Remote Teamarbeit: 4 Tipps, worauf Sie bei einer Collaborative Software für die Online-Zusammenarbeit achten sollten

Selbst unter den besten Bedingungen kann die Zusammenarbeit im Team auf unerwartete Hindernisse stoßen, mehr noch beim Thema Remote Teamarbeit. Da die Kollegen nun nicht mehr am Nachbartisch oder im Büro nebenan sitzen, ist die Kommunikation erschwert, was in der Online-Zusammenarbeit neue Herausforderungen ergibt.

Nicht erst seit der Pandemie gewinnt das Home Office immer mehr an Bedeutung. Ebenso lässt sich in internationalen Unternehmen ein Trend zu dezentral arbeitenden Teams verzeichnen. Der Herausforderung zur sinnvollen Handhabung gemeinsam genutzter Dateien muss man daher auf organisatorischer und technologischer Ebene begegnen.

Beispielsweise könnte man scheinbar identische Dateien vor sich haben, die vom Kollegen aus der Grafik stammen und alle den Vermerk ‘_final’ tragen. Aber welche ist nun die, die wirklich zur Verwendung freigegeben ist: die vom Netzlaufwerk, die vom Desktop oder doch die aus der E-Mail vom Vormittag? Da hilft nur Nachfragen – oder aber ein System, das solche Situationen durch smarte Organisation vermeidet.

Das Problem scheint universell: Nicht eindeutig abgelegte oder falsch gekennzeichnete Dateien führen zu Informationsbrüchen, Unübersichtlichkeit und damit zu Chaos. Wenn dann noch Kollegen krank sind oder das Unternehmen verlassen, ist deren Wissen nicht (länger) verfügbar. Damit brauchen andere Mitarbeiter für ihre normalen Aufgaben mehr Zeit. Und viel Glück jedem Neuling, der sich in ein bestehendes Chaos einarbeiten muss!

Wenn Sie also Ihre internen Arbeitsabläufe adaptieren, um diese Herausforderungen anzugehen, beachten Sie die folgenden Hinweise. Sie ermöglichen eine transparente Organisation der digitalen Assets in Unternehmen, gehen dabei ganzheitlich auf deren Sicherheit ein und unterstützen die Kommunikation im Team.

Tipp 1: Klare Richtlinien statt Chaos und Unsicherheit

Marketingexperten müssen häufig Projekte realisieren, bei denen verschiedene weitere Abteilungen involviert sind. Hierbei gewährleistet eine einheitliche und transparente Kommunikation, dass die Markenkonformität gewahrt bleibt. Das lässt sich zum einen über einen Brand Styleguide erreichen, der allen Beteiligten offen zur Verfügung steht.

Weiterhin muss auch geklärt werden, in welcher Form Standards, Sicherheitsfragen und Nutzungslizenzen für Assets unternehmensintern adressiert werden. Zum Beispiel, welche Schlagwörter Assets haben müssen, dass Kollegen aus anderen Abteilungen sie mühelos suchen und finden können. Hierbei können Unternehmenswikis helfen, die entsprechendes Wissen sammeln und das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfachen.

Tipp 2: Zentralisierte Anwendungen als gemeinsame Basis nutzen

Logos sind ein perfektes Beispiel für unternehmensweit genutzte Assets, die sich häufig ändern und in verschiedenen Dateiformaten oder Materialien vorkommen können. Andere Bilder erfordern eine Einverständniserklärung oder unterliegen Nutzungsbedingungen. Sowohl die Dateien als auch die dazugehörigen Informationen müssen allen Mitarbeitern zugänglich sein.

Kostenlose Cloud-Lösungen wie Google Drive oder Dropbox sind dafür aber hinsichtlich Funktionsumfang oder Sicherheit oft unzureichend. Ein professionelles Digital Asset Management (DAM)-System organisiert die Assets einschließlich zugehöriger Lizenzen und Versionen an einem zentralen Ort.

Die in der Bibliothek gespeicherten Dateien lassen sich über Schnittstellen in den benötigten Dimensionen in Echtzeit abfragen oder bereitstellen, unabhängig ob sie auf einer Webseite, einem Onlineshop oder als Download für eine Weiterverarbeitung eingesetzt werden. Dank intelligenter Verschlagwortung organisiert eine DAM-Software die gespeicherten Inhalte automatisch.

Tipp 3: Rechtlich abgesichert sein und bleiben

Der Schutz von Persönlichkeitsrechten ist enorm wichtig. Daher muss klar sein, welche Fotos für welche (internen oder öffentlichen) Zwecke verwendet werden dürfen und ob darauf abgebildete Personen ihr Einverständnis erteilt haben. Manche Dinge regelt das Copyright, andere werden über eine Model Release-Vereinbarung festgelegt.

DAM-Systeme erleichtern den Umgang mit diesen Fragen, da die Assets bereits mit den entsprechenden Informationen verknüpft gespeichert werden können. Auf diese Weise ist jedem Nutzer sofort ersichtlich, ob Fotos auch für öffentliche Zwecke z.B. in den sozialen Medien verwendet werden dürfen oder nicht.

Tipp 4: Collaboration Software – Cloud oder lokal?

Die Remote Teamarbeit ist Realität. Da die Mitarbeiter nicht länger am gleichen Ort tätig sind, stellt sich auch die Frage der IT-Infastruktur neu. Der Trend geht weg von lokalen oder unternehmensinternen Serverinstallationen und hin zu Cloud-Anwendungen. Gerade bei Unternehmenssoftware bietet dies Vorteile, da mit einem Browser– oder App-Zugang die Installation entfällt und Wartung vom Anbieter übernommen wird.

Das entlastet einerseits die firmeneigene IT, und ermöglicht andererseits auch kürzere Onboarding-Zeiten. Auch das Ausfallrisiko ist kleiner, da cloud-basierte Dienste die Daten dezentral hosten und sie somit an mehr als nur einem physischen Standort gesichert sind.

Canto, das professionelle DAM-System, ist eine Software, die alle Merkmale erfüllt und so die Remote Teamarbeit ideal unterstützt. Überzeugen Sie sich selbst, was Canto für Sie tun kann, mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion oder lassen Sie sich von unseren Experten für Ihren individuellen Anwendungsfall beraten.