10 Vorteile von Digital Asset Management

Die sich stetig weiterentwickelnde Welt der digitalen Medien drängt Unternehmen zunehmend dazu, Inhalte zu erstellen, die ihre Markenidentität stärken und sie ihren Kunden näher bringen. Mit wachsendem Bedarf an Inhalten wird es immer schwieriger für sie, die zur Erstellung all dieser Inhalte benötigten digitalen Assets zu verwalten. Viele Unternehmen haben bereits die Vorteile von Digital Asset Management (DAM)-Plattformen entdeckt, die eine einheitliche Informationsquelle für ihre wachsenden Inhaltsbibliotheken bieten.

10 Wege, wie eine Digital Asset Management-Plattform Ihr Unternehmen unterstützt

Zwar versuchen Unternehmen immer noch, mit bereits vorhandenen Werkzeugen und Anwendungen auszukommen, doch gibt es mehrere Vorteile, die ein Digital Asset Management System zu einer lohnenden technologischen Investition machen.

1. Weniger verlorene Assets

Im Laufe der Zeit können Unternehmen verschiedene Speichermöglichkeiten für ihre digitalen Assets durchlaufen. Neben einem Cloud-Speicher verfügen sie möglicherweise auch über physische Laufwerke mit Inhalten, auf die nicht so einfach zugegriffen werden kann. Dadurch wird nicht nur das Auffinden von Assets im Bedarfsfall erschwert, sondern es steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Dateien im Durcheinander verloren gehen.

Ein DAM-System speichert und organisiert sämtliche digitalen Assets an einem zentralen Ort, so dass sie von einer einzigen Plattform aus sicher abgerufen werden können. Das Risiko, dass Dateien verlegt werden, ist wesentlich geringer, weshalb verlorene Inhalte nicht mehr neu erstellt werden müssen.

2. Optimierte Zusammenarbeit

Heutzutage arbeiten Kreativteams häufig bei der Erstellung von Inhalten mit mehreren Abteilungen innerhalb eines Unternehmens oder mit externen Partnern zusammen. Ohne ein zentralisiertes System zur Verwaltung digitaler Assets ist es oft schwierig, die richtigen Materialien hochzuladen und sicherzustellen, dass alle mit der gleichen Version dieser Dateien arbeiten.

Ein gutes DAM-System erleichtert allen Beteiligten die unkomplizierte Weitergabe von Assets über Upload-Links und spezielle Portale. So müssen die Inhalte nicht zwischen verschiedenen Speicherorten und Distributionswegen hin- und hergeschoben werden, was sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirkt und für Unklarheit sorgen kann.

Mit linearen Arbeitsabläufen können Unternehmen sicherstellen, dass für jede Aufgabe alle erforderlichen Elemente für einen erfolgreichen Abschluss zur Verfügung stehen – angefangen beim einfachen Zugriff auf die entsprechende Datei bis hin zur Bestimmung sämtlicher an der Bearbeitung der Aufgabe beteiligter Personen von Anfang bis Ende.

3. Bessere Markenkonsistenz

Die Entwicklung und Pflege einer konsistenten Markenidentität kann für ein Unternehmen sehr herausfordernd sein, insbesondere wenn Mitarbeiter über unterschiedliche Kommunikationskanäle mit Kunden und der Öffentlichkeit in Kontakt treten. Es genügt eine einzelne schlecht aufgelöste Grafik oder ein nicht mehr aktuelles Bild im Netz, um das Vertrauen in die Marke zu untergraben.

Durch die Zusammenführung genehmigter Marken-Assets in einem zentralen DAM-Portal können Unternehmen dafür sorgen, dass alle für die Öffentlichkeit bestimmten Inhalte den genauen Vorgaben ihrer Markenabteilung und den Richtlinien zum Brand Messaging entsprechen.

Wird das Portal allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung gestellt, bietet das den zusätzlichen Vorteil, dass alle Beteiligten zu potenziellen Markenfürsprechern werden, was wiederum die Markenidentität auf dem Markt stärkt.

4. Verbesserte Zugangssteuerung

Den Zugriff auf digitale Assets zu regeln, kann schnell zu einem Kraftakt werden, wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verstreut liegen. Zugangsberechtigungen müssen gewährt, überwacht und oft wieder aufgehoben werden. Das ist besonders problematisch, wenn die Assets in Systemen mit vertraulichen Inhalten gespeichert sind.

Außerdem kann es nötig sein, einen eingeschränkten Benutzerzugang zu erteilen, damit niemand die Dateien herunterladen oder bearbeiten kann. Mithilfe von Digital Asset Management-Systemen können Administratoren die Zugriffsrechte über eine einzige Plattform regulieren. Dadurch wird es wesentlich einfacher, digitale Assets sicher zu speichern und nur den Beteiligten Zugang zu den Dateien zu gewähren, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen.

5. Einblicke in Inhalte und Nutzungsdaten

Wenn mehrere Personen digitale Assets betreuen, ist Transparenz hinsichtlich ihrer Aktivitäten und der Verwendung der Inhalte wichtig. Solche Informationen zu erfassen, ist oft schwierig, wenn Speicherlösungen nicht über die notwendigen Reporting-Funktionen verfügen, um bestimmte Angaben zu Inhalten und Nutzerverhalten zu machen.

Ein DAM-System ist eine einheitliche Informationsquelle für alle Interaktionen mit den digitalen Assets. Administratoren können sehen, wer mit den Inhalten interagiert, wie diese genutzt werden und Überprüfungen auf der Ebene der Inhalte oder der Benutzer durchführen, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen.

6. Zeit und Geld gespart

Jedes Jahr verschwenden Unternehmen mehrere Wochen mit der Suche nach Fotos, Videos und anderen digitalen Dateien. Vorausgesetzt, die Inhalte sind noch irgendwo im System gespeichert, kann das Auffinden der richtigen Version eines Assets eine echte Geduldsprobe werden, sofern es keine einheitliche Informationsquelle für sämtliche Inhalte gibt.

Die mit der Suche nach der richtigen Version einer Datei verbrachte Zeit kann sich rasch in finanzielle Einbußen verwandeln, wenn Projektfristen nicht eingehalten werden können.

Mit einem DAM-System, das die Lokalisierung von Assets anhand von Metadaten, Schlagwörtern und Kategorien ermöglicht, unterstützen Unternehmen ihre Mitarbeiter beim effizienteren und gezielteren Arbeiten. Dadurch ist sichergestellt, dass mehr Zeit in die Erstellung überzeugender Inhalte fließt, als in die Suche danach.

7. Strengere Sicherheit

Wer in die Erstellung digitaler Assets investiert, muss auch die richtigen Vorkehrungen treffen, damit diese sicher gespeichert werden. Liegen die Dateien auf lokalen Laufwerken oder auf verschiedenen Cloud-Speicherdiensten verstreut, steigt das Risiko, dass Assets aufgrund von Sicherheitsmängeln oder menschlichem Versagen kompromittiert werden.

Cloud-basierte Digital Asset Management-Plattformen speichern die wertvollen Assets in hochsicheren Rechenzentren, die vollständig SOC 2-konform sind und mit modernsten elektronischen Überwachungs- und mehrstufigen Zugangskontrollsystemen geschützt werden.

Die Dateien selbst sind zusätzlich durch SSL-Verschlüsselung geschützt und können über sichere, private Arbeitsbereiche mit zeitlich befristeten Freigabelinks, die nach Abschluss des Projekts verfallen, an Beteiligte weitergegeben werden.

8. Erweiterte Integrationen

Bei der Erstellung von Inhalten sind Kreativteams auf verschiedene Systeme angewiesen. Ob nun Grafikdesigner in Photoshop Bilder bearbeiten oder Kundenbetreuer mit PowerPoint ein Projektangebot erstellen – der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf die richtigen Assets beschleunigt die Arbeit.

Digital Asset Management-Software kann mit den täglich genutzten Werkzeugen und Anwendungen integriert werden. Das steigert die Produktivität und verhindert die Bindung an einen bestimmten Anbieter.

Durch diese Integrationen haben Sie Zugriff auf zusätzlichen Speicherplatz, können DAM-Assets mit CMS-Anwendungen und Creative Suites verknüpfen und sogar Inhalte aus freigegebenen DAM-Portalen in Social Media-Kanälen verlinken.

9. Verbesserte Verwaltung digitaler Rechte

Die meisten Unternehmen greifen in großem Umfang auf lizenzierte Inhalte zurück, häufig in Form von Stockfotos, Videos und Icons. Zu leicht begeht man den Fehler zu glauben, dass diese Inhalte nach dem Kauf einfach in einem Ordner abgelegt und dann überall verwendet werden können. Leider stimmt das oft nicht.

Die Verwendung urheberrechtlich geschützter digitaler Assets kann ganz bestimmten Einschränkungen unterliegen. Achtet ein Unternehmen nicht darauf, wie diese Inhalte tatsächlich verwendet werden, riskiert es rechtliche Konsequenzen.

Zum Glück lässt sich mit DAM-Software der Lizenzstatus sämtlicher digitaler Assets in der Medienbibliothek durch Funktionen zur Verwaltung digitaler Rechte (DRM) leicht überwachen. Damit ist gewährleistet, dass lizenziertes Material nicht unsachgemäß verwendet wird. Außerdem können Sie so nachverfolgen, wie urheberrechtlich geschützte, proprietäre Inhalte im gesamten Unternehmen genutzt und weitergegeben werden.

10. Erweiterte Freigabeoptionen für individuelle Zielgruppen

Zwar sind auch allgemeine Cloud-Speicher in der Lage, Links zu Inhalten relativ sicher bereitzustellen, doch ist das kaum eine optimale Lösung für jede Situation. In einigen Fällen müssen digitale Assets einem breiten Publikum zur Verfügung gestellt werden oder sie dürfen nur für einen begrenzten Zeitraum für bestimmte Personen zugänglich sein.

Eine DAM-Lösung ermöglicht die sichere Freigabe von Inhalten auf verschiedene Arten, von einfachen, zeitlich befristeten Links bis hin zu sicheren, öffentlich zugänglichen Portalen, auf denen jeder über seinen Browser die Inhalte einsehen kann.

Es lassen sich sogar ganze Kreativprojekte über konfigurierbare Portale verwalten, wobei verschiedene öffentliche und passwortgeschützte Portale zum Einsatz kommen. So kann jeweils ein Teil der großen DAM-Bibliothek für verschiedene Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zugänglich gemacht werden.

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