Mehr Kreativität, weniger Nachforschen – so nutzt Zoewie Canto

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Bereich vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Rosemarie Baumann, Leitung Design bei Zoewie, gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei der Zöllner-Wiethoff GmbH?

Meine Aufgabe liegt in der Koordination und Leitung der Designabteilung und Produktentwicklung bei Zoewie. Als Europas größter Geschenkpapierhersteller arbeiten wir mit vielen großen Firmen zusammen, die ihr Geschenkpapier mit uns entwickeln oder über uns drucken lassen. Unser Team ist daher sehr facettenreich aufgestellt. Bei uns liegt nicht nur die kreative Entwicklung von Produkten, der kreative Ankauf und die Weiterentwicklung von Designs, sondern wir übernehmen auch einige Produktionstätigkeiten. Das kann die Qualitätsprüfung und die Abnahme von Produkten vor Ort in unserer Produktion umfassen.

Wie kam es zum Thema Digital Asset Management bei Zoewie? Wie haben sich Ihre Ansprüche an ein Digital Asset Management-System mit der Zeit entwickelt?

In einer Kreativabteilung ist das Arbeiten mit Trends, Bildern und Designs besonders wichtig. Wir arbeiten mit Künstlern und Designern aus der ganzen Welt an neuen Geschenkpapierdesigns und Geschenkpapierverpackungen. Das heißt, täglich erreicht uns eine Flut neuer Motive, die alle gesichtet, beurteilt, bereitgestellt, archiviert und/oder weiterbearbeitet werden möchten.
Archivierung ist für uns ein wichtiger Aspekt, da bedarf es einer intelligenten Software, damit auch wichtige Details wie zum Beispiel Lizenz- und Exklusivitäts-Vereinbarungen nicht verloren gehen. Der Schutz der uns anvertrauten Daten liegt uns am Herzen. Außerdem wollten wir flexibler und effizienter arbeiten können. Auch für Themen wie z.B. die Automatisierung von Katalogen mussten wir uns mit einem DAM-System beschäftigen.

Welche Rolle spielen digitale Assets in Ihrer täglichen Arbeit? Warum sind sie wichtig für die Arbeit von Zoewie?

Die Kollektionen von Zoewie leben von der ständigen Erneuerung. Jedes Jahr kommen ca. 300 Motive neu hinzu, aus denen verschiedene Produkte kreiert werden. Auch fertigen wir für Kunden eigene Geschenkpapiermotive und -taschen an.
Diese Vielzahl an Motiven wird über unser Team weiterbearbeitet und archiviert. Wie ich schon erwähnte, spielen hier Lizenzvereinbarungen eine wichtige Rolle. Ein DAM-System wie Canto ist hier Gold wert.
Gestaltet und entwickelt wird zu 99 % Prozent digital. Auch der Austausch von Daten, zum Beispiel bei der Produktentwicklung von Geschenktaschen, erfolgt mittlerweile komplett online. Dabei nutzen wir Canto in Ansätzen sogar schon wie ein „Approval System“. Ein zusätzlicher Workspace wird hier bestimmt noch eine weitere positive Entwicklung bringen.
Gerade in der „Corona-Zeit“ hat es sich als besonders hilfreich herausgestellt, über ein Portal mit Kunden kommunizieren zu können. Einkäuferinnen, die in verschiedenen Homeoffices gearbeitet haben, konnten sich so miteinander vernetzen und die Kollektionen von Zuhause auswählen. Ich glaube, das letzte Portal umfasste 8000 Designs, nur damit Sie hier eine Vorstellung bekommen. Ohne Canto wäre das schlichtweg nicht möglich gewesen.

Was haben Sie sich von der Einführung eines DAM-Systems erhofft?

Durch den Wegfall von ständigem Suchen und Nachforschen (z.B. Lizenzen) erhoffte ich mir mehr Zeit für kreative Projekte. Allerdings wird durch die Zunahme des Online Handels die Notwendigkeit, Produktbilder zeitnah zur Verfügung stellen zu können auch immer wichtiger. Ohne DAM-System wäre es mittlerweile gar nicht mehr machbar.

Wie lief die Einführung ab?

An und für sich recht entspannt. Die richtige Struktur zu finden, war wohl das Schwierigste. Vor allem wenn man noch gar nicht weiß, wie oder was man einsetzen kann und welche Möglichkeiten es gibt. Hier hat uns Stephan Kühnel unser Implementation Manager von Canto echt gut geholfen. An der Stelle noch mal ein großes Dankeschön an ihn. Ebenfalls eine Herausforderung war es, ein nicht digitalisiertes Archiv mit ins System zu holen. Das hat das Ganze vor allem in der Anfangszeit recht chaotisch wirken lassen. Da braucht es schon ein Ziel vor Augen.

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb Ihres Unternehmens?

Im Moment nutzt es vor allem die Abteilung Design in Zusammenarbeit mit verschiedenen anderen Abteilungen. Zum Beispiel sind wir mit unserer Druckerei in Bezug auf technische Umsetzung von Geschenkpapieren im Austausch.
Unser Vertrieb ist seit Kurzem auch eingebunden und wird zukünftig Zugriff auf unsere Kollektionen, Filme und Flyer bekommen. Geplant ist aber auch noch, einen großen Lieferanten über einen Workspace mit ins Boot zu holen, so dass auch Layouts von Taschen und Boxen oder anderer Artikel noch einfacher gehandhabt werden können.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Da gibt es mittlerweile mehrere! Ein typischer Workflow ist: Ein Designer/Künstler stellt eine Auswahl seiner Neukreationen zur Ansicht für uns bereit. Der Designer hat die Möglichkeit – ganz bequem über einen Upload-Link – Designs in unser System zu laden. Hier holen wir die Bilder ab und wählen aus. Nachdem die Ergebnisse gesichtet und positiv beurteilt worden sind, kaufen wir das Motiv an und archivieren es mit allen Angaben bezüglich Rechten, Laufzeiten und allen weiteren Details. Dann beginnt der nächste Workflow. Es ist ein Entwicklungsprozess, der bei der Idee beginnt und bei einem fertigen Produkt endet.

Wer ist bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich? Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Für die Pflege ist die Design-Abteilung zuständig. Wir sind ein Team von 5 Kolleginnen, die mit diesem System arbeiten und auch für dessen Pflege verantwortlich sind. An Mediendateien ist von Druck-PDFs über Photoshop- und ai-Dateien bis hin zu Powerpoint- Präsentationen für den Vertrieb alles dabei.

Haben Sie eine Canto Lieblingsfunktion?

Ich finde Canto insgesamt sehr ansprechend und toll.
Es kann so facettenreich eingesetzt werden und je länger man es nutzt, desto mehr Ideen für Einsatzmöglichkeiten kristallisieren sich heraus. Canto bringt da eine unglaubliche Flexibilität mit. Das macht mich echt neugierig auf mehr!