3 wichtige Tipps, wie Sie eine durchsuchbare Wissensdatenbank erstellen
| 2. Juni 2021
Unternehmen entdecken zunehmend die enormen Vorteile einer Wissensdatenbank, auf die sowohl ihre Kunden als auch ihre Teammitglieder zugreifen können. Am Anfang dieser Entwicklung steht möglicherweise eine umfangreiche FAQ-Seite, doch irgendwann wird deutlich, dass eine durchsuchbare Wissensdatenbank sinnvoller wäre.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen drei einzigartige Tipps zur Erstellung einer durchsuchbaren Plattform. Beginnen wir damit, was eine Wissensdatenbank überhaupt ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank erlaubt es Unternehmen, Informationen in einem digitalen Nachschlagewerk zu hinterlegen. Mitarbeiter und Kunden können so über einen zentralen Ort Informationen abrufen und recherchieren.
Die Datenbank dient als Knotenpunkt, der Antworten auf gängige Fragen liefert. Das verleiht Ihnen den Ruf, ein kompetenter Ansprechpartner zu sein, und Kunden erhalten schnell Antworten, ohne dass sie auf die Antwort einer realen Person angewiesen sind. Das spart Zeit und Ressourcen.
Vor diesem Hintergrund ist eine durchsuchbare Wissensdatenbank nichts anderes als eine solcher Informationsknoten mit einer funktionsfähigen Suchfunktion. Die folgenden drei wichtigen Punkte sollen Ihnen helfen, Ihr System in eine durchsuchbare Wissensdatenbank umzuwandeln.
1. Stil und Themen sind entscheidend!
Wenn wir eine durchsuchbare Wissensdatenbank erstellen, neigen wir dazu, Stil und Layout unserer Hilfsmittel außer Acht zu lassen. Vergessen Sie nicht, dass sowohl derzeitige als auch zukünftige Kunden und Klienten dieses System wahrscheinlich nutzen werden.
Wir wollen nicht nur, dass sie Zugang zu den Informationen haben, sondern auch mittels Ästhetik ausdrücken, wie professionell und fachkundig wir sind. Die Wissensdatenbank ist unter anderem deshalb so wichtig, weil sie unsere Kompetenz auf einem bestimmten Gebiet unterstreicht.
Ein weiterer zentraler Punkt beim Stil ist die Hervorhebung des Wesentlichen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Kunden bestimmte FAQ-Fragen auf Anhieb bemerken, heben Sie diese farblich hervor.
Gleichermaßen müssen Sie die Suchfunktion visuell hervorheben, wenn sie in Ihrer Wissensdatenbank das Hauptaugenmerk ist. Vielleicht platzieren Sie die wichtigen Suchoptionen ganz oben auf der Seite oder erhöhen die Schriftgröße.
2. Kontinuierliche Aktualisierung und Aufbereitung ist ein Muss
Eine Recherche in Ihrer Wissensdatenbank ist qualitativ immer nur so gut wie die Inhalte und Antworten, die Sie darin bereitstellen. Darum ist es unerlässlich, dass Sie die Datenbank regelmäßig aktualisieren. Ohne konkrete Zeitplanung werden Sie wahrscheinlich in Verzug geraten.
Legen Sie also eine feste Uhrzeit und einen Termin fest, z. B. jeden Montag um 9 Uhr. Je verbindlicher Ihr Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung ist, desto effizienter arbeitet Ihre Wissensdatenbank.
Vergessen Sie nicht, egal wie gut Ihre Wissensdatenbank bei der Erstellung war, der Zahn der Zeit wird sie unbrauchbar machen. Wir schauen ja auch nicht mehr in Lexika von vor zwanzig Jahren, wenn wir die beste Definition eines Begriffs suchen.
Dasselbe gilt auch hier. Je häufiger wir unsere durchsuchbare Wissensdatenbank aktualisieren können, desto hilfreicher ist sie. Dadurch wirken auch Sie letztlich auch viel kompetenter.
3. Inhalte sind das A und O
Wenn Ihre Schlagwörter und Suchbegriffe nicht richtig gesetzt sind, kann man Ihre Inhalte auch nicht finden. Trotzdem müssen Sie auch auf fundierte und akkurate Inhalte achten. Beide Faktoren, intelligente Verschlagwortung (Smart Tags) und Inhalte, ergänzen sich und bauen aufeinander auf.
Achten Sie also darauf, dass Ihre Inhalte in der Datenbank stimmen, sich an bestimmte Schlagwörter und Suchbegriffe halten und für jeden Nutzer gut sichtbar sind.
Außerdem müssen Sie bei der Erstellung neuer Inhalte Ihre Zielgruppe und deren gewünschte Einbindung berücksichtigen. Angenommen, Sie bauen eine Wissensdatenbank auf und formulieren eine Antwort auf eine Frage zu den Sicherheitsmaßnahmen Ihres Unternehmens. Sind diese Informationen nur für bestimmte Personen bestimmt, schreiben Sie sie entsprechend – aber legen Sie Zugriffsbeschränkungen fest, damit nur diese Benutzer den Eintrag aufrufen können.
Für Nutzer mit einer geringeren Sicherheitsfreigabe sollten Sie in der Wissensdatenbank ein paar allgemeinere oder weniger vertrauliche Antworten bereithalten.
Ihre Wissensdatenbank ist nur so gut wie ihre Suchfunktion. Nicht alle Wissensdatenbanken brauchen tatsächlich eine Suche – wird aber eine gebraucht, muss sie auch einwandfrei funktionieren. Platzieren Sie Ihre Suchmaske so, dass sie die Anforderungen Ihrer Kunden und Klienten effizient erfüllt.