Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Die JENOPTIK AG ist einer der größten Technologie-Konzerne in Deutschland. Wir haben mit Kristin Göring über ihre Arbeit als Specialist Corporate Communications gesprochen.
Was ist Ihre Aufgabe?
Ich bin Specialist Corporate Communications bei Jenoptik im Corporate Center und betreue Themen rund um Bilder, Videos und deren Organisation und Verwaltung, was mich zu meiner Aufgabe im DAM-System führt: Ich war an der Konfiguration und Einführung des Systems bei Jenoptik beteiligt, bin jetzt Administrator und betreue das DAM bei uns. Aber natürlich bin ich auch Nutzer.
Wie kam es denn zu der Entscheidung, ein Digital Asset Management-System anzuschaffen?
Unser Geschäft bei Jenoptik ist in operative Divisions aufgeteilt. Innerhalb dieser Divisions haben wir jeweils Teams aus Produkt- und Marketing-Spezialisten, die sehr nah an unseren Kunden arbeiten. Diese Teams hatten häufig das Problem, dass kreative Workflows – wie etwa der Austausch großer Dateien gerade mit Kollegen im Ausland – sehr mühsam und zeitaufwändig waren. Deshalb gab es seitens der Kollegen den Wunsch, unsere kollaborativen Prozesse besser aufzustellen, z.B., um über verschiedene Kontinente hinweg gemeinsam an der Erstellung eines Videos zu arbeiten. Die Frage war, wie unsere dezentralen Teams stärker und besser zusammenarbeiten können. So kamen wir auf Canto.
Das heißt, ein Hauptaugenmerk bei Ihrer Suche nach einem geeigneten DAM-System lag darauf, ihre Teams zusammen zu bringen?
Der Hauptantrieb des DAM-Projekts war es, den Kollegen zu ermöglichen, über Standort- und Ländergrenzen hinweg große Dateien problemlos auszutauschen, sie zu teilen – und mit ihnen produktiv zu arbeiten. Genau das war bis dahin immer schwierig, weil es dafür keine zentrale und leistungsstarke Lösung gab, die unseren Ansprüchen genügt hat.
Zusätzlich gab es aus unserer Sicht – also vom Corporate Center – das Problem, dass viele Medien-Assets auf verschiedenen Servern, Netzlaufwerken, Festplatten etc. lagen. Problematisch wurde das, wenn es hieß „Kannst du mir mal die Vorlage für die Broschüre XY vom letzten Jahr schicken?“ Mit einer zentralen Ablage für wichtige Medien-Assets gewährleisten wir deshalb mehr Klarheit, schnellere Verfügbarkeit und schnellere Bearbeitung.
Was bedeutet schnellere Bearbeitung?
Die Speicherung von Bildern in verschiedenen Formaten und Auflösungen raubte viel Zeit und das führte dazu, dass die gleichen Assets mehrfach vorgehalten wurden – jeweils spezifisch angepasst für die Webseite, für Social Media etc. Diese unnötige Duplizierung von Mediendateien hat das Wiederfinden von Bildern zusätzlich erschwert. Auch das wollten wir lösen.
Wie sind Sie vorgegangen, um aus dieser Situation heraus das richtige DAM-System zu finden?
Wir haben zunächst alle relevanten Anbieter am Markt verglichen, die in Frage kamen. Um das gerade erwähnte Problem der Bildduplikate zu lösen, sollte das neue System zur zentralen Medienschnittstelle werden. Sehr wichtig war uns deshalb auch eine Schnittstelle zu unserem CMS Sitecore, das die eigene Media Library ablösen sollte.
Aus den anfangs verglichenen Anbietern haben wir dann eine Longlist erstellt, die wir anhand unserer Kriterien zu einer Shortlist der Systeme kondensiert haben, die alle unsere Anforderungen potenziell erfüllen konnten. Im Vergleich zur Konkurrenz waren die Features von Canto deutlich robuster, weiterentwickelt und haben einfach einen durchdachteren Eindruck gemacht. Deshalb haben wir uns am Ende für Canto entschieden.
