Slack Dateispeicher – das sind die 5 größten Vorteile
| 20. März 2020
Slack, die beliebteste Messaging-Anwendung für Unternehmen, verfügt über eine Funktion, die bislang weniger beachtet wurde: den Slack Dateispeicher. Slack hostet Dateien ähnlich wie andere Cloud-Speichersysteme. Slack-Benutzer übersehen diese Funktion oft und nutzen sie kaum, dabei bietet sie viele Vorzüge. Hier sind die fünf wichtigsten dynamischen Vorteile für Ihr Unternehmen.
1. Schnellere Projekte im Team
Übersichtliche Arbeitsabläufe sind das A und O für Unternehmen – und mit Slack als Kommunikations-Tool und Dateispeicher ist das kein Problem. In Slack gespeicherte Dateien lassen sich schnell für die Teammitglieder freigeben, und die Benutzer brauchen keine zusätzliche Software um ihre Aufgaben zu erledigen.
Darüber hinaus bietet Slack mehrere verschiedene Möglichkeiten, wie eine größere Gruppe von Beteiligten Dateien gemeinsam nutzen können. Dank dieser Optionen sind die Teammitglieder in der Lage, die Projekte auf dem neuesten Stand zu halten. Je mehr Möglichkeiten es für die gemeinsame Nutzung von Dateien gibt, desto höher sind die Chancen, dass die Dateien die entsprechenden Personen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Slack bietet den Nutzern umfangreiche Upload-Optionen, wie z.B. die Übertragung von Dateien direkt von ihrem Computer aus. Damit haben die Mitglieder einen Ansatzpunkt, wenn sie von zu Hause oder außerhalb des Büros am Projekt arbeiten wollen. Ferner können sie einen Link direkt aus dem Cloud-Speicher veröffentlichen. Das macht Arbeitsprojekte übersichtlicher, die wiederum schneller und präziser abgeschlossen werden können.
Mit dem Fernzugriff kommt außerdem die Möglichkeit der Freigabe von Dateien auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets hinzu, die Teammitglieder unterwegs benutzen.
2. Noch bessere Kommunikation
Indem Sie in Slack Dateien teilen und ihre Grundideen und Kommentare ergänzen, können Sie nah am Thema bleiben und das meiste aus der Unterhaltung herausholen. Da jeder geteilten Datei relevante Informationen hinzugefügt werden, fördert dies die Kommunikation und vermeidet Unklarheiten. Die Dateien erreichen auch eine größere Gruppe von Personen, wenn sie über Slack-Kanäle ausgetauscht werden, die vielen Personen zugänglich sind. Das spart Zeit, da die Beteiligten keine Ressourcen oder Produktivität aufwenden müssen, um die gemeinsame Datei zu erläutern.
Angenommen, ein Mitarbeiter postet ein projektrelevantes Video über Bienen. Anstatt nun erst die Relevanz des Videos zu erläutern, fügt er dem gemeinsamen Anhang einfach die nötigen Angaben hinzu (“Foto einer Biene auf einer Blume; veranschaulicht den Naturaspekt des neuen Projekts”) und kann so übersichtliche Erläuterungen anfügen. Das ist einer der wesentlichen Vorteile, die die der Slack Dateispeicher für die Projektarbeit bietet.
3. Nützliche Integrationen
Das langfristige Ziel des Speicherns von Dateien in Slack ist ihre Freigabe in Unterhaltungen oder Kanälen. Jedoch fehlt in Slack eine Funktion zur Verwaltung der Metadaten, mit denen sich Dateisuche und -freigabe optimieren lassen. Die Lösung bsteht in der Integration mit dem Digital Asset Management (DAM)-System Canto, einer Software, die unter anderem eine leistungsfähige Metadatenverwaltung bietet.
Durch diese Integration lassen sich die potenziellen Nachteile von Slack überwinden. Außerdem wird gewährleistet, dass die Benutzer beim Start eines neuen Projekts sofort produktiv arbeiten können. Die DAM-Software synchronisiert sich mit Slack, um gespeicherte Bilder sofort mit anderen Teammitgliedern zu teilen.
Sie verwendet außerdem Metadaten, anhand derer die Benutzer nach bestimmten Bildern suchen können. Das beschleunigt die Freigabe, sodass die Projekte schneller fertiggestellt werden können. Haben sich die Benutzer an die Metadaten-Funktion gewöhnt, werden sie zunehmend relevantere Bilder und Dateien mit den Teammitgliedern teilen, was die Genauigkeit der Projekte erhöht.
4. Verbesserte Genauigkeit
Die Projektgenauigkeit verbessert sich immens, wenn Dateien rechtzeitig innerhalb einer Sitzung oder eines Gesprächs ausgetauscht werden. Angenommen, die Mitarbeiter besprechen ein Projekt, für das einige Markenlogos erforderlich sind. Ein Benutzer teilt eine Datei in der Unterhaltung und ergänzt wichtige Angaben dazu. Alle anderen Teilnehmer können die Datei und die nützlichen Informationen einsehen und bleiben bei der Erstellung auf demselben Stand. Projekt und Besprechung werden somit insgesamt viel transparenter.
In Slack gespeicherte Dateien können durchsucht werden. Wenn man sich mitten in einer Teambesprechung oder einem privaten Gespräch befindet, kann das ein entscheidender Faktor sein. Auch haben die Beteiligten nach der Freigabe von Dateien an ein bestimmtes Teammitglied noch zukünftig Zugriff auf diese Dateien. Die Slack-Suche ergänzt dabei den Versuch, eine gemeinsam genutzte Datei abzurufen. Letztendlich kann der Empfänger einer Datei, die im Rahmen einer Unterhaltung geteilt wurde, diese jederzeit abrufen und einsehen.
5. Mehr Sicherheit
Slack ist als Unternehmen stolz auf seine Sicherheit, und das gilt auch für die Sicherheit von Dateien. Die Anwendung bietet eine Datenverschlüsselung zur Sicherung von Dateien an und arbeitet für die Maximierung der Effektivität mit externen Sicherheitsfirmen und Beratern zusammen. Auch halten sie Standards in verschiedenen Sicherheitsmodulen ein, die transparent auf ihrer Website aufgeführt sind. Unternehmen werden ständig über neue Aktualisierungen und Standards informiert, die Slack festlegt, um in Sachen Sicherheit keine Risiken einzugehen.
Außer der Dateiverschlüsselung gewährleistet Slack die Sicherheit Ihrer Dateien bei Gruppenunterhaltungen. Dateien, die Ihrem Online-Speicher entnommen und in Nachrichten ausgetauscht werden, bleiben geschützt und sind nur den vorgesehenen Benutzern zugänglich. Diese beiden Schutzmaßnahmen sorgen dafür, dass der gesamte Slack Dateispeicher sicher ist, egal was Sie mit den Dateien machen, wenn Sie Slack verwenden. Auf diese Weise können die Mitglieder freier über vertrauliche Unternehmensthemen kommunizieren.
Unternehmen nutzen den Slack Dateispeicher dann optimal, wenn ihre Mitarbeiter die zentralen Funktionen und Möglichkeiten des Systems verstehen. Schöpfen Sie dieses Potenzial aus und erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen, indem Sie die Art und Weise optimieren, wie Ihre Firma Slack zur Speicherung von Dateien einsetzt.