E-Mail-Listen verwalten: So züchten Sie sich eine gesunde Verteilerliste heran

Ein E-Mail-Verteiler ist wie ein Garten: Wenn Sie sich nicht darum kümmern, wird er nicht gedeihen. Widmen wir uns also Ihrer Mailingliste und schenken ihr die Aufmerksamkeit, die sie verdient. Wir erläutern Ihnen die Grundlagen, wie Sie Ihre E-Mail-Listen verwalten können, sodass Sie eine gut gedeihende Kontaktliste haben, die Ihnen viele Jahre lang gute Dienste leisten wird.

E-Mail-Listen zu verwalten mag wie eine lästige Pflicht erscheinen, doch mit den richtigen Methoden bedarf es nur gelegentlicher Aufmerksamkeit. Berücksichtigen Sie die folgenden Prinzipien, um Ihre Liste optimal zu pflegen.

Verwenden Sie die richtigen Programme

Spezialisierte Programme für das E-Mail-Marketing wie Mailchimp sind relativ kostengünstig und erleichtern die Aufgabe der Listenverwaltung erheblich.

Zu den größten Vorteilen dieser Software zählen Funktionen, mit denen Kunden ihre Abonnements selbst verwalten können. Sie können weiterhin manuell Kontakte hinzufügen und löschen, aber der Großteil der Listenverwaltung geschieht im Hintergrund.

Außerdem verwenden die meisten Anwendungen Schlagwörter (Tags) und Filter, mit denen Sie Ihre Abonnenten leicht in Gruppen und Segmente für zielgerichtete Kampagnen einteilen können.

Neue Abonnenten sind die Saat

Der wahrscheinlich größte Vorteil des E-Mail-Marketings ist, dass Sie mit dem gleichen Aufwand mehr Personen erreichen, wenn Ihre Mailingliste wächst. Bei der Gewinnung neuer E-Mail-Kontakte müssen Sie deshalb Ihren E-Mail-Kontakt gleich richtig angehen. Zufriedene Abonnenten sind schließlich aktive Abonnenten. Mit ein wenig Aufwand im Vorfeld erzielen Sie in der Folge mehr Klicks und Öffnungen.

Erwartungen definieren

Wenn sich Kunden für Ihren E-Mail-Newsletter anmelden, müssen Sie klar kommunizieren, was sie erwarten können. Dadurch können Sie neue Abonnenten anlocken und Missverständnissen vorbeugen, die zu einer möglichen Abmeldung führen könnten.

Verwenden Sie ein Double Opt-In

E-Mail Marketing ist ein direktes und vertrauliches Kommunikationsmedium. Eine herzliche Begrüßungs-E-Mail für alle neuen Abonnenten legt den Grundstein für eine positive Beziehung.

Eine Willkommens-E-Mail bietet außerdem die perfekte Gelegenheit, jede neue E-Mail-Adresse über ein sogenanntes Double Opt-In-Verfahren zu verifizieren. Dabei müssen neue E-Mail-Abonnenten ihre E-Mail-Adresse bestätigen, indem sie in einer E-Mail auf einen Link klicken, erst dann werden sie in Ihre Liste aufgenommen.

So können Sie überprüfen, ob die Abonnenten ihre echte E-Mail-Adresse verwenden. Unechte Abonnenten führen zu Rückläufern (‘Bounces’) – oder dazu, dass der tatsächliche Besitzer Ihre E-Mails als Spam kennzeichnet. Beides schadet Ihrer Autorität als Absender. Überprüfen Sie die Adressen also im Vorfeld und ersparen Sie sich die Mühe, sie später auszusortieren.

Gliedern Sie Ihre Liste in Segmente

Bei der E-Mail-Segmentierung werden E-Mail-Kontakte nach Kategorien untergliedert, so dass Sie Ihre Kampagnen leicht auf verschiedene Gruppen ausrichten können. Sie können Ihre Kontakte nach beliebigen Kriterien segmentieren, darunter Standort, Kundenstatus, Kaufhistorie und weiteren.

Segmentierte E-Mail-Kampagnen schneiden besser ab als unsegmentierte – sehr viel besser! Mailchimp hat nachgerechnet und festgestellt, dass segmentierte Kampagnen, die über seine Plattform versendet werden, im Durchschnitt 23 % häufiger geöffnet und 49 % häufiger geklickt werden. Das ist zwar eine deutliche Steigerung, aber keine wirkliche Überraschung. Natürlich sind Menschen eher bereit, sich mit Inhalten zu beschäftigen, die auf sie zugeschnitten sind.

Die optimale Methode zur Segmentierung Ihrer Liste ist abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten. Wenn Sie weitere Tipps und Anregungen benötigen, lesen Sie doch unseren Artikel über E-Mail-Segmentierung.

Ergänzen Sie fehlende Daten

Je mehr Informationen Sie über Ihre Abonnenten haben, desto besser können Sie personalisieren und segmentieren. Verfügen Sie nur über deren E-Mail-Adressen, sind Ihre Möglichkeiten eher eingeschränkt. Mit nur einer Zusatzinformation – dem Wohnort oder dem Vornamen – eröffnen sich Ihnen neue Möglichkeiten zur Personalisierung.

Wollen Sie Ihre Abonnenten in Gruppen einteilen, brauchen Sie natürlich eine Übersicht, wer in welchem Segment ist. Die meisten E-Mail-Marketing-Programme nutzen Listen oder Schlagwörter, um Ihnen die Einteilung zu erleichtern.

Ein Großteil dieser Arbeitsschritte kann zum Glück automatisiert werden. So können Sie beispielsweise Ihre E-Mail-Marketing-Lösung mit Ihrem CRM synchronisieren. Dadurch werden die Kontakte automatisch vom Segment ‘Interessenten’ in das Segment ‘Kunden’ verschoben, sobald ein Geschäft abgeschlossen wird.

Auch können Sie Informationen direkt von den Abonnenten über Ihre E-Mail-Anmeldeformulare sammeln. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht mehr personenbezogene Daten abfragen, als Sie tatsächlich benötigen. Die Anmeldung für Ihren Verteiler sollte so wenig Aufwand wie möglich verursachen. Endlos lange Formulare auszufüllen ist sehr viel mehr Arbeit anstatt einfach nur eine E-Mail Adresse einzugeben.

Behalten Sie die Interaktionen im Blick

Eine aktive Liste ist eine gesunde Liste, also beobachten Sie Ihre Öffnungen und Klicks.

Was Sie im Laufe der Zeit anhand der Leistungsmetriken herausfinden, hilft Ihnen, Ihre Mailingliste besser zu verstehen. Interessieren sich Ihre Abonnenten mehr für Brancheneinblicke als für Erfolgsgeschichten Ihrer Kunden? Wie sprechen sie auf Personalisierung an? Wie verhält sich Ihre Click-Through-Rate, wenn Sie die Häufigkeit Ihrer E-Mails erhöhen?

Wenn Sie Ihren Kunden E-Mails schicken, die sie auch wirklich erhalten wollen, tut das Ihrer Liste gut. Zufriedene und engagierte Kontakte sind empfänglicher für zukünftige Nachrichten und melden sich mit geringerer Wahrscheinlichkeit wieder ab. Behalten Sie also die Trends in Ihrer E-Mail-Auswertung im Auge und prüfen Sie, was Sie über Ihre Abonnenten in Erfahrung bringen können.

Machen Sie die Abmeldung einfach

Sich aus Ihrem E-Mail-Verteiler abzumelden muss genauso unkompliziert sein, wie sich einzutragen. Das scheint möglicherweise widersinnig zu sein. Denn warum sollten Sie Abonnenten verlieren wollen? Doch bei E-Mail-Listen geht es ebenso sehr um Qualität wie um Quantität. Wenn jemand sich in Ihrer Liste gefangen fühlt, wird er wohl kaum zu einem Käufer konvertieren. Vielmehr wird er Ihre Marke mit jeder unerwünschten E-Mail mehr und mehr ablehnen.

Damit die Abmeldung problemlos durchgeführt werden kann, sollten Sie am Ende jeder E-Mail einen deutlich gekennzeichneten Abmeldelink einfügen. In vielen Ländern ist das gesetzlich vorgeschrieben, aber selbst, wenn es keine entsprechenden Bestimmungen gäbe, gehört es immer noch zu den bewährten Verfahren bei der Pflege von E-Mail-Verteilern: Lassen Sie unzufriedene Abonnenten einfach gehen.

Ein letzter Versuch Ihrerseits könnte ein Abmeldeformular sein, bei dem die Empfänger die Option haben, weniger E-Mails zu erhalten, anstatt Ihre Mailingliste ganz zu verlassen.

Beschneiden Sie Ihre Liste

Wenn Sie Ihre Liste regelmäßig bereinigen, bleibt Ihr Ansehen als vertrauenswürdiger Absender intakt, d.h. Ihre E-Mails landen nicht im Spam-Ordner. Planen Sie daher jedes Jahr etwas Zeit für die Bereinigung Ihrer Mailingliste ein.

Löschen Sie nicht erreichbare Empfänger

Bei einer typischen E-Mail-Auswertung wird zwischen sogenannten ‘Hard Bounces’ und ‘Soft Bounces’ unterschieden. Letztere sind die Folge vorübergehender Probleme, z. B. wenn der Posteingang des Empfängers überfüllt ist.

Bei einem ‘Hard Bounce’ ist die E-Mail-Adresse nicht mehr vorhanden – oder sie war von Anfang an gefälscht. Sie müssen diese Kontakte unbedingt aus Ihrer Liste entfernen. Zu viele solcher Rückläufer bedeuten, dass E-Mail-Anbieter Ihre E-Mails als Spam einstufen.

Korrigieren Sie Tippfehler

Bevor Sie den Kontakt einer nicht erfolgreich versendeten E-Mail löschen, kontrollieren Sie noch einmal, ob es sich nicht um einen Tippfehler handelt. Gleichen Sie nach Möglichkeit alle Korrekturen mit Ihrer Kundendatenbank ab, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Adresse haben. Schließlich wollen Sie nicht eine andere Person mit einem ähnlichen Namen in Ihre Liste aufnehmen, indem Sie einen Tippfehler in einer E-Mail Adresse koorrigieren’.

Löschen Sie Duplikate

Als Nächstes müssen Sie doppelte Einträge löschen oder zusammenführen, damit die Anzahl Ihrer Abonnenten korrekt und Ihre Informationen aktuell sind.

Entfernen Sie Funktionskonten

Bei Adressen wie support@company.com handelt es sich oft um Abonnenten von geringer Qualität. Wenn diese Empfänger im zurückliegenden Jahr auf keine E-Mail reagiert haben, ist es sehr gut möglich, dass die Person, die derzeit Ihre E-Mails erhält, nicht mehr dieselbe Person ist, die sich ursprünglich unter dieser E-Mail-Adresse angemeldet hat. Streichen Sie sie einfach.

Reaktivieren oder entfernen Sie inaktive Abonnenten

In fast jeder E-Mail-Liste gibt es einige Abonnenten, die nie eine E-Mail öffnen oder lesen. Diese Kontakte haben vielleicht noch nicht auf ‘Abmelden’ geklickt, aber sie hätten es genauso gut tun können.

Inaktive Abonnenten sind für Sie kein Gewinn – möglicherweise schaden sie sogar. Technisch weniger versierte Personen wissen vielleicht nicht, wie einfach es ist, sich von einer Mailingliste abzumelden. Falls sie stattdessen auf die Schaltfläche ‘Als Spam markieren’ ihres E-Mail-Anbieters klicken, leidet darunter möglicherweise Ihr Ansehen als Absender.

Unternehmen Sie einen letzten Versuch, sie mit einer Reaktivierungs-E-Mail erneut anzusprechen. Sollten sie dann immer noch nicht anbeißen, sollten Sie überlegen, sie von Ihrer Liste zu löschen.

Ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit

Wer E-Mail-Listen verwalten will, muss – wie bei vielen anderen Aspekten des E-Mail-Marketings auch – im Vorfeld ein wenig Arbeit investieren, die sich aber langfristig auszahlen kann.

Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um Ihren E-Mail-Verteiler aufzuräumen und die Saat für ein gesundes Wachstum zu säen. Auf diese Weise können Sie sich sicher sein, dass Ihre zukünftigen Kampagnen eine stabile Grundlage in Form einer gesunden Mailingliste haben.