Evonik Industries

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Evonik ist ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialchemie. Wir haben mit Christoph Bauer über seine Tätigkeit als Managing Editor gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe innerhalb der Evonik Industries AG? Welche Rolle spielen Bilder und andere digitale Assets in Ihrer täglichen Arbeit?

Ich arbeite in der Externen Kommunikation von Evonik in der Konzernzentrale in Essen. Als gelernter Journalist ist mir die Wichtigkeit von Bildern für Unternehmen und Medien bewusst. Die Einführung einer neuen Bilddatenbank war mir deshalb auch ein großes Anliegen.

Wie haben sich Ihre Ansprüche an ein Digital Asset Management-System entwickelt?

Schon länger planten wir unsere Pressebilderdatenbank deutlich zu erweitern, doch stieß die damalige Datenbank da an ihre Grenzen. Ein Hindernis war, dass unsere Geschäftseinheiten innerhalb der Datenbank eigene Sammlungen angelegt hatten, die nicht einheitlich strukturiert waren. Es gab sehr viele Unterverzeichnisse, verschiedene Rechtslagen usw. Der Konzern wurde im Laufe der Zeit umstrukturiert und gestrafft. Wenn von kleineren Legal-Einheiten zuvor Bilder gekauft worden waren, war schnell nicht mehr klar, wem diese nun eigentlich gehören. Irgendwann waren wir dann an dem Punkt, dass die Lösung unsere gewachsenen Anforderungen einfach nicht mehr abbilden konnte. Es war klar: wir brauchen eine modernere Lösung.

Was haben Sie sich von der Einführung eines neuen DAM-Systems erhofft? Warum haben Sie sich für Canto entschieden?

Bei der Auswahl der Bilddatenbank war es uns wichtig, dass wir wegkommen von vielen kleinen Nischenlösung hin zu einer Lösung für alle Mitarbeiter. Niemand sollte mehr auf seinen gekauften Stockbildern hocken. Die Organisation und der Austausch von Bildern sollte für interne als auch externe Zwecke vereinfacht werden. Canto war von Anfang an einer unserer Favoriten. Im Pitch konnte Canto sowohl unseren Einkauf, unsere Fotografen als auch die Kommunikationsabteilung schnell überzeugen. Unsere Bildagentur, mit der wir schon lange zusammenarbeiten, kannte Canto bereits und gab ebenfalls grünes Licht. Es war beeindruckend, dass Canto für fast alle unsere Fragen und Anforderungen eine Lösung hatte.

Wie lief die Einführung ab?

Da unsere alte Datenbank einen komplett anderen Aufbau hatte, war die Migration der bestehenden Assets in das neue Digital Asset Management System die größte Hürde. Am 01.01.2020 sollte die neue Datenbank online gehen – auf den letzten Metern wurde es dann etwas eng. Auf den Canto Support war aber Verlass, sodass dank einigen Überstunden an Weihnachten alles glatt ging.

Die Struktur der neuen Bilddatenbank habe ich dann nochmal überarbeitet und die Assets neu organisiert. Alle Bilder, bei denen die Lizenzrechte nicht eindeutig geklärt waren, wurden aussortiert. Mir war hierbei die Transparenz des Prozesses wichtig. Die umfassende Rechteverwaltung in Canto gefällt uns daher sehr gut. Jeder, der jetzt in der neuen Bilddatenbank unterwegs ist, kann beispielsweise auf einen Blick sehen, inwieweit er ein Asset verwenden kann.

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto?

Wir nutzen die Datenbank sowohl intern als auch extern. Evonik-Mitarbeiter können Canto ganz einfach dank Single Sign-on nutzen, ohne sich extra einloggen zu müssen. Vor allem bei unseren asiatischen Kollegen wurde Canto schnell angenommen. Oftmals mussten sie für einzelne Bilder eine Anfrage an unsere Kommunikationsabteilung schicken. Aufgrund der Zeitverschiebung (bis zu 9 Stunden voraus) kam es natürlich zu einer gewissen Wartezeit. Jetzt müssen sie nicht mehr warten, bis jemand von uns ihre Anfragen beantwortet, sondern können die Assets einfach selbst finden. Da viele Online-Angebote speziell für den asiatischen Markt von den Kollegen vor Ort erstellt werden, finden sie nun viel schneller passende Bilder für ihre Arbeit.

Auch unser Social Media Team nutzt Canto regelmäßig. In Zusammenarbeit mit einer externen Agentur haben wir außerdem Hootsuite an Canto angeschlossen, was die Arbeit des Teams noch einfacher macht. Die Kollegen sind sehr glücklich, dass sie nicht mehr auf komplizierte interne Ordnerstrukturen angewiesen sind, um passendes Bildmaterial zu finden.

Für externe Presseanfragen haben wir ein eigenes Presseportal, indem eine Vielzahl von Fotos zum Download zur Verfügung stehen. Unser Account Manager von Canto hat uns vorab verschiedene Beispiele gezeigt, wie man ein solches Portal strukturieren kann. Das hat uns sehr geholfen. Das Presseportal bietet uns die Möglichkeit unsere vielfältigen Standorte und Bereiche zu zeigen, ohne dass man in einer Flut an Bildern versinkt. Deshalb ist unser Presseportal klar in Geschäftsregionen und Themenfelder unterteilt. Zusätzlich gibt es natürlich noch die Möglichkeit der Suchfunktion anhand von Schlagwörtern.

Wie sieht denn ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Wir haben zum Teil eigene interne Fotografen aber vor allem auch einen Pool aus externen Fotografen, mit denen wir regelmäßig zusammenarbeiten. Da wir weltweit eine Vielzahl an Standorten haben, kann es natürlich auch vorkommen, dass die Standortkommunikatoren selbst Bilder erstellen und die Dateien dann in das System einpflegen. Natürlich musste ich eine gewisse Vorarbeit bei einigen Kollegen leisten. Mein Mantra war: Vertraut der neuen Bilddatenbank, ihr braucht eure Bilder nicht mehr auf eurer eigenen Festplatte speichern, ihr findet sie später besser wieder. In Canto sind sie sicher und gut organisiert gespeichert.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Ein Großteil unserer Datenbank besteht aus Bildern, zunehmend werden aber auch Videos genutzt. Die Tatsache, dass uns ein unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung steht, ist ein absoluter Vorteil. Wir produzieren bereits heute sowohl für die interne als auch externe Kommunikation Videos – das wird in Zukunft ein noch viel wichtigeres Medium für uns werden.

Wer ist bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Die Pflege liegt hauptsächlich in meiner Verantwortung. Dadurch, dass wir in unserer alten Datenbank keine einheitliche Verschlagwortung benutzt haben, war die Strukturierung der Datenbank zu Beginn jede Menge Arbeit. Jetzt steht aber die Struktur. Wenn neue Assets hochgeladen werden, muss zwingend ein von uns definiertes Grundgerüst ausgefüllt werden. Ansonsten kann man das Bild gar nicht erst hochladen. Das wird uns vor allem in Zukunft viel Aufwand ersparen.

Falls doch mal eine Frage aufkommt, die ich nicht beantworten kann, kann ich mich immer auf den Canto Support verlassen. Das ist einfach top! Ob unser Account Manager, das Help Desk oder der technische Support: Unsere Anfragen werden schnell beantwortet, alles funktioniert reibungslos.

Gibt es schon Pläne, Canto noch weiter in Ihre Arbeitsprozesse einzubinden?

Die Anbindung an die Microsoft-Office-Anwendungen schauen wir uns gerade an. Für unsere Agenturen könnte der Adobe Connector interessant sein. Überhaupt vereinfacht Canto die schnelle Zusammenarbeit mit externen Agenturen. Ich kann beispielsweise alle Assets, für die wir die Rechte haben, direkt in Canto mit einer Ausgabe unseres Innovationsmagazins ELEMENTS verknüpfen, so dass eine weitere Nutzung auf anderen Kanälen ohne lange Sucherei möglich ist. Das sind etwa Fotos, begleitende Videos und Grafiken.

Wir haben auch vor Canto mit unserem Newsletter-Programm zu verbinden, sodass wir Bilder direkt einbinden können. Sollte dann doch mal eine Änderung eines Bilds notwendig sein, kann ich das Asset einfach in Canto austauschen. Dank Direct URL zieht sich der Newsletter dann automatisch die neue Version. Das ist einfach genial.

Was ich bei Canto sehr schätze ist, dass die Software stetig weiterentwickelt wird. Das führt eben auch dazu, dass mir ständig neue Einsatzmöglichkeiten einfallen und wir die Nutzung der Software weiter ausweiten können.

Was ist Ihr Lieblings-Feature? Warum?

Die Zusammenstellung von Assets zu Kollektionen und die Möglichkeit, statt E-Mail-Postfächer zu sprengen einfach Links zu verschicken, ist definitiv eines meiner Lieblings-Features. Diese Share-Funktion bringt unglaublich viel, gerade in der Abstimmung. Aber auch die Möglichkeit, über ein Mobilgerät auf Canto zuzugreifen, finde ich super. Das kann ich mir zukünftig auch auf Messen sehr praktisch vorstellen. Ich habe quasi immer alle Bilder in der Hosentasche.