Darum hat sich Hengstenberg für Canto entschieden

Tobias Schmidt ist im Team von Hengstenberg für die digitalen Werbekanäle und das firmeninterne Intranet zuständig und betreut die Social Media-Inhalte. In seiner täglichen Arbeit sind visuelle Inhalte wie Bilder oder Videos von hoher Bedeutung. Oft waren diese Inhalte jedoch über verschiedene Netzlaufwerke verstreut. Besonders neue Mitarbeiter standen hier vor dem Problem, dass Bilder und andere Dateien häufig gar nicht oder nur mit großem Suchaufwand zu finden waren.

Die Herausforderung

Um das Marketing neu aufzustellen, initiierte man ein Projekt, mit einer Lösung alle wichtigen Inhalte zentral zu organisieren – von Produktabbildungen bis hin zu Social Media-Inhalten. Denn nicht nur die zeitaufwändige Suche nach bestimmten Dateien wurde für Tobias Schmidt und den Rest des Teams zum Problem. Oft kam es vor, dass Dateien doppelt vorgehalten wurden und damit auch Bearbeitungen mehrfach im Team gemacht wurden. „Manchmal hat ein Kollege die Bilder in Ordner A gesammelt, ein anderer Kollege noch einmal die gleichen Inhalte in Ordner B. Manchmal wurden dadurch Bildbearbeitungen doppelt ausgeführt oder auch Bilder doppelt bei Agenturen eingekauft,“ erinnert sich Schmidt. Die neue Lösung sollte deshalb im Team als Single-point-of-contact fungieren.

Die Lösung

Nachdem man sich bei Hengstenberg für Canto entschieden hatte, konnte das DAM-Projekt in die Startlöcher gehen. In der ersten Stufe, berichtet Tobias Schmidt, wurden konzeptionelle Überlegungen wichtig. „Dateien suchen, Duplikate filtern – Canto bringt schon alles mit, was wir grundlegend benötigen“, freut sich Schmidt. Zunächst entschied sich Hengstenberg dazu, nur aktuelle Produktabbildungen zu übernehmen. Bevor die Migration jedoch losgehen konnte, wurde noch eine durchdachte Struktur für Schlagwörter und Kategorien festgelegt. Dabei stand im Vordergrund als Team möglichst agil zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass wichtige Inhalte gefunden werden.

In der ersten Phase der Einführung von Canto bei Hengstenberg arbeitet hauptsächlich die Abteilung für Unternehmenskommunikation und digitale Medien mit dem neuen Tool. Canto kommt aber auch bereits im internationalen Vertriebsteam zum Einsatz. Schmidts Kollegen dort verwenden Canto, um Produktabbildungen über repräsentative Markenportale bereitzustellen. Die Kunden von Hengstenberg haben über das Portal Zugriff auf wichtige Bilder, die sie dann wiederum für Handzettel verwenden, die in Märkten verteilt werden. Handelskunden können über solche Portale auch benötigte Zertifikate direkt als PDF-Datei herunterladen. Tobias Schmidt betreut die Pflege der Inhalte in Canto. Nach der Produktion der Materialien, die oft von Agenturen kommen, werden diese in Portalen bereitgestellt.

Ergebnisse und Vorteile

Canto nimmt dem Team für Unternehmenskommunikation und digitale Medien viel Arbeit ab – zu diesem Schluss kommt Tobias Schmidt bereits kurz nachdem Canto an den Start gegangen ist. „Wir erfahren schon einmal subjektiv eine deutliche Zeitersparnis, auch wenn wir dazu noch keine belastbaren Zahlen haben.“ Gerade das Versenden großer Dateien ist mit Canto spürbar einfacher. Das macht vor allem den Austausch von großen Layoutdateien mit Druckereien oder Agenturen spürbar einfacher.

Das hauptsächliche Ziel hat Hengstenberg mit Canto bereits erreichen können: „Das Wichtigste aber ist, dass mein Team die entscheidenden Assets jetzt zentral an einer Stelle gespeichert hat. Wir finden was wir suchen und können gemeinsam arbeiten“, fasst Schmidt das Projekt zusammen. Weitere Projektschritte sind aber bereits in Planung. So hat Hengstenberg bereits die Integration mit WordPress getestet und möchte über die Schnittstelle künftig noch einfacher Inhalte auch an sein Content Management System weiterleiten. Auch das alte Markenportal, das Hengstenberg angeboten hat, soll abgeschaltet werden, weil Canto die doppelte Pflege von Inhalten unnötig macht. In der Woche verbringt Schmidt dabei etwa drei Stunden für die Pflege von Canto – je nach Arbeitsaufwand.

Und das sagten unsere Kunden im Interview

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Die Hengstenberg GmbH & Co. KG ist ein traditionsreiches Familienunternehmen der Lebensmittelbranche. Wir haben mit Tobias Schmidt über seine Tätigkeit im Team für Unternehmenskommunikation und digitale Medien gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe?

Ich habe meine Arbeit für Hengstenberg 2014 im Rahmen eines dualen Studiums als Wirtschaftsinformatiker begonnen und arbeite jetzt seit drei Jahren für die Abteilung Unternehmenskommunikation und digitale Medien. Weil wir ein relativ kleines Team sind, sind die Grenzen zwischen Marketing, klassischer Unternehmenskommunikation und Pressearbeit fließend. Meine Aufgabe ist vor allem das Social Media-Management, das heißt, ich pflege unsere digitalen Werbekanäle sowie das firmeninterne Intranet. Außerdem kümmere ich mich gemeinsam mit einer Kollegin auch um die Verwaltung unserer Produktabbildungen.

Wie kam es denn bei Hengstenberg zu der Entscheidung, ein Digital Asset Management-System anzuschaffen?

Dieses Projekt habe ich damals selber initiiert. Als ich in die Abteilung kam, musste ich nämlich feststellen, dass die Produktabbildungen für meine Arbeit, z.B. für Social-Media-Posts, nicht oder nur sehr schwer zu finden waren. Alle Dateien lagen sehr weit zerstreut in einem Netzlaufwerk, unterteilt in eine Ordnerstruktur, die sich neuen Mitarbeitern nicht erschlossen hat. Das machte die Suche deshalb schwierig. Deshalb habe ich den Anstoß gegeben, hierfür eine richtige Lösungzu finden, um wichtige Dinge wie eben Produktabbildungen zentral, konsolidiert und gut strukturiert abzulegen. Das heißt eben auch: Alle Dateien sammeln, Duplikate entfernen und auch die notwendigen Freigabeprozesse einrichten.

Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema DAM in Berührung gekommen?

Die entsprechende Software-Kategorie kannte ich natürlich schon aus dem Studium. Ausschlaggebend war aber die Situation, als ich in die Abteilung hier kam. Oft wurden viele Arbeiten doppelt ausgeführt, oder die Prozesse waren sehr umständlich. Das hat mich natürlich dazu gebracht, mich tiefer in das Thema einzuarbeiten.

Ich bin sicher, viele Unternehmen kennen die Situation, die Sie beschreiben. Welche Probleme waren denn für Sie ausschlaggebend, um ein Digital Asset Management-System anzuschaffen?

Zum einen war die Suche nach Dateien ohne entsprechende technische Lösung sehr umständlich. Es gab dafür das bereits erwähnte Netzlaufwerk, das vor meiner Zeit angelegt wurde, um Bilder zu sammeln. Im Laufe der Jahre kamen zu diesem Laufwerk immer weitere Bearbeiter hinzu, Zuständigkeiten wurden nicht beachtet, Ordnerberechtigungen vertauscht. Dann gab es einen ersten Ordner, einen zweiten, einen dritten und dann einen vierten Unterordner – die Ordnerstruktur hatte sich einfach verselbständigt und wuchs enorm.

Als „der Neue“ in der Abteilung habe ich mich sehr schwergetan, hier etwas zu finden. Meine Kollegen kannten die eigene Ordnerstruktur vielleicht schon, aber jeder andere hatte keinen Durchblick mehr. Das heißt, manchmal hat ein Kollege die Bilder in Ordner A gesammelt, ein anderer Kollege noch einmal die gleichen Inhalte in Ordner B. Manchmal wurden dadurch Bildbearbeitungen doppelt ausgeführt oder auch Bilder doppelt bei Agenturen eingekauft.

Was stand für Sie bei Hengstenberg im Vordergrund – die Zeitersparnis oder die bessere Übersichtlichkeit durch Digital Asset Management?

Ganz klar die Übersichtlichkeit. Es ging darum, einen zentralen und verbindlichen Speicherort für alle wichtigen digitalen Inhalte zu schaffen.

Wie lief denn die Migration Ihres neuen DAM-Projekts mit Canto ab?

Wir haben zunächst einmal in einem Dokument unser Ziel festgelegt und definiert, was wir mit diesem Projekt erreichen wollen – einen Single-Point-of-Contact für alle Assets zu schaffen. Dann haben wir überlegt, welche Dateien wir eigentlich brauchen. Wir haben mit den Produktabbildungen angefangen. Das war insofern relativ einfach, als dass wir nur die aktuellen Abbildungen in Canto überführt haben. Natürlich haben wir uns auch überlegt, welche Dateiformate benötigen wir, was müssen wir unseren Kunden bereitstellen, etc.

Bei der Migration der Dateien haben wir dann wichtige Metadaten wie Schlagwörter hinzugefügt und eine grundlegende Ordnerstruktur festgelegt. Wir arbeiten hier in unserem Team sehr agil zusammen, um sicherzustellen, dass die Inhalte dann auch über eine sinnvolle Verschlagwortung von jedem gefunden werden können. Der große Vorteil für uns ist im Vergleich zu vorher, dass wir jetzt alle in einer gemeinsamen Softwareumgebung zusammenarbeiten. Dateien suchen, Duplikate filtern – Canto bringt schon alles mit, was wir grundlegend benötigen. Das hilft ungemein. Dadurch entfallen auch Arbeitsschritte, wie: „Ich frage mal meine Kollegin, ob sie weiß, wo die und die Datei ist.“

Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

Wir befinden uns nach dem initialen Start von Canto in der ersten Phase der Nutzung. Hauptsächlich wird Canto bei uns derzeit in der Abteilung für Unternehmenskommunikation und digitale Medien eingesetzt. Dementsprechend besteht der Benutzerkreis aus den sechs Kollegen hier. Zusätzlich gibt es auch eine Kollegin aus dem Vertrieb, die ebenfalls bereits mit Canto arbeitet. Sie stellt unseren Kunden die Produktabbildungen über Canto zur Verfügung. Diese Bilder kommen dann zum Einsatz, wenn unsere Kunden Handzettel mit Angeboten in ihren Märkten verteilen lassen.

Es sind schon weitere Ausbauphasen geplant. Ich habe gerade gestern mit unserem internationalen Sales-Team gesprochen, die auch an Canto angeschlossen werden möchten, um ihre eigenen Produktabbildungen in anderen Sprachen einzupflegen und dann auch wiederum Download-Portale für ihre Kunden einzurichten. Dieses Thema wird auch für uns in Deutschland an Bedeutung gewinnen.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto (Produktbilder, PR-Fotos, Mitarbeiterfotos, Grafiken, Videos, Broschüren, Audio-Clips, Presse-Artikel, Präsentationen, Logos, Schriftarten, etc.)?

Die Produktabbildungen habe ich ja schon erwähnt. Dazu kommen aber auch noch Logos und in Zukunft auch Videos. Außerdem haben wir viele Inhalte in unserem Canto, die sich um die Rezepte drehen, die wir auf der Website und auf Social-Media verwenden. Mit den Rezepten illustrieren wir den Produktnutzen im erweiterten Sinne – was für leckere Gerichte man mit unseren Produkten zubereiten kann. Das sind Texte, Bilder und teilweise auch Videos.

Für unsere Handelskunden stellen wir Zertifikate bereit, die bei uns in PDF-Form vorliegen. Auch das geschieht über Canto. Im Moment haben wir etwa 20 GB Mediendateien in unserer Canto Bibliothek – Tendenz stark steigend!

Die Dateien (Produktabbildungen usw.) bekommen wir in der Regel von externen Partnern wie Fotografen oder Agenturen bereitgestellt. Meine Kollegen oder ich laden dann die Dateien – sobald sie fertiggestellt sind – in Canto hoch.

Wer ist denn bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Das ist hauptsächlich mein Verantwortungsbereich. Ich habe ein Auge darauf, dass die Assets, die in Canto hochgeladen werden, gut verschlagwortet sind. Die Standards dazu haben wir vorher im Team gemeinsam definiert und das Hochladen neuer Assets erledige ich meistens ohnehin selbst. Dabei ergänzen wir im Team gegenseitig auch Informationen, wenn wir den Eindruck haben, dass bei einem bestimmten Asset noch ein sinnvolles Schlagwort fehlt.

Wie wirkt sich denn der Einsatz von Canto bisher in Ihrer täglichen Arbeit aus?

Auch wenn wir dazu noch keine belastbaren Zahlen haben, erfahren wir zunächst schon einmal subjektiv eine deutliche Zeitersparnis. Gerade das Versenden von großen Dateien über die Share-Links in Canto nimmt viel Arbeit ab. Das mussten wir bisher immer umständlich über Drittanbieter oder andere Datei-Transferseiten lösen. Gerade Layoutdateien, die wir an Druckereien oder an Agenturen verschicken sind schlicht zu groß, um sie per E-Mail zu verschicken. Mit Canto ist das kein Problem mehr.

Auch die Portale von Canto nehmen uns sehr viel Arbeit ab. Bisher haben wir parallel ein älteres Download-Portal betrieben, das relativ viel manuelle Pflege benötigte. Dieses Portal wird in den nächsten Tagen abgeschaltet und durch Canto ersetzt – das heißt, wir müssen die Assets dann auch nicht mehr doppelt pflegen.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Wir haben vor ein paar Wochen auch das WordPress-Plugin getestet. Damit können wir Bilder direkt aus Canto veröffentlichen, was sehr praktisch ist. Das gefällt mir gut. Das Wichtigste aber für mich ist, dass mein Team die entscheidenden Assets jetzt zentral an einer Stelle gespeichert hat. Wir finden was wir suchen und können gemeinsam arbeiten.

Wie viel Zeit verbringen Sie denn etwa pro Tag mit Canto?

In der Woche sind das schätzungsweise drei Stunden, je nach Arbeitsaufwand. Unser Marketing-Team hat neulich eine Reihe von Abbildungen austauschen lassen – da kam dann gleich ein ganzer Schwung Dateien, mit denen ich einen Tag lang beschäftigt war. Dann gibt es aber auch wieder ruhigere Tage.