Eine Asset-Bibliothek erstellen
Erfahren Sie, wie Sie eine Asset-Bibliothek erstellen, mit der Ihr Team digitale Inhalte jederzeit griffbereit hat
Eine Asset-Bibliothek erstellen
Musste Ihr Marketing-Team schon einmal nach bestimmten Inhalten suchen, die nicht in den üblichen Dateien oder Ordnern abgelegt waren? Hat sich jemals ein Projekt in Ihrem Unternehmen verzögert, weil ausgerechnet der eine Mitarbeiter nicht erreichbar und nicht im Büro war, der die erforderlichen Inhalte hatte? Derartige Probleme kommen in der Geschäfts- und Marketingwelt leider viel zu häufig vor.
Sie sind auf ein größeres Problem zurückzuführen: In den meisten Unternehmen werden die digitalen Assets nicht sorgfältig genug verwaltet. Ohne Vernetzung, Zusammenarbeit und Organisation werden solche Fehler immer wieder auftreten. Jede Stunde, die Sie mit der Suche nach einem fehlenden Bild verbringen, ist eine verschwendete Stunde Arbeitszeit, die Sie für strategische und wertschöpfende Tätigkeiten zum Wachstum Ihres Unternehmens hätten nutzen können – auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht. In großen Unternehmen summieren sich solche gelegentlichen Stunden schnell; Einbußen beim Umsatz sowie Produktivitätsverluste sind die Folge.
Was ist ein digitales Asset? Digitale Assets sind grundsätzlich alle Inhalte, die digital gespeichert werden können. Das heißt, Dateien wie Videos, Musik, Fotos, Dokumente und jede andere Art von digitalen Medien, die mit den entsprechenden Nutzungsrechten versehen sind, gelten als digitale Assets. Das können auch Varianten von Logos, benutzerdefinierte Schriftarten sowie Marketinggrafiken sein. Sogar maßgeschneiderte PowerPoint-Folien könnten dazu gehören.
Die Bandbreite an digitalen Assets und die Art und Weise, wie Unternehmen sie einsetzen, sind schier unendlich. Marketing-Teams entwickeln unzählige digitale Assets und müssen diese kontinuierlich für die Gestaltung Ihrer digitalen Präsenz heranziehen. Teams aus den Bereichen Operations und Dienstleistungen erstellen ebenfalls Dokumentationen und Diagramme. Ein B2B-Vertriebsteam erzeugt wahrscheinlich PowerPoint-Präsentationen, mit denen der Verkauf Ihrer Produkte unterstützt werden soll, und jede dieser Präsentationen enthält wiederum andere digitale Assets. Die Liste ist tatsächlich endlos.
Ihre gesamte Belegschaft hat mit verschiedenen Arten von digitalen Assets zu arbeiten, was zeigt, wie wichtig diese für den Erfolg Ihres Unternehmens sind. Deshalb nehmen viele Unternehmen die Verwaltung digitaler Assets so ernst und greifen auf eine so genannte Asset-Bibliothek zurück.
Eine digitale Asset-Bibliothek unterstützt Sie beim Organisieren Ihrer Inhalte und macht sie für Ihr Team leichter zugänglich. Dadurch wird auch die Effizienz Ihres Teams beim Erstellen von Inhalten verbessert. So bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu konzentrieren und zu seinem Erfolg beizutragen.
Was ist eine Asset-Bibliothek?
Das klingt zwar gut, aber wahrscheinlich fragen Sie sich, was eine Asset-Bibliothek ist?
Im Grunde ist eine Asset-Bibliothek ein zentraler Speicherort für alle Ihre digitalen Assets. Es gibt verschiedene Arten von Asset-Bibliotheken, doch besteht die Hauptfunktion jeder Bibliothek darin, Inhalte zu speichern und zu organisieren. Dadurch kann jeder in Ihrem Team schnell darauf zugreifen und alle für die Arbeit benötigten Inhalte finden.
Im Idealfall verwenden Teams eine cloud-basierte Asset-Bibliothek, die einfach und intuitiv ist. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen können sich in die Plattform einloggen und dann über Suchfunktion und Filter sofort das benötigte Bild, Dokument oder Video finden, das sie zum Erstellen effektiver Inhalte benötigen. Mit der richtigen Asset-Bibliothek kann man einfach und effizient Digital Asset Management betreiben. Eine Medienbibliothek für Marketing-Assets unterstützt Sie optimal bei Ihren Marketingaktivitäten. In der Regel müssten Sie sich durch Dateien und Ordner wühlen, um ein bereits in Ihrem Unternehmen verwendetes Bild wiederzufinden. Nun können Sie es sekundenschnell aus der Asset-Bibliothek abrufen.
Wie kann man eine Asset-Bibliothek organisieren?
Eine Medienbibliothek für Inhalte bzw. Asset-Bibliothek ist nur so nützlich und effektiv wie ihr organisatorisches Konzept. Beim Einrichten Ihrer Inhaltsbibliothek überlegen Sie möglicherweise, nach welchen Kriterien Sie eine Asset-Bibliothek strukturieren. Wir empfehlen Ihnen, die digitale Gliederung genauso anzugehen wie die materielle Ordnung. Alles dreht sich um eine klare Kennzeichnung. Erinnern Sie sich zum Beispiel daran, wann Sie zuletzt etwas in einen Karton oder eine Schachtel gelegt haben. Vermutlich haben Sie ein relativ eindeutiges Schildchen angebracht, damit Sie später genau wissen, was sich darin befindet, ohne es öffnen und durchsuchen zu müssen. In der digitalen Welt sind Ihre Ordner diese Kisten. Darum müssen Sie sie auch so benennen, dass Sie genau wissen, welche Art von Inhalten sich in jedem Ordner befindet.
Der nächste Schritt bei der Organisation ist ein wenig technischer. Wenn Sie in der Bibliothek ein Metadaten-Management verwenden, erleichtert das die Suche nach Inhalten erheblich. Verwenden Sie ein System zur Verschlagwortung, bei dem jedes Bild oder jedes Inhaltselement mit bestimmten Schlagwörtern versehen werden kann, die genau diesen jeweiligen Inhalt beschreiben. Auf diese Weise können Sie bei der Suche schnell nach einem bestimmten Begriff suchen und Ihre Inhalte werden in der Ergebnisliste angezeigt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Inhalte in einem Cloud-System gespeichert sind. Cloud-Speicher heißt, dass Sie nicht auf skalierende physische Speichergeräte angewiesen sind.
Wenn Sie mit der Zeit immer mehr Inhalte erstellen und Ihre Medienbibliothek wächst, brauchen Sie sich also keine Gedanken über neue Festplatten zu machen. Zudem bietet der Cloud-Speicher die bereits erwähnte Möglichkeit des Fernzugriffs. Cloud-Speichersysteme sind so konzipiert, dass sie schnell Zugriff auf dezentrale Ressourcen bieten. Für Ihre Asset-Bibliothek sind sie daher die perfekte Lösung.
Grundlagen zur Verwaltung einer Asset-Bibliothek
Die Verwaltung einer Asset-Bibliothek umfasst den Aufbau und die Struktur Ihrer Inhaltsbibliothek. Die Pflege Ihrer Medienbibliothek ist wichtig. Achten Sie darauf, dass alte, nicht mehr relevante Inhalte aussortiert werden, damit sie nicht versehentlich von anderen Mitarbeitern Ihres Unternehmens verwendet werden. Es gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Verwaltung einer Asset-Bibliothek, alles auf dem neuesten Stand zu halten. Am besten lässt sich die Asset-Bibliothek mit einer Digital Asset Management (DAM)-Software verwalten. Unter Digital Asset Management versteht man in der Regel eine Softwarelösung, die all die genannten Aufgaben zur Verwaltung der Asset-Bibliothek automatisch übernimmt.
Ein gutes Beispiel für eine DAM-Software ist Canto. Mit Canto können Sie eine leistungsstarke Mediendatenbank für digitale Assets einrichten, die vollständig durchsuchbar ist. Unser System nutzt die Leistungsfähigkeit KI-gestützter Verschlagwortung, um Ihre Inhalte automatisch zu ordnen. Darüber hinaus verfügt unser System über eine Funktion zur Gesichtserkennung, mit der Sie in Sekundenschnelle das richtige Asset finden. Überdies bietet Ihnen die Anwendung die Möglichkeit, bei der Erstellung von Inhalten besser zusammenzuarbeiten als je zuvor.
Weil alle Ihre Inhalte an einem Ort gespeichert sind, vereinfacht sich der gesamte Arbeitsablauf. Das vereinfacht die Weitergabe von Inhalten zwischen den fachkundigen Beteiligten, bis sie letztlich Ihrer Zielgruppe zugänglich gemacht werden. Das oberste Ziel von Digital Asset Management ist die sichere Speicherung und Verwaltung Ihrer digitalen Inhalte zu vereinfachen. Mit der Inhaltsbibliothek von Canto können Sie Dateien mühelos mit Schlagwörtern und anderen Angaben versehen, die das spätere Wiederfinden der Inhalte vereinfachen. Zudem verfügt Canto über eine fortschrittliche Suchfunktion und eine große Bandbreite an Filtern. Damit finden Sie im Handumdrehen genau das, was Sie suchen.
Einer der großen Vorteile einer cloud-basierten Lösung wie Canto ist die verbesserte Sicherheit Ihrer Assets. Unser System wird auf AWS (Amazon Web Services) ausgeführt, einem Cloud-Service, der sämtliche Daten in hochsicheren Rechenzentren speichert. Darüber hinaus ist unsere Plattform SOC 2-konform, was sie noch sicherer macht, was die Datenspeicherung betrifft.
Beispiele für Asset-Bibliotheken
Es gibt unzählige gute Beispiele dafür, wie eine Asset-Bibliothek wie die von Canto effektiv genutzt werden kann. Die Flexibilität einer guten Digital Asset Management-Strategie ist nahezu unbegrenzt. So können Sie beispielsweise eine Asset-Bibliothek zum Speichern von 3D-Assets in einer 3D-Asset-Bibliothek oder einer speziellen Blender Asset-Bibliothek nutzen (Blender ist ein Programm für 3D-Animationen). Auch könnten Sie die Asset-Bibliothek als Enscape Asset-Bibliothek einsetzen – eine andere 3D-Software, die hauptsächlich auf computergestütztes Design ausgerichtet ist, aber eher im Bauwesen und in der Architektur eingesetzt wird.
Einige unserer Kunden haben eine Bibliothek für digitale Assets eingerichtet, um die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Auf diese Weise konnten sie Inhalte besser gemeinsam bearbeiten. Auch haben wir festgestellt, dass Canto zur besseren Speicherung und Organisation von Dokumenten im Zusammenhang mit wichtigen Unternehmensprozessen wie dem Vertrieb eingesetzt wird. Ein weiteres Beispiel für eine Asset-Bibliothek ist eine Salesforce-Bibliothek, mit der Sie sämtliche Dateien organisieren und die Benutzerberechtigungen für alle Inhalte in Ihrer Salesforce-Plattform verwalten können. Am Ende ist leicht ersichtlich, weshalb so viele Unternehmen sich dem Digital Asset Management als so wichtigem Element ihrer Geschäftsstrategie verschrieben haben.
Weiterführende Ressourcen
Die Vorteile von Digital Asset Management-Software
Einfachere Organisation
Digitale Assets werden zentral verwaltet
Optimierte Arbeitsabläufe
Erlaubt Automatisierung von Prozessen und fördert die Kreativität im Team
Schnelle Suche
Müheloses Auffinden von Mediendateien durch hochentwickelte Suchfunktionen
Markenkonsistenz
Verwalten Sie Ihre Marke über alle Berührungspunkte hinweg mit nur einem System
Flexible Freigabe
Stellen Sie Ihre Inhalte jeder Zielgruppe auf sichere Weise zur Verfügung: mit zeitlich befristeten Links, öffentlichen Portalen und mehr
Verbesserte Sicherheit
Steuerung von Zugriffsberechtigungen über eine zentrale Plattform mit umfangreichen Funktionen zum Schutz von Urheberrechten
Kriterien für ein Digital Asset Management-System
Die richtige Digital Asset Management-Lösung zu finden, kann schwierig sein. Auf welche Funktionen kommt es besonders an? Worauf müssen Sie achten, um die verschiedenen Anbieter vergleichen zu können? Wir haben eine Übersicht der wichtigsten Aspekte zusammengestellt, um Ihnen die Suche nach der besten Digital Asset Management-Software für Ihr Unternehmen zu erleichtern.
Wie setzt sich der Preis zusammen?
Die Preisgestaltung für eine DAM-Software richtet sich im Wesentlichen nach der Anzahl der Benutzer und den Speicheranforderungen. Allerdings sollten Unternehmen, die sich nach einer DAM-Lösung umsehen, unbedingt Ausschau nach versteckten Kosten halten. Manche Digital Asset Management-Anbieter berechnen zusätzliche Gebühren für grundlegende Funktionen wie Freigabeportale, Smart Tags, Reporting oder Integrationen mit anderer Software.
Können Sie Kollektionen für bestimmte Zielgruppen freigeben?
Die Anforderungen der meisten Unternehmen an ein DAM-System gehen über die einfache Verwaltung digitaler Assets hinaus. Sie brauchen auch die Möglichkeit, speziell zusammengestellte Inhalte verschiedenen Zielgruppen bereitzustellen – intern wie extern. Das setzt eine DAM-Software mit flexiblen Freigabefunktionen voraus, wie etwa Canto Portale. Prüfen Sie, wer auf Ihre Inhalte zugreifen muss – z.B. Vertrieb, Händler, Kunden und Agenturen – und vergewissern Sie sich, dass Ihre neue DAM-Lösung es Ihnen erlaubt, kuratierte Sammlungen problemlos für alle zugänglich zu machen.
Wie schnell kann man sich einarbeiten?
DAM-Software ermöglicht die Bereitstellung von Inhalten Ihres Unternehmens. Achten Sie darauf, dass das System alle erforderlichen leistungsstarken DAM-Funktionen in einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint, damit Ihr Team sofort loslegen kann. Denken Sie auch an die Benutzerfreundlichkeit für externe Anwender. Brauchen diese ein Benutzerkonto, um Inhalte hinzuzufügen oder abzurufen? Oder können Sie ohne viel Aufwand bestimmte Assets oder Upload-Links weitergeben sowie öffentliche oder passwortgeschützte Portale einrichten?
Integriert sich die Software mit den anderen Anwendungen, die Ihr Team braucht?
Integrationen verkürzen Ihre Arbeitsabläufe, weil sie Ihre Medienbibliothek mit der Software verknüpfen, die Sie jeden Tag nutzen. Informieren Sie sich über sofort einsatzfähige Integrationen mit Software wie Adobe Creative Cloud, Workfront und Microsoft Office. Sie brauchen eine spezielle Integration? Dann sollte Ihre gewählte DAM-Lösung eine verlässliche API anbieten, damit Ihre Entwickler sie mit jeder beliebigen Anwendung integrieren können.
Werden Videos unterstützt?
Wenn in ihrer Content-Strategie auch Videos zum Einsatz kommen sollen, muss die bestmögliche Media Asset Management-Software Ihrem Team die Arbeit mit Videos erleichtern. Lassen sich Videodateien in der Vorschau ansehen, ohne sie exportieren zu müssen? Können Sie die Videos trimmen, um nur die gewünschten Clips herunterzuladen? Gibt es eine Integration mit Premiere Pro? Nicht jedes DAM-System ist videokompatibel, also vergewissern Sie sich vor dem Kauf und testen Sie es.
Können Sie die Anwendung nach Ihren Wünschen konfigurieren?
Jedes Unternehmen ist einzigartig: eine Kombination aus Personen, Abläufen und Verfahren. Ihr DAM-System muss sich an Ihre Mitarbeiter und Ihre Branche anpassen. Gibt es individuell konfigurierbare Felder, um Assets sinnvoll zu kategorisieren und Suchergebnisse zu filtern? Können Sie die Benutzeroberfläche und die externen Portale in Ihrem Markendesign mit eigenem Logo, Farben und Bildelementen einrichten? Berücksichtigen Sie, wie unkompliziert sich solche Anpassungen vornehmen lassen. Genügen ein paar Klicks in den Einstellungen, oder müssen Sie dafür eigenen Code schreiben?
Ist das System sicher?
Schützen Sie Ihre digitalen Assets, indem Sie sicherstellen, dass Ihr DAM-Anbieter mit angemessenen Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokollen arbeitet. Wo werden Ihre Daten gespeichert? Ist das Rechenzentrum sicher? Ein seriöser DAM-Anbieter darf sich nicht scheuen, über Sicherheit und Datenschutz zu sprechen.
Gibt es bei diesem Anbieter eine erstklassige, ständig erreichbare Kundenbetreuung?
Entscheiden Sie sich für einen bewährten Anbieter mit langjähriger Erfahrung in der Bereitstellung von DAM-Dienstleistungen für renommierte Marken. Das Thema Digital Asset Management ist sehr komplex. Bis man das nötige Fachwissen aufgebaut hat, um seine Kunden optimal zu unterstützen, braucht es Zeit. Digital Asset Management ist eine kontinuierliche Aufgabe, keine einmalige Investition. Achten Sie darauf, dass Ihr DAM-Anbieter Ihnen eine kontinuierliche Kundenbetreuung durch ein erfahrenes Support-Team bietet.