Vier Schritte, die Ihr Digitalteam produktiver machen

Für jede Aufgabe, die regelmäßig erledigt werden muss, sollte es einen Bot geben.

Jedes Mal, wenn wir die Arbeit unterbrechen, um eine Frage zu beantworten, auf eine Nachricht zu antworten oder nach einer Datei zu suchen, schadet das unserer Produktivität und Kreativität. Elon Musk nennt diesen Effekt den “Gedanken-Killer“.

Dennoch scheinen wir den Kontextwechsel – das ständige Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben – als routinemäßiges Element unserer Arbeitsabläufe hinzunehmen. Wir erwarten von uns selbst und unseren Mitarbeitern, dass sie multitaskingfähig sind… und das, obwohl die Beweise belegen, dass wir eine Spezies sind, die nur “uni-tasking” beherrscht und eigentlich permanent beschäftigt ist. Würden wir den Preis des Produktivitätsverlusts unserer Teams berechnen, also all die verlorenen Arbeitsstunden und den verpufften Ideenreichtum beziffern, so würden wir unsere Arbeitsweise grundlegend umgestalten. Dann würden wir unser Arbeitsverhalten ändern und auch die Art und Weise, wie wir digitale Technologien einsetzen.

Welchen Preis wir tatsächlich zahlen

Werden wir aus unserem “Flow“-Zustand – dem Zustand hochproduktiver Konzentration – gerissen, dauert es durchschnittlich 23 Minuten, bis wir uns wieder richtig auf die Arbeit konzentrieren können. Doch wir alle sind uns bewusst, dass es in der hybriden und dezentralen Arbeitswelt eine Vielzahl von Arbeitsunterbrechungen gibt.

Laut einer Studie des Ellis Idea Lab an der Cornell University verbringen wir 20 % unseres Arbeitstages damit, zwischen verschiedenen Nachrichtenkanälen, Cloud-Speichersystemen oder Projektmanagement-Systemen hin und her zu wechseln, nur weil wir nach Informationen suchen. Aus anderen Untersuchungen geht hervor, dass ein durchschnittlicher Angestellter 35 unternehmenswichtige Anwendungen nutzt und mehr als 1.000 Mal pro Tag zwischen diesen hin- und herspringt.

Wir müssen Produktivität und Zusammenarbeit im Berufsleben neu denken und überlegen, wie wir Aufgaben optimieren und vereinfachen können, damit Unterbrechungen und Kontextwechsel minimiert werden. Das beginnt mit vier Grundsätzen der Produktivität.

1. Dateien und Daten müssen überall zugänglich sein.

Wenn uns die Pandemie eines gelehrt hat, dann, dass Arbeiten wirklich ortsunabhängig ist – die Arbeit begleitet uns und ist nicht auf einen bestimmten Ort (wie das Büro) beschränkt. Die produktivsten Teams in der neuen Arbeitsumgebung haben erkannt, dass auch Dateien und Daten überall zugänglich sein müssen. Liegt die von Ihnen benötigte Datei auf dem Computer einer Person, könnte sie genauso gut in einem Aktenschrank aus dem vorigen Jahrhundert weggesperrt sein.

Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr als die Hälfte der Marketing-Teams Ihre Daten verstreut speichern – und in der Regel mehr als 10.000 verschiedene Dateien auf den Systemen der Mitarbeiter verloren gehen. Wie lösen sie das Problem? Indem sie ihre Kollegen anrufen, E-Mails oder Slack-Nachrichten schreiben und fragen: “Wo finde ich …?” Und damit sind wir wieder bei Elon Musks Gedanken-Killer namens Kontextwechsel und der gestörten Konzentration.

Dank sicherem Cloud-Speicher und dem Fernzugriff auf Beteiligte gibt es für Unterbrechungen keinen Grund mehr. Das ist keine Science-Fiction. Das ist Technologie, die wir heute schon kennen.

2. Die Suche muss automatisiert werden.

Bei unserer Untersuchung zeigte sich auch, dass es nicht unüblich war, wenn 7.000 wichtige Dateien derart unorganisiert waren, dass sie keine Metadaten enthielten, um die Suche und Auffindbarkeit zu erleichtern, obwohl sie über die Cloud zugänglich waren.

Suchfunktionen gehören mittlerweile zu den geläufigsten Funktionen unseres digitalen Alltags. Geht es aber um unsere Arbeitsumgebung, gehen wir noch immer nicht mit der nötigen Stringenz vor, um sie richtig einzusetzen.

Hierzu zählt auch, dass wir beim Speichern von Dateien Benennungskonventionen einhalten oder Schlagwörter und Beschreibungen festlegen. Würden wir diesen Arbeitsschritt richtig angehen, ließen sich Dateien später schnell und einfach mit einer automatischen Suche wiederfinden. Wir bräuchten keine langsamen und zeitraubenden Suchvorgänge mehr von Hand durchzuführen oder andere Personen unterbrechen, damit sie uns bei der Suche nach Dateien helfen.

3. Sich wiederholende Aufgaben sollten automatisiert werden.

Für jede Aufgabe, die regelmäßig erledigt werden muss, sollte es eine automatisierte Lösung geben, einen Bot. Selbst die einfachste Form von Automatisierungen, wie z.B. Benachrichtigungen zu Projekten, können wertvolle Minuten einsparen und den angestrebten Zustand konzentrierter Produktivität aufrechterhalten.

Egal, wie einfach oder komplex die Aufgabe ist, wenn sie sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt, lautet die goldene Regel in der hybriden und dezentralen Arbeitswelt: Automatisieren Sie sie!

4. Zeitintensive Aufgaben sollten ebenfalls automatisiert werden.

Ebenso wie wiederkehrende Aufgaben sind auch Tätigkeiten, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie eigentlich wert sind, für eine Automatisierung prädestiniert. Das klassische Beispiel hierfür ist das Erstellen von Berichten.

Lässt sich ein Bericht oder ein Dashboard so planen, dass sie automatisch und nicht manuell aktualisiert werden? Und falls ja, wie viel Zeit könnten Sie dann für das konzentrierte Arbeiten an strategisch wichtigeren oder kreativen Aufgaben zurückgewinnen?

Bleiben Sie im Fluss

Ironischerweise verfügen wir heutzutage über mehr digitale Technologie als alle vorangegangenen Generationen. Und doch nutzen wir sie allzu oft nicht so, wie wir es sollten, um daraus den größtmöglichen Nutzen zu ziehen.

Es gibt Beweise dafür, dass die Produktivität um 40 % sinkt, wenn wir zwischen Aufgaben hin- und herwechseln, anstatt einen Zustand konzentrierten Arbeitens aufrechtzuerhalten. Wollen wir das Produktivitätsproblem wirklich lösen, müssen wir unseren Teams die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe an die Hand geben und sie dazu anhalten, sie auch tatsächlich so einzusetzen, wie es vorgesehen ist. Ohne Workarounds oder Abkürzungen.

Stellen Sie sich eine Arbeitsumgebung vor, in der es weniger Unterbrechungen und Ablenkungen gibt, ganz egal an welchem Ort. Lassen Sie die Produktivität fließen.

Dieser Artikel wurde ursprünglich in englischer Fassung auf Fastcompany veröffentlicht.