Wie die RDA Expo GmbH die gezielte Bildsuche nutzt

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Bereich vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Anna Schwenk, Projektmanagerin der RDA Group Travel Expo, gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei der RDA Group Travel Expo?

Ich bin seit 2014 beim RDA. Regulär finden zwei Messen im Jahr statt, eine in Köln, eine in Friedrichshafen. In einem kleinen Team kümmern wir uns als Veranstalter um die komplette Organisation. Angefangen von der Überlegung, welche Stände wir anbieten wollen, über die Abstimmung mit diversen Dienstleistern und die Beratung der Aussteller bis hin zur Besucherwerbung und dem Ticketing – das alles liegt in unserer Verantwortung.

Welche Rolle spielen digitale Assets in Ihrer täglichen Arbeit? Wie kam es zum Thema Digital Asset Management bei RDA Group Travel Expo?

Bilder sind bei uns immer wichtiger geworden, vor allem zur Unterstützung der Kommunikation. Das sieht man unter anderem auch auf unserer neuen Webseite, die seit der Neugestaltung mit viel mehr Bildmaterial arbeitet. Daher war es ein großes Anliegen unseres Geschäftsführers, die Bilder auch entsprechend intern so zu organisieren, dass jeder einfach und schnell fündig wird.

Bevor Canto als DAM-System bei uns eingeführt wurde, haben wir unsere Bilder größtenteils in verschiedenen Ordnern auf unserem Laufwerk abgelegt. Organisiert waren sie teilweise nach Veranstaltung oder wie es gerade gepasst hat. Das hat die Suche zum Teil sehr schwierig gemacht – vor allem wenn man nach einem ganz bestimmten Bild suchte.

Wie lief die Einführung ab?

Zunächst haben wir uns mit dem gesamten Team zusammengesetzt und überlegt, welche Struktur sinnvoll ist, welche Verbesserungen es zu unserem bisherigen Ablagesystem gibt und welche Funktionen uns wichtig sind. Daraus hat sich dann eine Struktur etc. ergeben. Auf Basis dieser Vorgaben, konnte das Hochladen und Strukturieren der Dateien in Canto dann durch eine unserer Werksstudentinnen erfolgen. Als nächstes werden dann die Bilder von unserem Kollegen aus dem RDA Internationalen Bustouristik Verband eingespielt.

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb Ihres Unternehmens?

Bei uns nutzen eigentlich alle Kollegen Canto – manche mehr, andere weniger. Die Rückmeldungen aus dem Team sind dabei durchweg positiv, da die Bildsuche viel gezielter erfolgen kann.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Wir machen teilweise selbst Fotos, vor allem für interne Zwecke. Es sind aber natürlich auch immer Fotografen auf den Veranstaltungen unterwegs, die professionelle Aufnahmen für uns machen. Zum Teil kaufen wir auch Bildmaterial von Fotodatenbanken und legen diese mit den entsprechenden Lizenzen direkt in Canto ab.

Haben Sie eine Canto Lieblingsfunktion?

Gerade was die Suche nach Bildern von bestimmten Personen angeht, ist Canto unschlagbar. Die automatischen Funktionen zur Gesichtserkennung und Verschlagwortung helfen uns sehr. Vorher musste man überlegen, bei welcher Veranstaltung könnte die gesuchte Person dabei gewesen sein, dann den entsprechenden Ordner suchen und dann wiederum im Ordner nach der Datei forschen. Jetzt kann ich mir in Canto mit wenigen Klicks alle Bilder einer Person anzeigen lassen und dann das für mich beste und passendste heraussuchen.