Was ist der Unterschied zwischen DAM und CMS?
| 12. April 2018
CMS (Content Management System) und DAM (Digital Asset Management) sind zwei Systeme für digitale Inhalte, die jedoch für unterschiedliche Aufgabenstellungen entwickelt wurden. Ein Digital Asset Management wird für die Arbeit mit Mediendateien genutzt, während ein Content Management System für die Veröffentlichung redaktioneller Inhalte gedacht ist. Ein CMS ersetzt kein DAM. Ein DAM wiederum kann nicht dieselben Aufgaben wie ein CMS erfüllen.
DAM und CMS sind daher zwei unterschiedliche Lösungen auf einer gemeinsamen Grundlage: Beide profitieren von einer Integration ihrer Funktionen.
DAM und CMS: Worin liegt der Unterschied?
Ein CMS dient zur Verwaltung redaktioneller Inhalte, mit dem Ziel, diese auf Websites, Blogs und in E-Shops zu veröffentlichen. Diese Inhalte bestehen in der Regel aus Artikeln mit Text, Bildern oder auch Videos, die in einem ansprechenden Layout angeordnet sind. Bei einem Content Management System haben Nutzer die Möglichkeit, unterschiedliche Medien in einen Kontext zu stellen und sie für die Veröffentlichung auf einer Website oder in einem Blog zu verarbeiten. CMS haben sich zu einem Standardtool entwickelt und werden weithin genutzt.
Ein DAM-System andererseits dient zur Organisation von Inhalten wie Dokumenten, Bildern und Videos, aber in der Form von Mediendateien. Das können erste Entwürfe, Illustrationen, Präsentationen, Videos, Fotos, InDesign-Layouts und PDFs sein.
Die Hauptunterschiede zwischen einem DAM und CMS sind die Funktionen zur Zusammenarbeit und Organisation.
Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Produktion digitaler Inhalte – deshalb gelten diese als „digitale Assets“. Damit diese Dateien richtig verwendet werden, werden sie im DAM mit Metadaten versehen, die auch noch andere Informationen zur Datei enthalten. Nutzer können dabei sofort technische Daten wie Bildgröße, Auflösung und Farbraum wie auch Kontextinformationen wie Urheber, Lizenzrechte, Genehmigungsstatus usw. sehen.
Das Digital Asset Management ist der Goldstandard des Medienmanagements in größeren Unternehmen und Konzernen. Es wird weltweit von vielen erfolgreichen Marken eingesetzt.
Medienmanagement mit CMS und DAM
Weitere Verwirrung wird bei der Unterscheidung zwischen den zwei Softwarekategorien gestiftet, wenn man bedenkt, dass ein Content Management System auch über ein integriertes Medienmanagement verfügt. Möchte ein Nutzer zum Beispiel ein Bild in einem Artikel einfügen, so muss die entsprechende Mediendatei zunächst in eine interne Bibliothek des CMS hochgeladen werden.
Verglichen mit einem vollwertigen Digital Asset Management-System ist das Medienmanagement jedoch rudimentär. Häufig können keine oder nur vordefinierte Metadaten gespeichert werden. Die Suche nach Dateien funktioniert nur anhand des Dateinamens und es besteht keine Versionskontrolle. Dazu fehlen weitere wichtige DAM-Funktionen komplett.
Obwohl CMS und DAM grundlegend verschiedene Aufgaben erfüllen – die Veröffentlichung von Inhalten einerseits, die Verwaltung von Mediendateien andererseits –, gibt es eine Überschneidung bei der Nutzung und dem Management von Medien. Bei näherem Hinsehen ist jedoch klar, dass diese Funktionen nicht redundant sind. Im Gegenteil: Die Funktionen von CMS und DAM ergänzen sich perfekt und bilden ein effizientes Zusammenspiel. Schließlich benötigt man für die Erzeugung redaktioneller Inhalte zur Veröffentlichung bereite Fotos und Videos, um visuell zu kommunizieren.
Bevor wir uns die Synergien zwischen CMS und DAM ansehen, fassen wir zusammen: DAM und CMS sind nicht Systeme, die einander im Wettbewerb gegenüberstehen, sondern am besten als Team zusammenarbeiten. Eine Integration beider Lösungen bietet Organisationen viele strategische Vorteile.
DAM und CMS: die Integration
Zugegeben hat ein CMS in der Regel die bereits erwähnte Medienbibliothek, um Fotos und andere Inhalte aufzunehmen. Diese Medienarchive sind jedoch einfach gehalten und bieten lediglich die Möglichkeit, Dateien nur als Element einzufügen. Sie wurden nicht geschaffen, um Inhalte effektiv zu ordnen und zu verwalten. DAM-Systeme mit differenzierten Modellen für Metadaten, Freigabeabläufe und detaillierten Rollen- und Berechtigungskonzepten sind da in ihrem Aufbau überlegener.
Aber wie können die beiden Systeme kombiniert werden? Wenn CMS und DAM miteinander arbeiten, wird die Medienbibliothek des CMS durch einen Asset-Browser ersetzt, der direkten Zugriff auf die Inhalte im DAM-System hat. Auf diese Weise können Webredakteure direkt auf perfekt bearbeitete Assets zugreifen. Die Produktionsvereinfachung und die Freigabeabläufe beim DAM sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern vermeiden auch Fehler.
Wie sieht die bestmögliche Integration der unterschiedlichen Systeme (DAM und CMS) aus?
Die Technologie hinter der Integration
Bilder aus dem DAM, die im CMS eingesetzt werden sollen, können als Datei oder als Link geliefert werden. Der Unterschied liegt dabei darin, dass bei einer Datei eine Kopie erstellt wird. Das Asset existiert dann einmal im DAM-Katalog und einmal im CMS. Bei der Nutzung eines Links wird nur der Bezug gesendet, durch den das entsprechende Bild aus dem DAM aufgerufen wird.
Darüber hinaus können Nutzer vom CMS und vom DAM über das gemeinsam genutzt LDAP-Verzeichnis abgestimmt werden, sodass nur relevante und autorisierte Inhalte zur Veröffentlichung bereitstehen. Dadurch behältst du den Überblick und die Vorgaben werden eingehalten. Eine gute Integration stellt alle erforderlichen Inhalte des DAM für das CMS bereit, darunter alle progressiven Funktionen wie eine Versionskontrolle, Embargos, Social-Media-DAM, Lizenzmanagement und Arbeitsabläufe, die in der neuesten Generation von DAM-Systemen zu finden sind.
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Die beste Integration ist benutzerdefiniert
Wie CMS und DAM miteinander verbunden werden, hängt von den technischen Fähigkeiten der eingesetzten Systeme ab. Aber die betrieblichen Prozesse der Organisation sind hier von wesentlicher Bedeutung. Was sind die exakten Anforderungen und wie arbeiten die Teams, die für DAM und CMS verantwortlich sind, am besten zusammen?
Möchtest du Assets an dein CMS als Kopie oder als Link zu deinem DAM senden, sind technische Möglichkeiten zu berücksichtigen, aber auch die Frage, wo Bilder bearbeitet werden sollen. Liegen Bilder im DAM bereits in ihrer letzten zur Freigabe bereiten Version vor, die in den Artikeln erscheinen soll? In dem Fall ist es empfehlenswert, den Link zum Asset zu senden, um unnötige Duplikate zu vermeiden. Soll es den Webredakteuren überlassen bleiben, den Bildbereich selbst zu bestimmen? Dann müssen Bilder als Kopie des Assets im CMS abgelegt werden.
Der Erfolg einer Integration hängt nicht nur von der technischen Implementierung ab, sondern auch von der Vorbereitung, dem Support und der Nachbereitung. Wähle daher einen erfahrenen Partner für dein DAM-CMS-Integrationsprojekt. Canto SaaS bietet eine standardmäßige Integration von WordPress und DAM.
Besser als Team
Fassen wir kurz zusammen: Der Unterschied zwischen Content Management und Digital Asset Management besteht im Anwendungszweck der Systeme. Ein CMS wird für die Veröffentlichung redaktioneller Inhalte verwendet. Ein DAM ist eine Technologie zur Strukturierung digitaler Mediendateien. Durch eine Integration von CMS und DAM wird ihre Effizienz gesteigert und es wird für Teams einfacher, die digitalen Arbeitsabläufe zu verbessern.
Es gibt unterschiedliche technische Lösungen für die Integration. Es ist aber unerlässlich, sich damit vertraut zu machen, was ein Digital Asset Management ist und wie es sich in andere Systeme einbinden lässt. Der wichtigste Aspekt sollte immer der eigenen Anforderungen sein. Wie soll zum Beispiel die digitale Arbeit in deinem Unternehmen ausgeführt werden? Organisationen, die eine DAM-CMS-Integration verwenden, erhalten einen besseren Überblick über Fotos, Illustrationen und Videos und können effizienter über verschiedene Kanäle kommunizieren.
Eine genauere Aufgliederung dieser beiden wichtigen Systeme finden Sie in unserem Video ‘DAM vs. CMS’ (Video nur auf Englisch):