So arbeitet die Paessler AG mit Canto

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Bereich vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Ariane Wolff, Team Manager Visual Communications, gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei Paessler?

Ich arbeite seit 11 Jahren bei der Paessler AG im Marketing und leite das Visual Communications Team. Mein Team verantwortet die Außendarstellung entlang der gesamten Customer Journey und somit alles, was der Kunde in irgendeiner Form von uns sieht.

Wie kam es zum Thema Digital Asset Management bei Paessler?

Wir hatten schon länger den Wunsch, unseren Content zu zentralisieren und ein Digital Asset Management-System einzuführen. Die Nachfrage war vorher jedoch nicht groß genug, um tatsächlich dafür eine Software im Unternehmen einzuführen.

Zuvor haben wir die erstellten Materialien per Emails, über den Server oder in Confluence an die Auftraggeber zurückgeschickt. Das führte dazu, dass die Dateien auf dem Desktop in der Schnellablage gespeichert und schlussendlich veraltete Versionen genutzt wurden.

Mit dem starken und internationalen Wachstum benötigten dann immer mehr Personen von unterschiedlichen Standorten aus Zugriff auf die Assets. Uns war wichtig, dass wir mit geringem Kommunikationsaufwand sicherstellen können, dass wirklich jeder die aktuellsten Versionen unserer digitalen Assets nutzt. Durch ein Digital Asset Management-System liegt die Kontrolle bei uns im Team: Wir können sehen, was wir bereits erstellt haben und es gegebenenfalls aktualisieren.

Warum haben Sie sich letztendlich für Canto entschieden?

Zuerst haben wir intern recherchiert. Dazu haben wir potenzielle Anwender aus verschiedenen Abteilungen befragt, welche Bedürfnisse sie haben. Ebenso haben wir die Perspektive unserer Partner einbezogen, denen wir ebenfalls Marketingmaterialien übermitteln.

Aus den Antworten haben wir einen Anforderungskatalog mit allen Themen erstellt, die uns wichtig waren. Unter Berücksichtigung dessen, was wir in Zukunft brauchen könnten, war uns zum Beispiel der Punkt Skalierbarkeit wichtig. Dann suchten wir nach einem etablierten Unternehmen, von dessen Erfahrung wir profitieren können. Internationalität war ebenfalls ein Kriterium.

Es gab insgesamt sechs Hauptkategorien, nach denen wir alle Anwendungen bewertet haben. Ein Aspekt dabei war die Volltextsuche, die für uns entscheidend ist, da wir sehr viele Dokumente wie Präsentationen und PDFs haben.

Wie lief die Einführung ab?

Es gab einen Termin vor Ort mit Stephan Kühnel von Canto. Für diesen Workshop haben wir im Vorfeld so viele Vorbereitungen wie möglich getroffen. Am Workshop haben sowohl Vertreter der Contributor- als auch der Anwenderseite teilgenommen. Es verlief alles reibungslos, da wir gut vorbereitet waren und Stephan vieles vor Ort mit uns einrichten konnte. Dadurch konnten wir recht schnell mit Canto starten.

Die Einführung haben wir dann schrittweise durchgeführt. Kollegen, die bei den Interviews schon dabei waren, waren in der ersten Gruppe. Dann haben wir es an Sales ausgerollt, die schon brennend darauf gewartet hatten. Anschließend ging es Abteilung für Abteilung weiter, bis letztlich alle Beteiligten Zugriff bekommen hatten.

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb Ihres Unternehmens?

Aus der Admin-Perspektive wird Canto vor allem vom Grafik-Team und vom Video-Team genutzt. Das bedeutet, wir stellen Assets zur Verfügung, wir laden Assets hoch und wir nutzen es selbst, um zum Beispiel Icons zum Arbeiten herunterzuladen.

Die andere Anwenderseite besteht überwiegend aus Sales und Regional Marketing. Unseren Partnern stellen wir einen Teilbereich über ein Partner Portal zur Verfügung.

Jeder neue Kollege bekommt einen Onboarding Termin für Canto. So stellen wir sicher, dass es eine Einführung in Canto und zum Corporate Design gibt. Canto hilft uns beim schnelleren Onboarding neuer Kollegen, da wir alle Dokumente dort übersichtlich speichern. Und wir haben die Sicherheit, dass die richtigen Logos und Farben verwendet werden. Dadurch erhalten wir deutlich weniger Anfragen, wo etwas Bestimmtes zu finden ist. Ein netter Effekt: die neuen Kollegen sind meist sehr beeindruckt davon, was wir bereits alles an Material haben.

Gibt es Feedback zur Nutzung von Canto?

Das Feedback war intern durchweg positiv. Canto wird von den Benutzern sehr gut angenommen. Alle sind dankbar, so ein System zu haben. Ich bekomme auch von neuen Kollegen sehr positive Rückmeldungen. Viele hatten in ihren alten Unternehmen kein Digital Asset Management-System und sind begeistert von der zentralisierten Auswahl an Dateien.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Alles, was wir erstellen, laden wir in Canto hoch und stellen dann dem Auftraggeber den Link zu den Assets zur Verfügung. Wir speichern alles, was wir produzieren, neben all den Dingen, die man zum täglichen Arbeiten braucht. So haben wir unter anderem eine Vielzahl an Präsentationen, die wir zum Beispiel für Events, Webinare oder kundenspezifische Demos nutzen.

Den bereits produzierten Content stellen wir über Canto anderen Kollegen zur Verfügung. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus Guatemala eine Präsentation zu einem bestimmten Thema erstellt hat, das auch für eine andere Region interessant sein könnte, kann man diese Datei einfach aus Canto herunterladen, übersetzen oder wiederverwenden. Dadurch sparen wir uns Arbeit, weil es weniger Korrekturschleifen gibt.

Haben Sie eine Canto Lieblingsfunktion?

Ich finde das Brand Portal sehr praktisch. Das benutze ich täglich.

Durch die Thumbnails sehen wir direkt, wie unsere Marke und Farbwelt aussieht. Man kann außerdem schnell erkennen, was sich hinter einem Asset verbirgt.

Auch das Reporting ist sehr hilfreich, um nachzuvollziehen, welche Assets genutzt oder wie häufig sie heruntergeladen werden. Ich schreibe einmal im Quartal einen internen Newsletter mit allen neuen Features zu Canto, die jeder kennen sollte. In dem Newsletter finden sich dann auch die Top 10 Downloads oder eine Übersicht zu der Anzahl an Assets, die wir in Canto speichern. Es ist unglaublich, wenn man sich vor Augen führt, wie viel wir bereits produziert haben.

In der Zukunft möchte ich die ‘Meine Kollektion’-Funktion mehr nutzen.