweile ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmen. Eine der leistungsstärksten Funktionen jeder Software ist ihre Fähigkeit, entscheidende Daten schnell wiederzufinden. Da sich wichtige Informationen überall befinden – in Büchern, Zeitungsartikeln oder Firmenmemos –, ist es sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen von Interesse, diese präzise zu lokalisieren. Indem Sie Ihre Dokumente mit Dropbox digitalisieren, können Sie Ihre Abfragezeiten deutlich reduzieren.

Dateien auf allen Geräten aktuell halten

Dropbox gewährleistet, dass sämtliche hochgeladenen Dateien jedem berechtigten Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise werden alle Dateien für jeden Mitarbeiter eines Teamprojekts oder einer Kampagne immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Auch bei dieser Funktion wird eine hohe Genauigkeit erzielt. Wird ein Teil einer Datei geändert oder aktualisiert, sorgt Dropbox dafür, dass nur der geänderte Teil in den Cloud-Speicher übertragen wird. Somit sind Bearbeitungsvorgänge und Änderungen nicht unübersichtlich und beeinträchtigen nicht die Effizienz gemeinsamer Projekte. Mit Dropbox können Benutzer benötigte Dateien in einem erstellten Ordner ablegen, der mit dem Cloud-System synchronisiert wird. So lassen sich Versionen schnell auf dem aktuellen Stand halten.

Gelöschte Dateien wiederherstellen und mögliche Fehler reduzieren

Fehler sind unvermeidlich – doch lassen sie sich mit Dropbox auf ein Mindestmaß reduzieren. Betrachten wir zum Beispiel ein normalerweise sehr schwerwiegendes Missgeschick: Sie haben versehentlich Dateien gelöscht. In großen Unternehmen kommt dies relativ häufig vor, da viele Benutzer Zugriff auf den Datenbestand haben. Zum Glück verwendet Dropbox ein Sicherungssystem, mit dem sichergestellt werden soll, dass kein einfacher Fehler katastrophale Auswirkungen hat.

Dropbox gestattet es Benutzern, gelöschte Dateien innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach dem Löschen wiederherzustellen. Standardmäßig wird dafür eine Zeitspanne von dreißig Tagen eingeräumt – was in der Regel mehr als ausreichend ist, um festzustellen, dass jemand einen Fehler gemacht hat. Sollte es doch einmal vorkommen, dass man eine längere Frist benötigt, bietet Dropbox die Option, die Recovery-Frist auf ein ganzes Jahr zu verlängern.

Dateien mit einem Sicherheitssystem Ihrer Wahl schützen

Kontrolle und Ordnung sind die Grundlage für innere Ruhe. Dropbox ist zwar imstande, Dateien automatisch zu sichern – aber die bessere Methode, mit der Sie Ihre Bedenken ausräumen und Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen können, besteht darin, dass Sie Ihr eigenes Sicherheitssystem wählen.

Mit Anwendungen wie ‘Encrypto’ oder ‘Boxcryptor’ kann jeder Anwender vor dem Hochladen in Dropbox seine Dateien verschlüsseln. Firmen können ein unternehmensweit einheitliches Passwort für alle ihre Dateien festlegen, bevor diese in die Dropbox transferiert werden. Damit wird die Datensicherheit deutlich erhöht, und sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen bestimmen selbst die von ihnen bevorzugte Verschlüsselung.

Möglichkeiten zum Abruf von Informationen erweitern

Indem Sie zusätzliche Beiträge aus verschiedenen Quellen zulassen, erhöhen Sie die Aussagekraft eines Projekts. Die meisten Personen beugen sich der Vorstellung, dass die Nutzung von Dropbox die Interaktion und die Dateifreigabe ausschließlich auf Dropbox-Nutzer beschränkt.

Hier ist ein Tipp, wie Sie die Beteiligung einer Vielzahl von Stellen bei Ihrem nächsten Projekt maximieren können: Das Programm verfügt über eine Funktion zum Anfordern von Dateien, mit der auch Personen ohne Dropbox in der Lage sind, Dateien hochzuladen und zu teilen – ohne dass sie ein eigenes Dropbox-Konto erstellen müssen.

Wenn Unternehmen nicht an Zugriffsbeschränkungen gebunden sind, ist das Potenzial dieser Möglichkeit nahezu unbegrenzt. So entstehen durch dieses Feature unendliche Möglichkeiten, um Assets zu verteilen.

Gehen Sie bis an die äußersten Grenzen von Dropbox und stimmen Sie die Software auf Ihre Bedürfnisse ab. Wenn Anwender die Kontrolle über ihre Instrumente übernehmen und diese für sich optimieren, können Projekte und Ideen erfolgreich gedeihen. Durch den unkonventionellen Einsatz von Dropbox auf die hier genannten Weisen können Sie sicherstellen, dass Ihr nächstes gemeinsames Projekt effizient zum Abschluss gebracht wird.

Da Sie nun die Vorteile von Dropbox voll ausschöpfen, ist es Zeit, dass Sie Ihre Kontrolle über Ihre Daten ausbauen – durch den Einsatz eines Digital Asset Management-Systems. Das DAM von Canto integriert sich mit Dropbox; es fügt den aus Dropbox in Ihre Hauptbibliothek importierten Dateien wertvolle Metadaten hinzu und verbessert ihre Sicherheit.

Diese Tipps für die Nutzung von Dropbox sind erst der Anfang, wenn es um das Thema Cloud Management geht. Erfahren Sie mehr über das DAM-System von Canto in diesem kostenlosen E-Book: Wenn Cloud-Speicher für Ihr Team nicht mehr ausreicht.