Darum ist Versionsverwaltung ein zentraler Bestandteil von Digital Asset Management

Kreative Teams arbeiten heute mit mehr digitalen Inhalten als je zuvor. Das Nachverfolgen von Änderungen und Aktualisierungen an diesen Inhalten gestaltet sich aufgrund des zunehmend hybriden Charakters der Belegschaft ebenfalls sehr viel komplexer.

So arbeiten Teams heutzutage nicht mehr nur innerhalb eines einzigen Büros, sondern sind häufig über mehrere Standorte verteilt und müssen mit Personen außerhalb ihres Unternehmens zusammenarbeiten.

Zwar ermöglicht die Cloud-Technologie es solchen hybriden Teams, auf dieselben Datenbanken mit digitalen Assets zuzugreifen, doch um den Überblick über diese Ressourcen zu behalten und Änderungen über einen längeren Zeitraum zu verfolgen, bedarf es leistungsfähiger Werkzeuge zur Versionsverwaltung.

Was ist Versionsverwaltung?

Werden Dateien an einem zentralen Ort gespeichert, lässt sich viel einfacher eine einheitliche Informationsquelle schaffen, die deren Historie erfasst. Unter Versionsverwaltung versteht man im Allgemeinen verschiedene Hilfsmittel zur Verwaltung von sich verändernden Inhalten und zur Dokumentation, wie sich digitale Assets im Laufe der Zeit verändert haben.

Einfach ausgedrückt: Man kann damit leichter feststellen, ob jemand gerade die richtige Datei verwendet.

Zwar wird die Versionsverwaltung mitunter als eine Möglichkeit betrachtet, die aktuellste Version eines digitalen Assets zu bestimmen, doch ist das nur eine konkrete Einsatzmöglichkeit dieser Funktionalität. Die Nachverfolgung laufender Änderungen an einer Datei, die für einen bestimmten Zweck verwendet wird, läuft in der Regel sehr sequentiell ab.

In Content Management-Systemen und Cloud-Speichern werden Inhalte oft mit Nummern versehen, um die jeweils aktuellste Version zu kennzeichnen (also Version 1.0, Version 1.1, Version 2.0 usw.). Diese Form des Trackings genügt normalerweise zur Verfolgung von Aktualisierungen einer einzelnen Datei, die für ein bestimmtes Projekt verwendet wird. Tatsächlich arbeiten die meisten kreativen Teams jedoch mit mehreren Dateien in verschiedenen Projekten.

Eine Marketingkampagne beispielsweise verwendet oft mehrere Versionen von Inhalten auf verschiedenen Kanälen. Bilder, die für Beiträge in sozialen Medien verwendet werden, unterscheiden sich mitunter von den Versionen, die für digitale Anzeigen oder Webseiten verwendet werden, ganz zu schweigen von physischen, gedruckten Inhalten. Eine bestimmte Bilddatei kann also in mehreren Formaten existieren, um den Anforderungen der verschiedenen Medien und Kanäle gerecht zu werden.

Werkzeuge zur Versionsverwaltung unterstützen Teams bei der Handhabung der verschiedenen Iterationen digitaler Assets, damit sichergestellt ist, dass in jeder Situation die richtige Version verwendet wird. Außerdem speichern sie frühere Versionen einer Datei zusammen mit dem unveränderten Original. Das ist wichtig, wenn Änderungen schnell rückgängig gemacht werden müssen, damit ein Projekt weitergehen kann.

Darum ist Versionsverwaltung wichtig

Einer der größten Vorteile der Versionsverwaltung ist die Effizienz. Wenn Personen schnell die richtige Version eines digitalen Assets finden können, können sie sich wieder dem Projekt widmen und müssen weniger Zeit mit dem Durchforsten von Ordnern auf der Suche nach ähnlich benannten Dateien verbringen. Insbesondere für Abteilungen, die viel mit Inhalten arbeiten, ist das wichtig, wie z.B. für Marketing-Teams, die oft mehr als drei Wochen im Jahr mit der Suche nach den richtigen digitalen Assets verbringen.

Ohne eine Versionsverwaltung, die jede Version einer Datei eindeutig identifiziert, müssen kreative Teams ihre Arbeit oft erneut machen oder ganz von vorne anfangen, auch wenn es vielleicht schon ein passendes Asset gibt.

Anstatt jedes Mal auf das Original zurückzugreifen, könnten sie zum Beispiel einen Videoclip finden, der bereits auf die richtige Länge gekürzt wurde, oder ein Bild, das bereits zugeschnitten und farblich angepasst wurde, um bestimmte Markenvorgaben zu erfüllen.

Wenn ihnen verschiedene Versionen digitaler Assets vorliegen, können die Beteiligten ihre Projekte schneller fertigstellen und brauchen bereits anderweitig erledigte Arbeiten nicht noch einmal zu machen.

Ein weiterer großer Vorteil der Versionsverwaltung ist die Möglichkeit, digitale Rechte über verschiedene Iterationen eines Assets hinweg nachzuverfolgen. Da sich jede Änderung bis zur ursprünglichen Quelldatei zurückverfolgen lässt, kann man viel leichter feststellen, welche Lizenzen daran geknüpft sind und wie die Datei verwendet werden darf.

Das ist vor allem bei gemeinschaftlichen Projekten wichtig, bei denen Dateien von Beteiligten gemeinsam genutzt werden, die möglicherweise verschiedenen Unternehmen angehören oder als freie Mitarbeiter tätig sind.

Jede an einer Datei vorgenommene Änderung hat möglicherweise Auswirkungen auf den urheberrechtlichen Status. Indem man also die sich verändernden Nutzungsrechte über mehrere Versionen hinweg nachverfolgt, kann man mögliche rechtliche Probleme in der Zukunft vermeiden.

Verbesserte Versionsverwaltung durch Digital Asset Management

Digital Asset Management (DAM)-Lösungen vereinen Funktionen zur Versionsverwaltung mit Arbeitsabläufen zum Erstellen von Inhalten und Zugriffssteuerung, um die Verwendung digitaler Assets innerhalb eines Unternehmens nachzuvollziehen und zu verstehen.

Sie stellen eine einheitliche Informationsquelle für sämtliche Inhalte dar und gewährleisten, dass jeder, der mit dem System arbeitet, bei jedem Projekt immer Zugriff auf die ideale Version eines Assets hat.

Sämtliche Inhalte in einem DAM-System enthalten detaillierte Metadaten, aus denen hervorgeht, wie sie im Laufe der Zeit verwendet und verändert wurden. Diese Informationen dienen nicht nur der Erfassung der Historie des Assets, sondern bestimmen auch, wie darauf zugegriffen und es weitergegeben werden darf.

Zwar kann man bestimmten Benutzern Rechte für den Zugriff und die Bearbeitung von Inhalten erteilen, doch bietet DAM-Software weitaus sicherere und effizientere Möglichkeiten für die Weitergabe von Inhalten über Freigabe-Links und Einbettungscodes.

Administratoren können diese Integrationen so konfigurieren, dass immer die richtigen Versionen digitaler Assets an Mitarbeiter oder Klienten weitergegeben werden. In manchen Fällen kann dies bedeuten, dass immer die aktuellste Version bereitgestellt wird. Andererseits kann dies auch für Inhalte gelten, die bereits genehmigt worden sind.

Mit der richtigen Einrichtung können Aktualisierungen der digitalen Assets an alle autorisierten Benutzer weitergegeben werden, ohne dass neue Links oder Einbettungscodes ausgegeben werden müssen. Das trägt wesentlich zur Wahrung der Markenkonsistenz bei gemeinschaftlichen Projekten bei.

Behalten Sie Ihre Assets mit Canto im Griff

Dank der innovativen Smart Albums und Portale in Canto ist es für kreative Teams einfacher denn je, mehrere Versionen ihrer digitalen Assets zu verwalten und sie externen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Umfassende Metadaten und automatische Smart Tags helfen den Beteiligten, die benötigten Dateien schnell zu finden.

Kreativverantwortliche können außerdem spezielle Ordner und Arbeitsabläufe für verschiedene Projekte einrichten, was für mehr Transparenz sorgt, die Versionsverwaltung unterstützt und den Zugriff aller am kreativen Prozess beteiligten Personen auf die Assets sicherstellt, die sie zur effizienten Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Anhand ausführlicher Berichte können Unternehmen nachvollziehen, wie die in Canto gespeicherten digitalen Assets verwendet werden. Außer der Versionsübersicht geben Prüfwerkzeuge auch Aufschluss darüber, wer auf Dateien zugegriffen hat und wo diese gespeichert sind. Darüber hinaus kann Canto mit den weltweit führenden Cloud-Speicherplattformen, Browsern und Anwendungen integriert werden, wodurch Kreativität und Effizienz gesteigert werden.

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