Veolia organisiert Marken-Assets für internationale Teams mit Canto

Lauriane Menuet ist Grafikdesignerin bei Veolia und unterstützt vor allem die Kommunikationsabteilung im Berliner Büro. Ihre Aufgabe besteht darin, Grafiken und andere Bildmaterialien anzufertigen, die dann anschließend z.B. für Flyer, Präsentationen oder den internen Newsletter verwendet werden. Als Grafikerin arbeitet sie tagtäglich sehr viel mit Bildern. Entsprechend wichtig ist für ihre Arbeit eine gut funktionierende Lösung, um Mediendateien abzulegen, schnell wiederzufinden und für Kollegen bereitzustellen.

Die Herausforderung

Als Lauriane Menuet im Januar 2018 ihre Arbeit für Veolia begann, wurden die Mediendateien des Unternehmens mit einem Tool organisiert, das die Kollegen als chaotisch und wenig benutzerfreundlich beschrieben. Tatsächlich kam es zu Problemen im Produktionsprozess für Grafiken, weil Dateien nicht mehr zugeordnet werden konnten – wichtige Metadaten wie der Name des Fotografen oder die Lizenzbestimmungen einer Illustration waren schlicht nicht vorhanden. Deshalb stand für Menuet und ihre Kollegen schnell fest, dass für die Organisation der Mediendateien eine neue, leistungsfähigere und vor allem benutzerfreundliche Lösung hermusste. Im Rahmen der Recherche wurden verschiedene Lösungen vergleichen – und am Ende entscheid man sich für Canto.

Die Lösung

Um das gesamte Potential von Canto auszureizen, führte Lauriane Menuet die Migration innerhalb eines Projekts durch, an dem insgesamt drei Mitarbeiter von Veolia beteiligt waren. Dabei wurden zunächst alle relevanten Mediendateien zusammengesucht, die für eine Weiterverwendung in Frage kamen. Auf Grundlage dieser Sammlung wurde dann eine kritische Auswahl getroffen: Nur wenn geklärt werden konnte, von wem und wann die fraglichen Inhalte benötigt werden, war die Migration nach Canto sinnvoll.

Darauf aufbauend wurde eine Metadatenstruktur entwickelt, die sich an den drei Geschäftsbereichen von Veolia orientiert. Dabei berücksichtigten Menuet und ihre Kollegen auch, was zuvor bei deim Medienmanagement gut funktioniert hatte und was problematisch war. Die größte Herausforderung, beschreibt Menuet, lag darin, die Bildrechte zu klären, die mit dem Vorgänger-Tool verloren gegangen waren. Dazu gehören, neben grundlegenden Copyrightinformationen auch zum Beispiel die Angaben, welche Mitarbeiter auf einem Foto abgebildet sind.

Nachdem diese Informationen ergänzt und eingepflegt waren, ging Canto bei Veolia an den Start. Die Medienbibliothek umfasst knapp 9.000 Medienassets, wobei 4.000 davon über das interne Portal verfügbar sind. Sieben Redakteure und drei Administratoren kümmern sich um die Organisation der Inhalte.

Ergebnisse und Vorteile

Mit dem Start von Canto hat Veolia erfolgreich die bestehenden Hürden beim Management von Mediendateien überwunden. Die verschiedenen Kommunikationsabteilungen, die innerhalb ihrer Geschäftsbereiche agieren, können jetzt auf eine zentrale Medienbibliothek zugreifen, an die auch andere relevante Teams wie angeschlossen sind. Mehr als 90 reguläre Benutzer sind mittlerweile in Canto eingerichtet.

Typische Workflows, wie z.B. das Erstellen von Präsentationen, sind mit Canto einfacher und sicherer geworden. Die Benutzer können in Canto sofort einsehen, welche Bilder ihnen zur Verfügung stehen und dank der Pflege auch darauf vertrauen, dass die Bilder freigegeben und relevant sind.

Welche Funktionen sie am liebsten nutzt, kann Lauriane Menuet spontan gar nicht sagen: „Da gibt es viele Features, die in Frage kommen!“ Die Portale sind für Veolia zu einer essentiellen Voraussetzung des tagtäglichen Arbeitens geworden. Über sie lässt sich sehr gut steuern, wer auf welche Inhalte zugreifen können. „Auch die Links zum Teilen sind eine enorme Erleichterung,“ weiß Menuet zu berichten. „Die benutze ich sehr häufig, um Dateien an andere Benutzer zu schicken, die selbst keinen Zugang zu Canto haben.“

Und das sagten unsere Kunden im Interview

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Veolia unterstützt Städte und Industriebetriebe auf allen fünf Kontinenten in ihrem Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir haben mit Lauriane Menuet über ihre Tätigkeit als Grafikerin und ihre Arbeit mit Canto gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei Veolia?

Ich bin Grafikdesignerin bei Veolia und unterstütze vor allem die Kommunikationsabteilung hier in unserem Office in Berlin. Meine Aufgabe ist es, Grafiken und andere Bildmaterialien anzufertigen, die dann anschließend z.B. für Flyer, Präsentationen oder unseren internen Newsletter verwendet werden. Das heißt, ich arbeite tagtäglich sehr viel mit Bildern. Entsprechend wichtig ist Canto für meine Arbeit.

Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema DAM in Berührung gekommen? An welchem Punkt fiel bei Ihnen die Entscheidung, Canto einzuführen?

Als ich im Januar 2018 meine Arbeit für das Team in Berlin begonnen habe, gab es zwar eine Art Vorgänger-Tool – jedoch war die Organisation der gespeicherten Inhalte so chaotisch und die Bedienung so wenig benutzerfreundlich, dass man sich bereits darauf geeinigt hatte, dieses Tool abzulösen. Ich hatte zuvor mit keinem vergleichbaren System für Medienmanagement gearbeitet. Dieses alte Tool habe ich tatsächlich auch als nicht sehr intuitiv und wenig leistungsfähig erlebt. Fest stand: Wir brauchen etwas Neues! Deshalb haben wir uns verschiedene andere Lösungen angeschaut, verglichen und dann schließlich zum Juni 2018 Canto eingeführt.

Wie lief denn die Migration Ihres neuen DAM-Projekts mit Canto ab?

Für den Umzug der Daten aus dem alten Tool in Canto haben wir ein Team von drei Kollegen gebildet, die von der Kommunikationsabteilung aus für die Einführung verantwortlich waren. Das war tatsächlich eine sehr große, herausfordernde, aber zugleich auch sehr interessante Arbeit! Für den Umzug unserer Inhalte haben wir zunächst einen Prozess entwickelt: In einem ersten Schritt haben wir zunächst alle relevanten Mediendateien zusammengetragen und dann eine Auswahl getroffen, welche davon benötigt werden – und von wem.

Darauf aufbauend haben wir Struktur entwickelt, bei der wir etwa Medienarten wie Bilder noch einmal unterteilen in die verschiedenen Bereiche, in denen Veolia tätig ist: Wasser, Entsorgung und Energie. Dabei haben wir auch versucht aus den Fehlern, die mit dem alten Tool gemacht wurden, zu lernen, um diese mit Canto nicht zu wiederholen.

Die größte Herausforderung war es schließlich, die Informationen wie Bildrechte zu klären. Auch aus Gründen des Datenschutzes haben wir vor der Freigabe der Inhalte alle essentiellen Informationen zusammengetragen und in Canto gespeichert, die zur Verwendung des Bilds wichtig sind, z.B. die Information, wer auf dem Foto abgebildet ist. Diese Daten lagen entweder nur teilweise oder gar nicht vor. Alle Überlegungen und Hinweise haben wir außerdem in Form eines Handbuchs zusammengetragen, in dem auch Regeln zur Benutzung festgehalten und erklärt sind.

Wie sieht denn die Umsetzung Ihres Projekts in Canto aus?

In unserer Canto Hauptbibliothek arbeiten nur Administratoren und Redakteure. Dort werden Inhalte gesammelt und überprüft. Sobald die Inhalte bereit für die weitere Verwendung sind, werden sie in einem unserer Portale eingepflegt. Von hier aus können auch reguläre Benutzer darauf zugreifen und die Mediendateien dann verwenden. Diese Organisation ist für uns dort sehr praktisch, weil wir stärker kontrollieren wollten, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat. Durch die Portale können wir genau das umsetzen.

Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

Bei Veolia gibt es verschiedene Kommunikationsabteilungen, die für die einzelnen Geschäftsbereiche zuständig sind – die Teams sind alle individuell an Canto angeschlossen. Außerdem haben z.B. auch die Kollegen in der Finanzabteilung oder der Nachhaltigkeitsabteilung Zugriff. Insgesamt haben wir etwa 90 reguläre Benutzer.

Das ist eine Menge. Wer ist denn inhaltlich und administrativ für Canto verantwortlich bei Ihnen?

Wir sind ein Team von sieben Redakteuren und drei Administratoren, die sich um die Organisation von Canto kümmern. Maßgebend sind dabei die Regeln, die wir anfangs festgelegt haben – basierend auf den Vorerfahrungen mit dem alten Tool und Vorschlägen von unseren Benutzern.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Wir verwalten zentral alle Arten von Mediendateien in Canto. Bilder, Logos, Videos oder auch Handbücher stehen über Canto zur Verfügung. Wir verwalten in unserer Hauptbibliothek fast 9.000 Assets, davon sind etwa 4.000 in unserem Portal verfügbar.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Das ist bei uns sehr unterschiedlich. Bilder kaufen wir nur individuell. Oft haben wir Fotoshootings und pflegen diese Bilder dann anschließend in Canto ein. Das Bildmaterial kann dann über die Portale von allen Kollegen genutzt werden. Oft geht es dabei um die Erstellung von Präsentationen. Ich nutze natürlich Canto wiederum auch, um Bilder für Print-Materialien zu recherchieren, die ich produziere. Außerdem werden die Inhalte auch für Social Media genutzt oder von externen Dienstleistern. Canto ist schließlich unsere zentrale Medienbibliothek.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Da gibt es viele Features, die in Frage kommen! Wir benutzen sicher nur einen Bruchteil der Funktionen von Canto. Am wichtigsten ist es aber sicher, die Copyrights von Bildern mit Canto dynamisch verwalten zu können. Die Portale sind außerdem für uns ein absolut essentielles Feature. Denn damit können wir sehr gut kontrollieren, wer welche Inhalte zu sehen bekommt und benutzen kann. Das hilft auch der Orientierung der Benutzer, wenn sie von vornherein nur das sehen, was für sie relevant ist. Die Links um Inhalte zu teilen sind eine enorme Erleichterung! Die benutze ich sehr häufig, um Dateien an andere Benutzer zu schicken, selber aber keinen Zugang zu Canto haben

Wie viel Zeit verbringen Sie denn etwa pro Tag mit Canto?

Das ist sehr unterschiedlich. Dank Canto geht die Bildersuche viel schneller als zuvor! Ich verliere keine Zeit, wenn ich Inhalte suche. Deshalb verbringe ich an einem normalen Arbeitstag vielleicht maximal eine halbe Stunde mit Canto, obwohl ich sehr viel mit Bildern arbeite. Wenn ich natürlich die Fotos von einem Shooting einpflege, kann es auch mal sein, dass ich mehrere Stunden mit Canto arbeite.