Schluss mit ineffizienter Arbeit mit Google Drive – Zeit für ein Digital Asset Management System

Seit 2020 hat sich unsere Arbeitsweise gewandelt: Viele von uns arbeiten heute völlig ortsungebunden oder in hybriden Arbeitsverhältnissen. Um Ihre Dateien dort zu speichern, wo Ihre Teamkollegen sie finden können, bleibt Ihnen nur der Weg in die Cloud – in unserem Fall auf Google Drive. Zwar sind Sie gut organisiert, doch trotzdem passiert es Ihnen immer wieder, dass wichtige, von Ihnen und Ihrem Team benötigte Dateien verloren gehen.

Nur zu oft suchen Sie nach einem Asset, doch egal welchen Suchbegriff Sie eingeben, es wird nie die neueste Datei angezeigt. Für diese permanenten Such- und Rettungsaktionen nach wichtigen Marketing-Assets geht eine Menge Zeit drauf. Und selbst wenn Sie die Datei gefunden haben, müssen Sie häufig erst um eine Freigabe zur Ansicht oder Bearbeitung bitten, was eine noch längere Wartezeit zur Folge haben kann, wenn Ihr Kollege in einer anderen Zeitzone sitzt oder, schlimmer noch, gar nicht erreichbar ist.

Zeit, sich von Google Drive zu verabschieden

Google Drive ist ein Dateispeichersystem, das sich vielleicht zur Verwaltung Ihrer persönlichen Daten ganz gut eignet. Allerdings fehlt es Google Drive an einer Reihe von Funktionen, die es nur in einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung gibt. Beim Vergleich von Google Drive und DAM werden Sie feststellen, dass eine DAM-Lösung alle die Funktionen bietet, die Sie sich in Google Drive wünschen würden – angefangen bei Möglichkeiten zur besseren Kollaboration über die bessere Durchsuchbarkeit und vieles mehr. Ein DAM-System ist hochgradig konfigurierbar und bietet Ihren Redaktionsmitarbeitern das, was auch knapp die Hälfte der Befragten in unserer Umfrage zum Stand digitaler Inhalte 2023 als wünschenswert für die bessere Erstellung von Inhalten nannten: eine gute Organisation.

Angesichts der Funktionen, die eine DAM-Lösung bietet, fragen Sie sich sicher, weshalb Sie sie nicht schon längst haben. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese beiden unterschiedlichen Anwendungen – die eine auf Ihr Team zugeschnitten (wie ein DAM-System), die andere nicht – es ist Zeit für einen Vergleich von Google Drive und DAM.

Vergleich Google Drive und DAM: Die wichtigsten Unterschiede

In der Vergangenheit mag Google Drive ein guter Einstiegspunkt zum Speichern von Dateien gewesen sein, doch Ihr Team braucht eine Lösung, die optimal auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Da lässt Google Drive viel zu wünschen übrig: DAM-Benutzer arbeiten mit fast dreifacher Wahrscheinlichkeit effizienter als diejenigen, die zum Speichern von Inhalten andere Anwendungen nutzen. Ganz zu schweigen davon, dass sie im letzten Jahr dreimal häufiger als andere einen signifikanten Anstieg des ROI für ihre Inhalte verzeichnen konnten (das alles können Sie in unserer Studie Digitale Inhalte: Der Stand der Dinge (Ausgabe für 2023) nachlesen). Der Umstieg auf eine DAM-Lösung ist ein kleiner Schritt, der Ihre Effizienz und Ihren ROI erheblich beeinflussen kann. Worauf warten Sie noch? Verlieren wir keine Zeit mehr! Hier sind die wichtigsten Unterschiede im Vergleich von Google Drive und DAM, die Ihr Team weiterbringen werden:

1. Eine gut organisiertes DAM-System

Sie vergeuden wertvolle Zeit, wenn Sie Google Drive durchforsten, anstatt ein DAM-System als einheitliche Informationsquelle für Ihre Dateien und Assets zu nutzen. Eine DAM-Lösung bietet Ihnen wesentlich mehr als nur Ordner und Unterordner. Das Organisieren mit einem DAM-System bedeutet, dass Sie künstliche Intelligenz für sich arbeiten lassen. Überlassen Sie es der DAM-Software, Ihre digitalen Assets beim Hochladen automatisch mit Kennzeichnungen, Kategorien und Schlagwörtern zu versehen, wodurch sie automatisch durchsuchbar werden. Sie können später jederzeit weitere Schlagwörter mit so viel oder so wenig Kontext hinzufügen, wie Sie möchten. Sämtliche Metadaten können Sie dann als Suchbegriffe verwenden.

2. Verbesserte Suchfunktion, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

Die Suchfunktion in Google Drive genügt wohl kaum einem Unternehmen, denn ihr fehlt die Metadatenkomponente. Anhand der Metadaten heben sich DAM-Systeme von anderen Lösungen ab: Sie bieten umfassendere Suchfunktionen, die Sie bei Google Drive vergeblich suchen. Ein DAM-System wie Canto erlaubt Ihnen eine Suche nach Kategorien, Metadaten, Beschreibungen und sogar nach alten Kommentaren. Wenn Sie eine DAM-Software nutzen, bieten sich Ihnen mehr Suchmöglichkeiten und Sie können bei der Suche viel Zeit sparen – insbesondere, wenn Sie sich bei Namen oder Dateityp nicht ganz sicher sind, aber wissen, aus welcher Kampagne der Inhalt stammt oder welche Farben oder Bilder der Designer ausgewählt hat.

3. Die Zusammenarbeit im Griff

Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, kann Ihre DAM-Lösung als zentrale Drehscheibe für alle Vorgänge dienen, vom Hochladen über die Freigabe bis hin zu Inhalten von und für Drittparteien. Bei einer DAM-Plattform liegt alles an einem Ort. Schluss mit dem Kommentieren und Warten auf eine Freigabe-E-Mail. Mithilfe eines DAM-Systems arbeiten Sie effektiver zusammen, weil Sie die entsprechenden Berechtigungen und Arbeitsabläufe von Anfang an einrichten und Ihr Team so auf dem gleichen Stand halten können.

4. Benutzerrollen: die besten Werkzeuge für die Zusammenarbeit

Ein wesentlicher, aber oft vergessener Vorteil ist die Möglichkeit, Benutzerrollen festzulegen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Inhalte erst dann freigegeben werden, wenn sie fertig sind, und nur an diejenigen, die sie wirklich brauchen. Bei den meisten DAM-Plattformen gibt es ein spezielles System, das den Administratoren der Software Befugnisse zur Verwaltung verleiht, wodurch Sie weniger auf die IT-Abteilung angewiesen sind, wenn Sie Änderungen vornehmen wollen. Benutzerrollen und Zusammenarbeit hängen eng zusammen, wie bereits erwähnt. Durch die Zuweisung von Rollen stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Zugang haben, die ihn auch brauchen. Außerdem können Sie damit externen Agenturen die Möglichkeit geben, ihre Assets auf einfache Weise hochzuladen und mit dem internen Team direkt im System zusammenzuarbeiten, anstatt über E-Mail.

5. Alles dreht sich um die Marke

Ihre Marke auf all Ihren Kanälen konsistent zu halten – von Präsenzveranstaltungen über soziale Medien bis hin zu Vertriebspräsentationen – kann schwierig sein, wenn Ihre Ressourcen über mehrere Ordner in Google Drive verstreut liegen oder auf lokaler Ebene gespeichert sind. Wenn Ihre Nutzer außerdem nicht über die entsprechenden Berechtigungen für Google Drive verfügen, haben sie möglicherweise nicht unmittelbar Zugriff auf die Dateien. Eine DAM-Lösung gestattet es Ihnen, schnell den Zugang zu Dateien zu gewähren oder zu entziehen. Sie können sogar eine bestehende Datei automatisch mit einer neuen aktualisieren und so sicherstellen, dass die aktuellste Version dieses Assets für alle am gewohnten Ort zur Verfügung steht, die es benötigen.

Weiterhin können Sie mit einem DAM-System ein so genanntes “White Labeling” durchführen, d.h. Sie konfigurieren Ihre Lösung markenkonform, so dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, sie hätten Ihre Webseite nie verlassen. Ihre Markenkonsistenz wird somit weiter gestärkt, da sichergestellt ist, dass Ihre Marke bei externen oder kundenorientierten Assets stets präsent ist, während sie für die interne Abteilung stets sichtbar ist.

6. Detaillierte Berichte zu Ihren Assets: Die Daten, von denen Sie bisher nicht wussten, wie wichtig sie sind

Ein Punkt, den man im Zusammenhang mit Datenspeichern oft nicht bedenkt, ist das Reporting. Ein simples Dateispeichersystem wie Google Drive liefert Ihnen hier kaum mehr als die dateibezogenen Aktivitäten der Nutzer, die Sie nur umständlich abrufen können. Zudem ist diese Funktion nur bei einigen (den kostenpflichtigen!) Varianten von Google Drive verfügbar. Sollten Sie Google Drive ohne G Suite verwenden, stehen Ihnen diese Protokolle möglicherweise gar nicht zur Verfügung.

Mit einem DAM-System erhalten Sie jedoch einen detaillierten Überblick über die Nutzeranmeldungen, den Dateispeicher und sogar darüber, welche Dateien freigegeben oder heruntergeladen werden. Diese Art von Berichten zeigt Ihnen, welche Dateien am häufigsten und von welchen Teams genutzt werden.

Außerdem können Sie Ihre Metadaten-Aktivitäten einsehen und gewinnen so Erkenntnisse zu den meist verwendeten Kategorien und – was vielleicht noch wichtiger ist – zu den wichtigsten Suchbegriffen.

7. Und vergessen wir nicht das Bildmaterial!

Wenn Sie mit visuellen Medien arbeiten, kann Google Drive ziemlich unpraktisch sein. Ob nun E-Books, Whitepapers, Infografiken oder Fotos vom letzten Fotoshooting – Sie sollten nach Möglichkeit immer sehen können, was Sie vor sich haben. In Google Drive gibt es keine visuellen Voransichten, wie Kreativ- und Marketing-Teams sie brauchen.

Eine Digital Asset Management-Lösung hingegen ist von vornherein äußerst visuell orientiert. Alles, von Ordnern bis hin zu einzelnen Dokumenten, wird als Abbildung des jeweiligen Assets angezeigt – und nicht einfach nur der Name der Datei. Sie sehen das Branding, die Farben, die Grafiken und den Titel des Dokuments sofort. Das hilft Ihnen möglicherweise dabei, gleich beim ersten Mal das richtige Dokument zu wählen und nicht eines, dessen Erscheinungsbild nicht mehr mit der aktuellen Marke übereinstimmt, oder das vielleicht in einer anderen Sprache verfasst ist – einfach, weil Sie mehr als nur den Titel sehen, ohne darauf klicken zu müssen.

Diese Vorteile bringt ein DAM-System Ihrem Team

Sie denken jetzt wahrscheinlich, dass die Vorteile eine DAM-Lösung mit hohen Kosten verbunden sind und sich nur für große Unternehmen rentieren, für kleine bis mittelständische Unternehmen mit kleiner oder mittlerer Belegschaft jedoch nicht. Das stimmt aber nicht. Gerade kleinere Teams profitieren noch stärker von einer DAM-Lösung.

ROI + Zeitersparnis

Bei kleineren Teams muss die Produktion ständig optimiert werden; für Wartezeiten ist kein Platz. Zudem sind die meisten DAM-Lösungen preislich auf kleinere Teams zugeschnitten – sie sind nicht nur nützlich, sondern bieten auch eine spürbare Rentabilität. Wie schon erwähnt, haben DAM-Nutzer im letzten Jahr dreimal häufiger als andere einen signifikanten Anstieg des ROI für ihre Inhalte verzeichnet.

Organisation

Unabhängig von der Größe Ihres Teams wissen wir, dass Sie viele Aufgaben zu bewältigen haben. Wahrscheinlich ist Ihr Arbeitstag randvoll mit zu erledigenden Aufgaben, vom Kontakt mit externen Agenturen bis hin zur Erstellung von Inhalten (Blogbeiträge, Werbebanner oder beides). Sie können es sich nicht leisten, Ihre Zeit mit der Suche nach Assets zu verschwenden, die Sie zur Entwicklung oder Umsetzung von inhaltsbasierten Kampagnen benötigen. Ein DAM-System gibt Ihrem Team eine einheitliche Informationsquelle für alle Assets an die Hand – einschließlich Ihrer Markenrichtlinien! Die Suche nach den verlorenen Assets erübrigt sich.

Integrationen

Aufgrund der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten können Sie mit einem DAM-System als einheitlicher Informationsquelle Ihre Arbeitsabläufe optimieren – von kreativen bis hin zu produktiven Anwendungen. Es gibt für fast jedes Unternehmen oder jeden Bedarf eine Integration. Damit können Sie direkt aus diesen Anwendungen auf Ihre DAM-Medienbibliothek zugreifen, ohne dass Sie auf Ihrer Suche nach Ihren Dateien zwischen verschiedenen Programmen hin und her wechseln müssen.

Flexibilität

Nicht zuletzt bietet Ihnen eine DAM-Lösung mehr Flexibilität für die Zusammenarbeit mit internen und externen Teams weltweit. Solange Ihr Team eine Internetverbindung hat, haben Sie Zugriff auf alles, was Ihnen das DAM-System bietet. Dadurch können Sie die Zusammenarbeit verbessern, indem Sie Revisionen und Freigaben direkt über Ihre DAM-Software abwickeln, anstatt E-Mails hin- und herzuschicken (bei denen unweigerlich jemand eine Änderung an einer älteren Version als der aktuellen Version anfragt, mit der Sie gerade arbeiten). Eine Digital Asset Management-Lösung optimiert Ihre gesamten Arbeitsabläufe und gibt Ihrem Team eine Verschnaufpause, hauptsächlich weil es sich nie mehr Sorgen über verlorene Assets machen muss.

So könnte die Zukunft Ihres Teams mit einem DAM-System aussehen

Technologien entwickeln sich ständig weiter, genauso wie Ihr Team und Ihre Inhalte. Wir suchen permanent nach Möglichkeiten, unseren Kunden bessere Inhalte zur Verfügung zu stellen und diese Inhalte schnell und ohne Qualitätseinbußen zu erstellen. Beim Vergleich von Google Drive und DAM müssen Sie darauf achten, dass eine DAM-Lösung mit Ihnen und Ihren sich ständig ändernden Zielen auf eine Weise mitwachsen kann, wie es ein einfacher Dateispeicher wie Google Drive niemals könnte.

Die DAM-Anwendungen der Zukunft werden sich noch stärker in andere Systeme integrieren lassen, für mehr Sicherheit und Compliance sorgen und eine bessere Skalierbarkeit und Flexibilität bieten. Auch wenn wir keine Hellseher sind, wissen wir, dass DAM-Lösungen eine zukunftsorientierte Technologie sind. Mit der Wahl eines DAM-Systems entscheiden Sie sich für Innovation, Automatisierung und Wachstum. Eine DAM-Software bildet das Zentrum Ihrer Kreativ- und Marketing-Teams und muss mit Ihrem Team wachsen und sich innovativ entwickeln.

Canto – die beste DAM-Lösung ihrer Art

Falls Sie zukunftsorientiert sind, ist Canto genau das richtige System für Sie. Als weltweit führender Anbieter für Digital Asset Management-Software vertrauen mehr als 2.500 Marken weltweit bei der Verwaltung ihrer digitalen Assets auf Canto als die beste Lösung ihrer Art. Canto unterstützt mittlerweile die Teams von einigen der renommiertesten und innovativsten Marken dabei, ihre Arbeitsabläufe für Kreativ- und inhaltliche Arbeit effizienter zu gestalten.

Mit Canto können Marken jeder Größe ihre digitalen Assets besser in den Griff bekommen, die Zusammenarbeit verbessern, ihr Content Marketing skalieren und ihren Mitarbeitern eine verbesserte Organisation an die Hand geben. Egal, wie die Zukunft aussieht, mit Canto können Unternehmen wie Ihres sich schon jetzt von schwerfälligen, ineffizienten Technologien emanzipieren und zu optimierten und reibungslosen Arbeitsabläufen übergehen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Canto Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, von einen einfachen Dateispeicher zu einer strukturierten, individualisierten DAM-Lösung zu wechseln? Dann vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine persönliche Demo.