Kulmbacher Brauerei zentralisiert Marken-Assets mit Canto

Als Assistentin der Marketing-Leitung ist Kerstin Krämer bei der Kulmbacher Brauerei für die Koordination der laufenden Projekte zuständig. Angefangen bei externen Anfragen bis hin zu Medienbestellungen laufen bei ihr die Fäden des Tagesgeschäfts zusammen. Um diesen anspruchsvollen Aufgaben gerecht zu werden, benötigt es vor allem eine gute Übersicht und klare Absprachen. Hinderlich war hierbei jedoch in der Vergangenheit, dass etwa Druckvorlagen von Anzeigen nicht zentral organisiert wurden, sondern über diverse Speicherorte – Netzlaufwerke, Cloud-Speicher und Festplatten – verstreut waren.

Die Herausforderung

Anfang 2018 entschied man bei der Kulmbacher Brauerei, eine technisch fortschrittliche Lösung zu suchen. Ziel dabei war nicht nur die Zentralisierung der Mediendateien; auch typische Zuordnungen im Tagesgeschäft sollten besser funktionieren. „Dabei ging es nicht nur um Kosmetik“, ist Kerstin Krämer wichtig festzustellen. Denn für Kulmbacher seien Änderungen an einem Produktbild auch rechtlich relevant. „Bei uns kann sich mal eine Kleinigkeit an einem Etikett ändern. Wenn ein Kollege dann trotzdem eine alte Version benutzt, ohne das gleich zu merken, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann uns mit dem Lebensmittelrecht schnell auf die Füße fallen.“ Aufgrund der Performance, Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit entschied man sich am Ende für Canto.

Die Lösung

Wie bei jedem Umzug mussten Kerstin Krämer und ihr Projektteam vor der Migration ihrer Daten zunächst überlegen, welche Dateien überhaupt künftig in Canto vorhanden sein sollen – und wie diese dann organisiert werden. Sollten auch so einmalige Dinge wie z.B. Facebook-Posts archiviert werden? Oder nur das Bild, das in diesem Posting verwendet wird? In der ersten Phase erarbeitete das Team um Krämer ein Konzept für die Struktur von Dateien und Metadaten, das auch berücksichtigte, wie die Kolleginnen und Kollegen nach Mediendateien suchen. Der größte logistische Aufwand bestand dann darin, die Dateien zu sammeln und einzupflegen.

Nachdem alle Dateien in Canto einsortiert waren, konnte das System bei Kulmbacher an den Start gehen. Das betraf in erster Linie das Marketing-Team, das aus etwa 15 Benutzern besteht, von denen die meisten nur lesend auf Inhalte zugreifen. Auch dank der Unterstützung von Canto wurde das System immer wieder verbessert und weiter an die Situation der Anwender angepasst, erinnert sich Kerstin Krämer. „Ich habe auch ein paar Mal Fragen per Ticket an den Canto-Support gestellt, die prompt bearbeitet wurden. Das war eine große Hilfe.“ Neben den internen Nutzern sind auch die verschiedenen Agenturen an Canto angeschlossen, mit denen die Kulmbacher Brauerei zusammenarbeitet. Somit entfällt der Aufwand, große Dateien auf USB-Sticks transferieren zu müssen.

Ergebnisse und Vorteile

Bildanfragen aus dem Vertrieb landen nicht mehr bei Kerstin Krämer im E-Mail-Postfach, weil sich die Kollegin aus einer Kollektion freigegebener Bilder selber bedienen kann, was allen Beteiligten Mühe und Zeit spart. Zunächst hatte Kerstin Krämer angedacht, einen Workshop zu veranstalten, um die Bedienung des neuen Tools näher zu bringen. Wie sich jedoch schnell herausstellte, war dies nicht nötig. Die Kollegen hatten keine Probleme, sich an die einfach und intuitiv zu bedienende Anwendung zu gewöhnen.

Mittlerweile organisiert Kulmbacher mit Canto mehr als 5.000 wichtige Mediendateien von Anzeigen und Präsentationen bis hin zu Kino- und TV-Werbespots. Nach Shootings laden Produktfotografen teilweise mehrere hundert Fotos direkt in Canto hoch. Dort können die Fotos geprüft und katalogisiert werden und zur Bildretusche weitergeleitet werden. Über Download-Links oder den Zugriff der Agentur werden sie dann weiterverwendet. So ist Canto maßgeblich für bessere und effizientere Arbeitsprozesse verantwortlich. „Wir wollen, dass am Ende alles über Canto läuft und wir uns sukzessive von unserem vorherigen Datei-Chaos verabschieden“, fasst Kerstin Krämer das Projekt zusammen. Ihr Lieblingsfeature ist die Erweiterung für Chrome, mit der Benutzer in jeder Situation schnell auf Inhalte in Canto zugreifen können: „Die benutze ich wirklich sehr oft. Ein Kollege hat das bei mir gesehen und gesagt: Wow, das ist cool!“

Und das sagten unsere Kunden im Interview

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Die Kulmbacher Brauerei Aktiengesellschaft produziert zusammen mit ihren Tochtergesellschaften eine hohe Vielfalt an Bierspezialitäten und alkoholfreien Getränken. Wir haben mit Kerstin Krämer über ihre Tätigkeit als Assistenz der Marketingleitung gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei Kulmbacher?

Als Assistenz der Marketingleitung koordiniere ich laufende Projekte intern und bin für externe Anfragen zuständig, die über unsere Info-Mail-Accounts eingehen. Des Weiteren kümmere ich mich um Media-Bestellungen für unsere Marken und bin für unsere Canto-Medienbibliothek zuständig.

Unser Marketing-Team besteht aus einem Marketingleiter, Produktmanagern, einer Pressereferentin, einem Event-Team und mir.

Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema DAM in Berührung gekommen? An welchem Punkt fiel bei Ihnen die Entscheidung, Canto einzuführen?

Digital Asset Management als Technologie in sehr vereinfachter Form kannte ich schon von meinem vorherigen Arbeitgeber. Letztlich kam die Initiative, ein DAM-System bei Kulmbacher einzuführen, von unserem Marketingleiter. Über die Zeit hatten sich bei uns sehr viele Mediendateien angesammelt: Bilder, Logos, Kino-, TV- und Funkspots aber auch Druckdaten z. B. von Anzeigen oder Plakaten. Alles lag verteilt über diverse Speicherorte. Wollte man etwas Bestimmtes finden, musste man sich durch viele Ordner klicken. Deshalb haben wir uns an dem Punkt auf die Suche nach einem DAM-System gemacht.

Was stand für Sie dabei im Vordergrund – die Zeitersparnis oder die bessere Übersichtlichkeit?

Die Zeitersparnis war für uns zunächst zweitrangig. Wir haben seit Einführung von Canto zwar festgestellt, dass viele Arbeitsprozesse jetzt auch schneller und effizienter sind, der Hauptgrund war aber ganz schlicht und einfach die Zentralisierung unserer Medieninhalte. Auch um typische Zuordnungen im Tagesgeschäft zu erleichtern, z. B. um eindeutig zu hinterlegen, welche Produktabbildung freigegeben und aktuell ist.
Das Ziel war: Jeder Benutzer soll Zugriff auf die Mediadaten haben – aber nur auf die aktuellsten. Bei uns kann sich mal eine Kleinigkeit an einem Etikett ändern. Wenn ein Kollege dann trotzdem eine alte Version benutzt, ohne das gleich zu merken, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann uns mit dem Lebensmittelrecht schnell auf die Füße fallen. Es geht hier also nicht nur um Kosmetik.

Wie lief denn die Migration Ihres neuen DAM-Projekts mit Canto ab?

Wir haben ein kleines Projektteam eingesetzt. Mit dabei war neben dem Marketing auch die IT, die im Vorfeld geklärt hat, welche Systeme auch von der Performance her überhaupt in Frage kommen, wie es um die Datensicherheit bestellt ist, etc. In diesem Rahmen haben wir uns auf drei Anbieter verständigt. Diese drei in Frage kommenden Systeme haben wir u. a. mittels Websessions und Test-Accounts unter die Lupe genommen. Am Ende fiel die Wahl auf Canto.

Wir haben uns danach zusammengesetzt, um zu überlegen: Was wollen wir mitnehmen in unser neues System? Wollen wir wirklich alle Kleinigkeiten mit reinpacken, die wir auf unseren Laufwerken haben, also auch solche einmaligen Dinge wie z. B. einen Facebook-Post? Oder vielleicht doch nur das Bild, das für diesen Post verwendet wurde und das wir wieder benutzen können. Wie und nach welchen Kriterien würden die Kolleginnen und Kollegen die Suchfunktion nutzen?

Der schwere und vor allem zeitaufwändigere Teil war dann, alle Daten zusammenzusuchen, die uns für den ersten Upload wichtig erschienen. Dafür haben wir auch die restlichen Kollegen aus dem Marketing hinzugezogen. Anschließend haben wir unseren Bestand an Mediendateien sukzessive eingepflegt.

Wann war diese erste Projektphase denn abschlossen?

Wir haben die Migration unserer Mediendateien parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt. Mittlerweile haben wir das Gros an Daten eingepflegt. Im Nachhinein kommen ab und an Daten dazu, die wir im Voraus nicht bedacht hatten und natürlich auch regelmäßig komplett neue Daten z. B. von Neuproduktaufnahmen.

Die Idee, Digital Asset Management für uns anzuschaffen, kam Anfang 2018 auf und seit Sommer 2018 arbeiten wir tatsächlich auch damit. Insgesamt hat es von der Idee bis zur Umsetzung ca. 4-5 Monate gedauert.

Was dabei auch zu bedenken ist: Es läuft ja nicht alles gleich sofort perfekt. Gerade am Anfang findet man auch immer wieder noch Vorgehensweisen und Arbeitsschritte, die man selbst verbessern kann, sei es Schlagworte richtig zu vergeben oder aber Daten in den passenden Ordnern in der Baumstruktur zu verknüpfen. Ich habe auch ein paar Mal Fragen per Ticket an den Canto-Support gestellt, die prompt bearbeitet wurden. Das war eine große Hilfe.

Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

In erster Linie ist Canto für alle Kollegen aus dem Marketing gedacht. Das sind etwa 15 Benutzer, die meisten davon haben Leserechte und können alle Dateien herunterladen. Fünf Administratoren kümmern sich um das System, ein Kollege aus der IT inbegriffen.

Wir arbeiten aber auch mit verschiedenen Agenturen zusammen. Diese haben ebenfalls ein Benutzerkonto, um auf unser Bildmaterial zugreifen zu können, so dass wir hier keine USB-Sticks mehr durch die Gegend schicken müssen, wie es vor Einführung von Canto der Fall war.

Andere Abteilungen werden je nach Bedarf angeschlossen. Vor Kurzem rief ein Kollege aus dem Vertrieb an und hat nach Bildern gefragt – keine bestimmten, eher allgemeine Imagebilder. Er hat von mir Zugriff auf das System erhalten, womit er sich selbst die passenden Bilder raussuchen kann. Das finden nicht nur die Kollegen praktisch, auch für mich ist effektiver, einfach einen Account anzulegen, anstatt Bildmaterial zu suchen, das mir zwar zusagt, für den Vertrieb bzw. dessen Projekt aber nicht tauglich ist.

Wie haben Sie denn den Kollegen den Mehrwert Ihres Systems nähergebracht?

Ich habe anfangs einen Leitfaden erstellt, damit die Kollegen nachschlagen können, wie sie sich in Canto zurechtfinden. Da für die meisten Benutzer nur ein paar wenige Arbeitsschritte relevant sind, war aber der Einstieg sehr einfach.

Wir hatten zunächst erwogen, einen Workshop zu veranstalten, der unsere Kollegen in die Verwendung von Canto einführt. Canto ist aber so benutzerfreundlich und einfach zu verstehen, dass sich das erübrigt hat.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Der größte Teil unserer Mediendateien sind Bilder, ob das nun Produkt- und Imagebilder oder Fotos von Events sind. Auch Logos in allen Varianten, Kino- und Funkspots, Druckdaten z. B. von Plakaten und Anzeigen, Präsentationen. Ich würde sagen: Bunt gemischt. Ich habe mal auf dem Dashboard nachgeschaut: Im Moment sind es knapp 5.000 Dateien, also schon eine ganze Menge. Das hätte ich selber gar nicht gedacht!

Das sammelt sich schnell an.

Ja. Vor allem wenn man noch Varianten hat wie bei Logos oder Produktbildern: Als Freisteller, mit und ohne Hintergrund, Logos in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß. Da kommt einiges zusammen!

Wie sieht denn ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Der Idealfall ist folgender: Wir bekommen von einem Fotografen Bilder, z. B. von einem Neuprodukt. Das sind in der Regel ein paar Hundert Stück, obwohl wir davon am Ende nur fünf bis zehn Bilder auswählen und nutzen. Diese werden via Upload-Link vom Fotografen in Canto geladen. Die zuständigen Kollegen prüfen die Fotos und suchen die aus, die dann tatsächlich verwendet werden sollen. Nach evtl. Bildretuschen werden die Bilder wieder über den Upload-Link geladen und von uns direkt in der Hauptbibliothek verschlagwortet.

Im nächsten Schritt hat die Agentur Zugriff auf die Bilder, die sich um die Grafik kümmert,
z. B. eine Anzeige oder einen Facebook-Post kreiert. Oder wir nutzen die Bilder intern für Präsentationen, etc. Von hier aus ist die weitere Verwendung flexibel. Wir wollen aber, dass am Ende alles über Canto läuft und wir uns sukzessive von unserem vorherigen Datei-Chaos verabschieden.

Wer ist denn bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Es gibt, wie ich erwähnt habe, insgesamt fünf Administratoren. Für die Pflege verantwortlich bin ich, in Vertretung übernehmen das aber auch andere Admins. Daten zu bestimmten Themen lädt auch teilweise eine Kollegin hoch. Wenn es aber z. B. darum geht, ein Produkt rauszunehmen oder Produktfotos anzupassen, mache ich das. So ist auch gewährleistet, dass die Verschlagwortung einheitlich ist. Das betrifft z. B. kleine Dinge wie Tippfehler, Groß- und Kleinschreibung, denn auch die Qualität der Metadaten ist ja entscheidend.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Das Chrome-Erweiterung für Canto, die man in der Browser-Leiste installieren kann, benutze ich wirklich sehr oft. Ein Kollege hat das bei mir gesehen und gesagt: Wow, das ist cool!

Aber auch die Up- und Download-Links finden Anklang. Außerdem finde ich die Möglichkeit sehr praktisch, Bilder vor dem Download neu zuzuschneiden, oder in ein anderes Bildformat zu konvertieren.

Wie viel Zeit verbringen Sie denn etwa pro Tag mit Canto?

Das ist ganz unterschiedlich. Im Schnitt sind es ca. 15-30 Minuten pro Tag. Manchmal auch länger, je nachdem, woran ich gerade arbeite. Wir hatten vor Kurzem Hauptversammlung, und um die Präsentationen dafür vorzubereiten, habe ich Canto täglich und lang genutzt.
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