Enterprise Document Management
zur Kontrolle und Organisation von Unternehmensdokumenten
Organisation
Zentraler Speicherort für Dokumente ermöglicht schnelles Suchen und Abrufen.
Sicherheit
Metadaten, Versionskontrolle und weitere Funktionen für bessere Rechtskonformität.
Produktivität
Optimierte Arbeitsabläufe und gemeinsame Dateinutzung fördern effizientes Arbeiten.
Was ist Enterprise Document Management?
Das Enterprise Document Management (EDM) ist ein Teil des Content Management. Die Erstellung und Distribution sämtlicher Dokumente innerhalb einer Firma erfolgt über eine EDM-Lösung. Sie wird normalerweise durch Software ergänzt, welche Arbeitsabläufe unterstützt, Prozesse vereinfacht und Dokumente überwacht. Die Verwaltung von Unternehmensdokumenten schließt in der Regel die Organisation und Verwaltung von Dokumenten mit ein. Das lässt sich am besten realisieren, wenn man die Dokumente an einen zentralen Ort transferiert, wo sie leichter abgerufen und schnell freigegeben werden können.
Vielseitigkeit von Enterprise Document Management
Obwohl EDM nur einen Teilbereich des Content Management ausmacht, deckt es die Kernanforderungen im Lebenszyklus von Inhalten ab. So unterstützt es zusätzlich zur Dokumentensuche und Bestandsverwaltung auch die Erstellung von gesetzeskonformen Inhalten durch die Bereitstellung entsprechender Vorlagen. Mittels Versionierung und Protokollierung sämtlicher Änderungen begleitet es die jeweiligen Inhalte auch während ihrer aktiven Nutzungsphasen.
Schlussendlich gewährleistet ein unternehmensweites EDM-System die langfristige Lesbarkeit von Inhalten, indem es diese in zeitunabhängige Formate überträgt. Außerdem unterstützt es die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsfristen. Als zentralisiertes System vermeidet es Dateiduplikate. Und nicht zuletzt ermöglicht es die Synchronisierung beim Editieren von Inhalten und schafft Sicherheit durch die Bereitstellung der jeweils aktuellsten Version.
Enterprise Document Management schafft Rechtssicherheit
Eine wesentliche Funktion für eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung ist die Speicherung von Informationen zum Digital Rights Management innerhalb von Metadaten, die an die jeweilige digitale Datei angefügt sind. Diese Metadaten beinhalten Angaben zu Urheberrechten und Schutzmarken. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Assets von externen Fachleuten oder juristischen Unternehmen bereitgestellt werden. Diese können nämlich geschaffene Werke mit einer Reihe von Nutzungsbeschränkungen versehen. Eine EDM-Software verbessert den Dokumentenabruf im Falle von Compliance-Prüfungen oder gerichtlichen Vorladungen.
Erweiterte Dokumentenverwaltung
Die Verwaltung von Dokumenten umfasst größtenteils das Sortieren und Organisieren einzelner Dokumente zur weiteren Nutzung, wie z.B. das Erstellen geschäftlicher Vorlagen. Digital Asset Management (DAM) ist ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen Konzepts zur Dokumentenverwaltung, da es Dokumente und Medien effizient organisiert. DAM-Systeme können mehr als nur Dokumente speichern. Sie strukturieren verschiedene Dateiformate wie Bilder, Videos und Präsentationen. Auch verfügen sie über moderne Funktionen zum Urheberrechtsschutz und für Wasserzeichen, die im Einklang mit Systemen zur Dokumentenverwaltung arbeiten.