16 wichtige Tipps, um das passende Digital Asset Management-System zu finden

Digital Asset Management (DAM) Anwendungen wie Canto schaffen Ordnung im Datei-Chaos und führen Bilder, Videos und weitere Assets in einer einfach zu bedienenden Medienbibliothek zusammen. Wer auf eine professionelle DAM-Lösung umsattelt, kann mehr aus seinen digitalen Assets herausholen und so Wochen – oder sogar Monate – zurückgewinnen, die man sonst jedes Jahr mit der Suche nach Dateien verliert.

Allerdings ist es nicht immer so einfach, den richtigen DAM-Anbieter zu finden. Welche Funktionen sind Ihnen besonders wichtig? Was müssen Sie wissen, um die einzelnen Alternativen miteinander vergleichen zu können?

Um Ihnen die Suche zu erleichtern, haben wir eine Checkliste mit Fragen zusammengestellt. Mithilfe Ihrer Antworten können Sie sicher die für Ihr Team am besten geeignete DAM-Lösung finden.

1. Gibt es eine Suchfunktion?

Die Bestände Ihrer Medienbibliothek nützen Ihnen nicht viel, wenn Sie sie nicht wiederfinden können. Eine leistungsfähige Suchfunktion ist daher unverzichtbar.

Neben der standardmäßigen Stichwortsuche kann ein fortschrittliches DAM-System auch nach Urheber, Datum, Projekt, Dateityp und vielen weiteren Kriterien filtern. Dank Funktionen wie Smart Tags und Bilderkennung lassen sich Assets auch dann über eine Suche wiederfinden, wenn Sie manuell keine Schlagwörter hinzugefügt haben.

2. Kann das System skalieren?

Ehe Sie sich für ein bestimmtes DAM-System entscheiden, müssen Sie herausfinden, ob und wie es mit dem Wachstum Ihrer Asset-Bestände Schritt halten kann. Können Sie den verfügbaren Speicherplatz jederzeit per Knopfdruck erweitern? Wie sieht es mit der Erweiterung der Anzahl der Benutzer aus, wenn sich Ihr Team vergrößert?

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto entscheidender ist eine zentrale Medienbibliothek, auf die man problemlos zugreifen kann. Planen Sie daher vorausschauend und entscheiden Sie sich für ein DAM-System, das Ihnen auch in den kommenden Jahren noch gute Dienste leisten wird.

3. Lässt sich das System anpassen?

Jedes Unternehmen ist ein spezielles Ökosystem aus Personen, Prozessen und Praktiken. Ihr DAM-System muss in der Lage sein, sich an Ihre Anforderungen anzupassen, egal wie diese aussehen.

Existieren benutzerdefinierbare Felder für die Kategorisierung von Assets? Können Sie externe Portale mit Firmenlogos, Farben und Bildmaterial versehen, so dass sie Ihrer Marke entsprechen?

Berücksichtigen Sie auch, wie einfach sich die Anpassungen umsetzen lassen. Reicht es, ein paar einfache Einstellungen vorzunehmen, oder müssen Sie dafür erst seitenweise eigenen Programmcode schreiben?

4. Wie schnell kann man sich einarbeiten?

Das Tolle an einer DAM-Medienbibliothek ist, dass Sie sie für jeden zugänglich machen können, der auf Ihre Assets zugreifen möchte – vorausgesetzt, die Benutzer wissen, wie sie damit umgehen müssen.

Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Endanwendern den schnellen Einstieg. Komplexere Systeme erfordern möglicherweise eine intensivere Schulung, sowohl für die Administratoren, die Ihre Assets verwalten, als auch für die Personen, die sie abrufen möchten.

5. Wie geben Sie Metadaten ein?

Ein gutes DAM-System speichert nicht nur die Assets, sondern setzt sie auch in einen Kontext.

Metadaten sind Zusatzinformationen, die Sie für jedes Asset bereitstellen. Dazu zählen beispielsweise Schlagwörter, Datum, Urheberrecht, Produktlinie, Genehmigungsstatus und alle weiteren Informationen, die für Ihr Unternehmen hilfreich sind. Achten Sie darauf, dass Ihre DAM-Lösung eine automatische Metadaten-Verwaltung ermöglicht, damit Sie die Dateien präzise organisieren können und Ihnen aufwändige Dateneingabe erspart bleibt.

6. Lässt sich die Lösung mit Ihren anderen Anwendungen integrieren?

Integrationen erleichtern Ihre Arbeitsabläufe und ersparen Ihnen das ständige Herunterladen von Assets, die Sie dann an anderer Stelle wieder hochladen müssten.

Achten Sie darauf, ob Integrationen mit Design-Werkzeugen wie z. B. Adobe standardmäßig möglich sind, sodass Sie Ihre Assets einfach erstellen und bearbeiten können. Mit Integrationen für soziale Medien können Sie Bilder direkt aus Ihrer Medienbibliothek heraus freigeben. CMS-Integrationen ermöglichen eine schnellere Veröffentlichung von Assets auf Ihrer Webseite.

Benötigen Sie speziellere Integrationsmöglichkeiten? Dann sollte Ihr DAM eine robuste API bereitstellen, so dass Ihre Entwickler es mit jeder beliebigen Anwendung verknüpfen können.

7. Ist das System videofähig?

Wenn Videos Teil Ihrer Content-Strategie sind, müssen Sie darauf achten, dass Ihr DAM-System auch Videoinhalte verarbeiten kann. Bietet es die Möglichkeit, Videodateien in der Vorschau anzuzeigen, ohne diese zuvor herunterzuladen? Können Sie Videos zuschneiden, sodass Sie nur die jeweils benötigten Clips herunterladen können? Gibt es eine Integration mit PremierePro?

Nicht alle DAM-Systeme sind videokompatibel. Sofern Sie also mit vielen Video-Assets arbeiten, empfiehlt sich ein Test vor dem Kauf.

8. Ist das System cloud-basiert?

Vor Ort installierte DAM-Lösungen erfordern eine Menge IT-Ressourcen, um die Server einzurichten und zu warten und um ein angemessenes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Der Zugriff auf Assets von außerhalb des Unternehmens kann umständlich sein, und wenn Ihr Unternehmen wächst, ist die Anschaffung neuer Hardware unabdingbar.

Zum Glück gibt es eine praktikablere Alternative. DAM-Anbieter, die ihre Software als Dienstleistung (Software as a Service, SaaS) bereitstellen, hosten ihre Assets sicher in der Cloud. Da Sie keine Hardware warten müssen, gibt es auf für Firmen mit kleinen IT-Teams keine Einstiegshürde. Darüber hinaus zahlen Sie nur für die Ressourcen, die Sie tatsächlich nutzen. Außerdem können Sie problemlos weitere Benutzer hinzufügen oder die Speicherkapazität erhöhen.

9. Können Sie von mobilen Geräten aus auf Ihre Assets zugreifen?

Heutzutage ist jeder mobil unterwegs, und manchmal müssen wichtige Assets auch unterwegs verfügbar sein.

Daher wollen Sie gewiss eine DAM-Lösung mit einer Benutzeroberfläche, die schnell und sicher von allen mobilen Geräten aus zugänglich ist. Das schließt Smartphones, Tablets und Laptops mit ein. Somit können Teammitglieder, die von zu Hause oder unterwegs arbeiten, von jedem Ort aus auf alles zugreifen, was sie benötigen.

Wenn Sie eine mobile App für Ihr DAM verwenden möchten, achten Sie darauf, dass sie alle erforderlichen Funktionen bietet. Manche Mobil-Apps bieten nur eine abgespeckte Version der Anwendung mit eingeschränktem Funktionsumfang.

10. Wie fügt sich das neue DAM-System in Ihre Teamstruktur ein?

Ein DAM-System in ein bestehendes Ökosystem aus Benutzern und Arbeitsabläufen einzufügen, erfordert möglicherweise ein paar Anpassungen hinsichtlich der Arbeitsweise Ihres Teams. Bestimmen Sie, wer auf welche Assets zugreifen muss, wer die Assets zur Verwendung freigeben soll und wer die Verantwortung für Ihre neue und verbesserte Medienbibliothek übernehmen wird.

11. Können Sie verschiedenen Benutzern unterschiedliche Berechtigungen zuweisen?

Damit eine DAM-Medienbibliothek dem gesamten Unternehmen dienlich ist, müssen die Administratoren festlegen können, wer worauf Zugriff haben soll.

Admins brauchen Zugriff auf alles und sollten außerdem in der Lage sein, Assets zur Verwendung freizugeben. Andere Benutzer benötigen möglicherweise nur Zugriff auf bestimmte Teilbibliotheken, ausgewählte Assets oder Bildversionen mit niedriger Auflösung.

Mit flexiblen Berechtigungen erhält jeder Benutzer Zugriff auf exakt das, was er braucht.

12. Wie optimiert das System Ihre Arbeitsabläufe?

Skizzieren Sie Ihre Abläufe und überlegen Sie, wo ein besseres Digital Asset Management überflüssige Schritte eliminieren könnte. Auf diese Weise können Sie bestimmen, welche Funktionen Sie priorisieren sollten.

Muss Ihr Marketing-Team ständig Asset-Anfragen bearbeiten? Dann empfiehlt sich ein DAM-System, bei dem andere Teams sich direkt aus einer Medienbibliothek mit vorher freigegebenen Inhalten bedienen können. Sie wollen Bilder von externen Fotografen in sozialen Netzwerken veröffentlichen? Dann achten Sie darauf, dass Sie flexible Möglichkeiten zum Hochladen haben, damit jeder Bilder direkt in Ihre Bibliothek einpflegen kann – wo auch immer er sich befindet.

13. Gibt es Funktionen für Berichte und Analysen?

Wenn Sie alle Ihre Assets an einem Ort zentralisieren, ist das nicht allein eine Frage der Effizienz. Es verschafft Ihnen außerdem einen besseren Überblick über Ihre Asset-Bibliothek.

Aussagekräftige Berichte und Analysen geben Aufschluss darüber, wie Ihre Assets verwendet werden. Wenn bestimmte Assets sehr stark genutzt werden, empfiehlt es sich möglicherweise, weitere Assets dieser Art zu erstellen. Sie können erkennen, ob wertvolle Dateien nicht ausreichend genutzt werden oder andere Muster entdecken, anhand derer Sie Ihre Content-Strategie verfeinern können.

DAM-Systeme tragen auch dazu bei, Ihre Assets vor Missbrauch zu schützen, indem sie den Überblick darüber behalten, wer was herunterlädt.

14. Ist das System sicher?

Indem Sie sicherstellen, dass Ihr DAM-Anbieter die richtigen Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle verwendet, schützen Sie Ihre digitalen Assets. Fragen Sie sich also: Wo werden Ihre Assets gespeichert? Ist das Rechenzentrum sicher? Ein vertrauenswürdiger DAM-Anbieter muss das Thema Sicherheit offen zur Sprache bringen.

15. Welche Reputation hat der Anbieter?

Entscheiden Sie sich für einen vertrauenswürdigen, renommierten Anbieter, der bereits erfolgreich DAM-Lösungen für große Marken anbietet. Das Thema Digital Asset Management ist komplex, und es braucht Zeit, um die nötige Expertise zu entwickeln, um Kunden optimal zu unterstützen.

Informieren Sie sich und lesen Sie unabhängige Bewertungen. Achten Sie insbesondere auf Bewertungen über die Punkte, die Ihnen am wichtigsten sind – ob es nun um Sicherheit, Kundenservice oder Benutzerfreundlichkeit geht.

16. Wie gut ist der Kundensupport?

Achten Sie darauf, dass der DAM-Anbieter Ihrer Wahl Ihr Team optimal unterstützt, mit echter Kundenpflege und einem engagierten Support-Team. Die Verwendung von Digital Asset Management ist ein kontinuierlicher Prozess, keine einmalige Implementierung.

Wenn Sie mit potenziellen Anbietern Kontakt aufnehmen, sollten Sie sie wissen lassen, wonach Sie suchen und auf welche Weise Sie es implementieren wollen. Verschaffen Sie sich ein Gefühl dafür, wie schnell die Anbieter reagieren und wie sie mit Ihnen interagieren. Achten Sie auf Merkmale, anhand derer Sie einen Anbieter mit gutem Kundenservice erkennen können.

Für weitere Tipps zum Einstieg ins Digital Asset Management, werfen Sie doch einen Blick in unser kostenloses E-Book: Digital Asset Management für Einsteiger