SharePoint und Digital Asset Management

Wenn wir mit Kunden sprechen, ergeben sich eine Menge Fragen, insbesondere in der anfänglichen Planungsphase. Eine Frage, die wir besonders häufig hören, ist diese: “Inwiefern unterscheidet sich SharePoint eigentlich von Digital Asset Management?”

Diese Unklarheit hat einen Grund: SharePoint kann digitale Assets aufbewahren, organisieren und teilen; somit verfügt es über einige der grundlegenderen DAM-Funktionen, wie z. B. die Speicherung von Dokumenten in der Medienbibliothek. Benötigt Ihr Unternehmen also wirklich noch ein DAM-System, wenn Sie schon SharePoint verwenden? Die klare Antwort lautet: Ja – denn SharePoint ist nicht in der Lage, ein DAM-System vollständig zu ersetzen, doch können beide einander gut ergänzen.

DAM bietet eine ganze Reihe an Vorteilen, die SharePoint nicht hat. Gepaart mit dem vollen Potenzial eines DAM-Systems wird aus SharePoint ein besseres, kompatibleres System. In diesem Artikel betrachten wir die Unterschiede zwischen SharePoint und DAM und untersuchen genauer, wie eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen neue Anwendungsmöglichkeiten und Synergien schafft.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist laut Microsoft ein Programm, das Organisationen beim Erstellen von Webseiten unterstützt. Es soll von jedem Endgerät aus verwendet werden können und als sicherer Ort zur Speicherung, Organisation und Freigabe von Informationen dienen. Dazu benötigt man lediglich einen Webbrowser, zum Beispiel Internet Explorer, Chrome oder Firefox.

Was ist Digital Asset Management?

Systeme für Digital Asset Management (DAM) helfen dabei, digitale Assets zu speichern und diesen Dateien Metadaten zuzuordnen. Damit werden die Bilder, Videos, Logos, Dokumente und andere Marken-Assets leichter auffindbar und können schneller verwendet werden. Ein DAM-System bietet zusätzlich aber noch viele weitere Funktionen, zum Beispiel um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden oder um Inhalte schnell und effizient zu teilen.

Wie unterscheiden sich die Systeme?

SharePoint ist für einige sehr genau definierte Arbeitsabläufe konzipiert. Seine Haupteinsatzgebiete sind die Erstellung von Webseiten und die Verwaltung von Informationen. Digital Asset Management deckt wesentlich mehr Anwendungsbereiche ab und findet überall dort Verwendung, wo große Mengen digitaler Assets verwaltet, weiterverarbeitet und geteilt werden müssen.

Diese Dinge erledigen DAM und SharePoint beide effektiv:

• Teilen und Verlinken von Assets
• Versionskontrolle
• Administrative Funktionen für verschiedene Benutzertypen
• Dateien hoch- und herunterladen

Aufgaben, die DAM effektiv erledigt, für die SharePoint aber erst entsprechend konfiguriert werden muss oder nicht komplett bewältigen kann:

• Einrichten von Workflows
• Erstellen von Metadaten
• Handhabung vieler verschiedener Dateiformate
• Operationen für viele Assets gleichzeitig durchführen
• Erstellen eindeutiger ID-Codes für digitale Assets
• Erweiterte Suchfunktionen
• Klassifizierung der Inhalte anhand von Metadaten

Workflows für SharePoint und Digital Asset Management

Wie SharePoint funktioniert

SharePoint erstellt Seiten und Unterseiten, die von Teams benutzt werden können. Die SharePoint Site (oder SPS) ist der Ort an dem Sie und Ihr Team zusammenarbeiten und über den Sie Informationen teilen und darauf zugreifen können. Das nachfolgende Diagramm (unten) erläutert, wie Ihre Benutzer die SPS verwenden und so verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten können.

Wie das Diagramm zeigt, kann jedes Team auf seine SPS zugreifen und dann Inhalte von der SharePoint Site der Firma ziehen. Es ist für Teams auch möglich, auf die SPS von anderen Teams zuzugreifen. Wenn SharePoint so eingesetzt wird, funktioniert es fast wie eine sehr viel abgespecktere Version eines DAM-Systems.

Wie Digital Asset Management funktioniert

Digital Asset Management-Software arbeitet anders. Digital Asset Management-Software funktioniert anders. Indem sie einen zentralen Speicherort für die Assets bereitstellt, wird der Prozess verschlankt. Das Diagramm unten veranschaulicht das.

Wie Sie sehen, speichert ein DAM-System – wie z. B. Canto – alle Assets an einem zentralen Ort, wodurch die Zusammenarbeit vereinfacht, Arbeitsabläufe erleichtert und Markenkonsistenz optimiert wird. Die in Canto hochgeladenen Assets können mit Metadaten versehen und entsprechend kategorisiert.

So arbeiten SharePoint und Canto zusammen

Wir bieten eine Integration von Canto mit SharePoint an, die es Ihnen erlaubt, die Vorteile beider Programme zu nutzen. So arbeiten die Systeme Hand in Hand, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Das folgende Diagramm veranschaulicht das noch einmal genauer.

Dank der Integration können die verschiedenen Teams Canto als zentralen Speicherplatz für alle Assets nutzen und diese gleichzeitig in Sharepoint verwenden. Dadurch gibt es keine Dateiduplikate mehr, die Metadaten bleiben den Assets zugeordnet – und Sie und Ihre Mitarbeiter können stets die aktuellste Version des Assets mit anderen teilen. Sie profitieren von den Vorteilen beider Systeme.

Wann sich SharePoint ohne DAM-Integration empfiehlt

Wenn Sie ein System mit Basisfunktionalität suchen, über das Sie an kleineren Projekten zusammenarbeiten können, ist SharePoint eine passende Option. Allerdings eignet es sich nicht für Teams, die große Dateien benötigen oder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

Wann empfiehlt sich eine DAM-Lösung ohne SharePoint?

Die Vorteile eines Digital Asset Management-Systems bieten weitaus mehr als nur die Möglichkeiten von SharePoint. Wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen, z. B. schnelle und einfache Freigabe von Dateien, zentrale Speicherung großer Assets, optimierte Workflows, Digital Rights Management und schnelle Verbreitung, dann empfiehlt sich eine Digital Asset Management-Lösung.

Die eigentliche Frage ist dann eher, ob Sie immer noch SharePoint brauchen? Falls Sie nicht mehr innerhalb der SPS zusammenarbeiten und einen anderen Workflow erstellen wollen, können Sie die DAM-Software ohne SharePoint verwenden. Mehr darüber erfahren Sie im nächsten Absatz.

Wann ist eine Integration von SharePoint und DAM sinnvoll?

Wenn Sie Ihre Workflows in SharePoint beibehalten möchten, und die SPS auch weiterhin Teil Ihrer Projektarbeit sein soll, Sie aber zusätzlich einen leistungsstarken, zentralen Speicher -und Verwaltungsort für Ihre Assets benötigen, empfiehlt sich die Integration von Sharepoint und Digital Asset Management.

Abschließende Erkenntnisse

Da Sie nun den Unterschied zwischen Digital Asset Management (DAM) und SharePoint kennen und wissen, wie eine Integration SharePoint aufwertet, können Sie Ihre SPS- und DAM-Workflows effizienter gestalten.