So können Sie Metadaten importieren: Eine grundlegende Einführung
| 24. August 2021
Metadaten zählen zu den bedeutendsten Informationsquellen schlechthin. Es ist daher nur folgerichtig, dass Sie wissen müssen, wie Sie erfolgreich Metadaten importieren können.
Dieser Artikel erläutert, wie man Metadaten importieren kann und welche Lösungen sich am besten dafür eignen. Darüber hinaus werden die Gründe dargelegt, in welcher Weise der Import von Metadaten sinnvoll sein kann. Fangen wir also an.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind Informationen, die zur Beschreibung oder Definition anderer Daten beitragen, damit sich diese besser organisieren lassen und für alle besser zugänglich sind, die sie ansehen oder verwenden. Metadaten dienen der Vereinfachung komplexer Datensätze, indem sie diese sowohl neu definieren als auch effizient umstrukturieren. In der elementarsten Form handelt es sich um Daten über Daten.
Wie kann man Metadaten importieren?
Wie Sie am besten Metadaten importieren, hängt von der Art der von Ihnen verwendeten Software ab (sowohl jetzt als auch in Zukunft), sowie davon, welche Arten von Dateien Sie erstellen wollen.
Auf der technischen Ebene ist zu berücksichtigen, dass die meisten Benutzer Metadatendateien in den Formaten XML oder CSV erstellen, da damit große Mengen an Informationen strukturiert und sortiert werden, und dafür eignen sich Tabellenkalkulationsanwendungen hervorragend. Die von Ihnen verwendete Software sollte in der Lage sein, diese Formate generell zu importieren.
Es gibt eine ganze Reihe von Softwaresystemen, die sich zur Durchführung dieser Aufgabe eignen. Vergewissern Sie sich also vorher, dass das von Ihnen verwendete Programm in der Lage ist, die entsprechenden Aktionen auszuführen.
Außerdem sollten Sie nicht vergessen, dass Sie beim Importieren von Metadaten Angaben über eine bestimmte Datei verlagern. Da diese Informationen für die Benutzer zugänglich sein müssen, müssen beim Verschieben der Originaldatei auch die Metadaten mit verschoben werden.
Vorteile des Imports von Metadaten
Der Nutzen des Importierens von Metadaten wird schnell klar, wenn man sich einen Fall aus der Praxis anschaut.
Dazu folgendes Beispiel: Ein Unternehmen möchte sein Design überarbeiten und dabei eine neue Software für die Webseitengestaltung einführen. Hierfür müssen die vorhandenen Bilder in die neue Anwendung übertragen werden. Das Hochladen der Datei-Metadaten in das neue System dient der Synchronisierung, so dass Datenpannen oder Dateiduplikate vermieden werden können.
Benutzer, die in irgendeiner Form an der Dateiübertragung beteiligt sind, ist die Pflege der Metadaten außerordentlich wichtig. Schlüsselinformationen wie Urheber und Dateiname dürfen nicht verloren gehen. Unklarheiten lassen sich leicht vermeiden, wenn Sie die Metadaten importieren und auf der Empfängerseite der Übertragung einpflegen.
Software zur Unterstützung des Verfahrens
Das Importieren von Metadaten ist immer nur so effizient wie die Software, die Sie für den Import der Dateien verwenden. Natürlich bietet jede Software bestimmte Vorteile, manche mehr als andere. Allerdings gibt es ein paar wichtige Punkte, die man unbedingt beachten muss, wenn man sich ansieht, wie ein Programm die Metadaten handhabt.
Zuallererst müssen Sie sich überlegen, wie viele Dateien Sie importieren möchten. Je mehr Dateien Sie importieren möchten, desto umfassendere Funktionen muss das von Ihnen verwendete System bieten. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die eingesetzte Software in der Lage ist, diese Dateien in andere Systeme zu importieren.
Und nicht zuletzt müssen Sie die ganzheitlichen Anforderungen berücksichtigen, die für Sie hinsichtlich der Verwendung aller möglichen Metadatentypen gelten. Je intensiver Sie sich mit Metadaten befassen, desto komplexere Hilfsmittel werden Sie benötigen.
Digital Asset Management (DAM)-Systeme bieten ein Höchstmaß an Funktionalität. Sie automatisieren die Verschlagwortung mit Metadaten und vereinfachen die Übernahme von Metadaten in andere Systeme. Berücksichtigen Sie das bei Ihrer Wahl für eine Lösung, mit der Sie Metadaten in einem größeren Umfang verwenden und nutzen möchten.
Abschließende Überlegungen
Durch Metadaten hat sich die Art und Weise gewandelt, wie wir digitale Objekte und Daten generell organisieren und identifizieren. Die Fähigkeit, Metadaten zu importieren, ist nur eine von vielen Funktionen, die man beherrschen muss, wenn man seine Datenressourcen optimal einsetzen will. Stellen Sie sicher, dass Sie die Grundlagen verstehen und erfolgreich arbeiten können.