Weber Maschinenbau legt neuen Grundstein für ihr Digital Asset Management System

Weber Maschinenbau produziert Systeme für die Verarbeitung, Veredelung und das Schneiden von Wurst, Fleisch, Käse und weiteren Lebensmitteln. Vom gewichtsgenauen Schneiden bis zum präzisen Einlegen und Verpacken von Wurst, Fleisch und Käse: Weber Maschinenbau ist einer der führenden Systemanbieter für Aufschnittanwendungen und zählt zu den wichtigsten Adressen für die lebensmittelverarbeitende Industrie. Bis heute ist das Unternehmen in Familienbesitz und wird von Tobias Weber, dem ältesten Sohn des Firmengründers Günther Weber, als CEO geleitet.

Yannick Weber ist bei der Weber Maschinenbau GmbH als Digital Marketing Manager für den Online-Bereich zuständig. Bilder, Videos und Prospekte spielen eine zentrale Rolle in der Markenkommunikation von Weber. Vor der Einführung von Canto als Digital Asset Management (DAM) System waren viele Dateien allerdings über verschiedene Laufwerke verstreut. Im Zuge von Webers stetigen Wachstum stand das Marketing-Team oftmals vor dem Problem, dass viele Assets nur mit großen Suchaufwand zu finden waren.

Die Herausforderung

Die steigende Anzahl an Anfragen nach Bild- und Video-Dateien stellten das Marketing-Team der Weber Maschinenbau GmbH regelmäßig vor Herausforderungen. Zum Teil war es unklar, wo bestimmte Dateien zu finden oder abzulegen waren. So wurden beispielsweise von Verkäufern Aufnahmen beim Kunden gemacht und auf anderen Laufwerken abgelegt als die Dateien, die zentral vom Marketing verwaltet wurden.

“Dementsprechend hatten wir zum Teil eine drei-, vier-, fünffach Ablage. Das hat nicht nur zu einem erhöhten Bedarf an Speicherplatz geführt – es war oft sehr schwierig Dateien zu finden”, erklärt uns Yannick Weber. Die neue DAM-Lösung sollte die zeitaufwändige Suche ablösen, beschleunigen und vereinfachen.

Die Lösung

Nach einer internen Abstimmung über konkrete Use-Cases entschied man sich für die DAM-Cloudlösung Canto. “Das Tool hat einfach eine unglaubliche Power und ist trotzdem absolut flexibel einsetzbar”, so Yannick Weber. Die Möglichkeit Bilder in unterschiedlicher Auflösung und Formaten herunterzuladen, kommt dabei besonders gut bei den Nutzern an. Ebenfalls genießt die Funktion, Videos vor dem Download zuschneiden zu können, besondere Beliebtheit bei den Kollegen.

Im Zuge der Einführung des DAM System wurden im ersten Schritt alle Dateien von den verschiedenen Laufwerken nach Canto migriert. Die knapp 18.000 Medien Assets wurden dann im zweiten Schritt einer internen Qualitätskontrolle durch das Marketing- und Produktmanagement-Team durchzogen und nach erfolgreicher Prüfung freigegeben.

Bis dato befinden sich vor allem Bilder, Videos und PDF-Dateien im System – das Marketingteam plant jedoch in Zukunft auch offene Textdateien von Kampagnen in Canto zur Verfügung zu stellen, um beispielsweise den weltweiten Tochterunternehmen die Möglichkeit eines direkten Zugriffs zur Anpassung an den jeweiligen Markt zu geben.

Ergebnisse und Vorteile

Ganz konkret ging es bei Weber Maschinenbau um drei Punkte: Zeitersparnis, Kostenersparnis und Transparenz. Die Nutzung von Canto erspart der Marketing-Abteilung der Weber Maschinenbau GmbH dank der präzisen und schnellen Suche nicht nur Zeit, sondern auch Kosten: “Zeitersparnis durch die Möglichkeit der einfachen, präzisen und schnellen Suche – da greift dann ein Rad ins andere: Umso schneller Assets gefunden werden, desto mehr Zeit haben wir im Marketing-Team für andere Sachen und sparen somit Kosten”, erklärt Yannick Weber.

Gerade im Bereich Foto und Video hat sich die Abstimmung mit externen Agenturen dank der neuen DAM-Einführung bereits erleichtert. Sobald durch das Marketingteam eine Vorauswahl an Dateien getroffen wurde, laden die Agenturen die Dateien über einen Upload-Link einfach ins System. “Das ist eine enorme Zeitersparnis für uns”, schwärmt Yannick Weber. Er ist jetzt schon überzeugt von der neuen DAM-Lösung und ist sich sicher, dass das Team in Zukunft auf noch mehr Funktionen von Canto nutzen wird.

Und das sagten unsere Kunden im Interview

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb stellen wir Ihnen an dieser Stelle vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Yannick Weber, Digital Marketing Manager bei Weber Maschinenbau, gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei der Weber Maschinenbau GmbH?

Ich bin Digital Marketing Manager bei Weber Maschinenbau und betreue unter anderem unsere Canto Medienbibliothek. Ich bin hier im Team im Rahmen meines dualen Studiums tätig und absolviere parallel einen Master im Marketing Management.

Neben Canto betreue ich auch viele Themen aus dem Bereich Content-Management. Außerdem koordiniere ich unsere Online-Angebote – von der Pflege unserer Websites bis hin zu Social Media ist alles dabei.

Insgesamt sind wir ein kompaktes Marketingteam, in dem jeder seinen eigenen Fachbereich verantwortet. Meine Kollegen befassen sich jeweils mit den Bereichen PR, Anzeigen und Kampagnen, Messen und Events sowie der strategischen Ausrichtung des Unternehmens.

Wie kam es zum Thema Digital Asset Management bei Weber? Wie haben sich Ihre Ansprüche an ein Digital Asset Management-System mit der Zeit entwickelt?

Weber ist in den letzten Jahren extrem gewachsen. Parallel dazu schoss auch die Zahl der Anfragen nach Bild- und Videomaterialien ans Marketing in die Höhe. Fragen zur Bereitstellung von verschiedenen Bild-, Video- und Prospektmaterialien waren an der Tagesordnung. Oder eines der Tochterunternehmen brauchte schnell ein bestimmtes Produktbild für eine Kundenpräsentation. Diese ganzen Anfragen gingen zentral beim Marketing ein und stellten uns als Team regelmäßig vor große Herausforderungen.

Dabei war jedoch oft nicht klar, wo bestimmte Dateien zu finden sind: Durch mehrere vorhandene Netzlaufwerke innerhalb der Organisation werden bspw. Videoaufnahmen der Marketingabteilung an einer anderen Stelle gespeichert als erstellte Videos von Vertriebsmitarbeitern. Hinzu kommt die Problematik, dass aufgrund der Komplexität der Produkte die Videos in verschiedene Kategorien zugeteilt werden. So kann ein Video mit einer Produktlinie innerhalb der Ordner von einzelnen Modulen wie z.B. einem Slicer zu finden sein, oder in einem Ordner mit dem Überbegriff Linie.

Dementsprechend hatten wir zum Teil eine drei-, vier-, fünffach Ablage. Das hat nicht nur zu einem erhöhten Bedarf an Speicherplatz geführt – es war oft sehr schwierig Dateien zu finden. Diese Situation führte schließlich zur Entscheidung, ein Digital Asset Management System einzuführen.

Welche Rolle spielen digitale Assets in Ihrer täglichen Arbeit? Warum sind sie wichtig für die Arbeit der Weber Maschinenbau GmbH?

Bilder, Videos und Prospekte sind die zentralen Bestandteile unserer Markenkommunikation. Auf diesen drei Komponenten liegt daher bei uns auch der Fokus beim Aufbau unseres Digital Asset Management-Systems. Logos, Grafiken, Produktbilder – wir nutzen das DAM natürlich auch für unser komplettes Branding und die Beratung von Kunden sowie Interessenten, um bestimmte Themen vor Ort zu zeigen.

Auch andere Medienformate wie Dokumente und Texte werden für uns noch relevant, sobald wir in einer späteren Phase des Projekts ganze Kampagnen in Canto ablegen.

Was haben Sie sich von der Einführung eines DAM-Systems erhofft?

Zuallererst steht der Kunde für uns im Fokus. Durch die Einführung eines neuen DAM-Systems wollten wir die Kommunikation zum Kunden – sei es im Zuge der Bereitstellung von Materialien oder einer Präsentation vor Ort – so einfach wie möglich gestaltet. Dabei haben auch die Punkte Zeitersparnis, Kostenersparnis und Transparenz eine Rolle gespielt. Zeitersparnis durch die Möglichkeit der einfachen, präzisen und schnellen Suche – da greift dann ein Rad ins andere: Umso schneller Assets gefunden werden, desto mehr Zeit haben wir im Marketing-Team für andere Sachen und sparen somit Kosten. Transparenz bezieht sich auf das Wissen im Unternehmen, welche Inhalte überhaupt verfügbar sind.

Wie lief die Einführung ab?

Bis jetzt haben wir knapp 18.000 Medien-Assets in Canto hochgeladen, die nun Schritt für Schritt eine interne Qualitätskontrolle durchlaufen. Viele sind bereits freigegeben und werden von Kollegen genutzt. Ein Großteil davon sind Bilder, Videos und Prospekte.

Als ich das DAM-Projekt übernommen habe, gingen wir davon aus, dass eine On-Premise-Lösung für uns die beste Wahl ist. Gemeinsam mit den Beratern von Canto haben wir jedoch zunächst unsere Use-Cases ganz konkret erarbeitet. Dabei sind wir letztlich zu dem Schluss gekommen, dass wir mit einer Cloud-Lösung wie Canto besser fahren.

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb der Weber Maschinenbau GmbH?

Unsere Power-User kommen aus den Abteilungen Marketing, Produktmanagement und Vertrieb. Die Erfahrung mit Canto dort ist bisher sehr gut. Wir sind im April mit Canto an den Start gegangen und schon jetzt erweist sich das System als sehr hilfreich in vielen tagtäglichen Arbeitsabläufen.

Vor allem die umfangreichen Funktionen kommen bei den Kollegen gut an. Zum Beispiel, dass man beim Herunterladen eines Videos entscheiden kann, welchen Abschnitt man haben möchte oder die Auswahl der verschiedenen Bildformate vor dem Download.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

In unserem Marketing arbeiten wir oft mit Agenturen sowie Foto- und Videografen zusammen. Zur Vorauswahl lassen wir uns die Bild- oder Video-Dateien von den Agenturen schicken. Sobald wir dann eine Auswahl getroffen haben, senden wir einen Upload-Link an den jeweiligen Dienstleister, der dann die gewünschten Assets direkt in Canto hochlädt. Das ist eine enorme Zeitersparnis für uns!

Wer ist bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Das ist auch einer der Gründe, warum wir uns für Canto entschieden haben, die Pflege des Systems ist sehr einfach! Die Unterstützung unserer IT-Abteilung benötigen wir hierfür nicht, die Administratorrolle liegt bei uns im Marketing- und Produktmanagement-Team.

Trotz der vielen leistungsstarken Funktionen ist Canto damit für uns sehr intuitiv zu bedienen und flexibel einsetzbar. Ich bin überzeugt davon, dass wir in Zukunft noch mehr Funktionen von Canto nutzen werden.