Fotoverwaltungssoftware
Unternehmen, die tausende wertvoller Bilddateien verwalten, benötigen hochentwickelte Software.
Fotoverwaltungssoftware
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie die Foto-App auf Ihrem Telefon funktioniert? Welche App das ist, hängt natürlich vom Gerät ab, aber im Wesentlichen können Sie sich dort die Bilder ansehen, die Sie mit der Kamera Ihres Smartphones aufgenommen haben. Vielleicht heißt sie in Ihrem Fall Fotos, oder aber auch Gallery, Google Photos usw.
Sie werden feststellen, dass die App nicht einfach nur eine Vielzahl von Fotos und Videos speichert, ohne dass Sie diese organisieren können. Sobald Sie ein Bild aufgenommen haben, wird es in der Regel an einem zentralen Ort (d.h. in der App) gespeichert. Allerdings können Sie in diesem Zentralspeicher Ihre Fotos und Videos in Alben kategorisieren, indem Sie sie mit Schlagwörtern versehen und so weiter. Ihre Bildergalerie-App kann sogar automatisch Alben erstellen, um den Sortierprozess zu beschleunigen. Außerdem bieten viele dieser Apps die Möglichkeit, Ihre Galerie nach bestimmten Medientypen zu filtern (z.B. Videos, Selfies, Screenshots usw.).
Die meisten von uns verwenden diese Art von vereinfachter Fotoverwaltungssoftware jeden Tag. Solche Programme oder Anwendungen sind in der Regel für den Privatgebrauch gedacht, also zum Ordnen und Verwalten Ihrer Urlaubs-, Haustier-, Familien- oder Freundesfotos.
Auf diese Weise lassen sich Fotos und andere digitale Medien in der Regel in kleinerem Maßstab speichern (z.B. für einzelne Benutzer, mehrere Familienmitglieder usw.). Im privaten Rahmen funktioniert das. Aber was, wenn große Unternehmen Tausende von digitalen Assets verwalten müssen, auf die ein ganzes Team von Mitarbeitern zugreifen muss?
Konzerne und andere größere Organisationen verwalten Marken-Assets und mehrere tausend kommerzielle Fotos mithilfe einer fortschrittlicheren Software: einer Digital Asset Management (DAM)-Plattform. DAM-Software ermöglicht es Unternehmen, digitale Assets zu organisieren und diese denjenigen zur Verfügung zu stellen, die sie innerhalb des Unternehmens benötigen.
Wie eine Fotoverwaltungssoftware – nur besser!
Ein DAM-System ist mehr als nur ein automatischer Organizer für Fotos oder eine Foto-Organisationssoftware. Zwar ist das ein Bestandteil der Software, doch ist sie darauf ausgelegt, eine breitere Palette von Medientypen zu verwalten, z. B. Videos, Grafikdesignprojekte, Tonaufnahmen und mehr. Ähnlich wie die oben erwähnten Galerie-Anwendungen speichern DAM-Systeme alle digitalen Assets an einem sicheren, zentralisierten Ort.
Mit DAM-Systemen können Mitarbeiter die digitalen Assets eines Unternehmens schneller finden, weitergeben und optimieren. In dem Maße, wie sich das digitale Umfeld weiterentwickelt und Marken zunehmend gefordert sind, immer mehr Inhalte zu produzieren, gewinnt DAM-Software immer mehr an Bedeutung.
Was genau ist ein digitales Asset? Einfach ausgedrückt ist damit jede digitale Datei gemeint, die sich im Besitz eines Unternehmens befindet. Darunter fallen Fotos, Grafiken, Videos, Logodesign-Dateien und vieles mehr.
Der Zugriff auf digitale Assets kann so eingeschränkt werden, dass sie nur für bestimmte Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens sichtbar sind und bearbeitet werden können. Beispielsweise lässt sich eine noch in der Entwicklung befindliche Bilddatei so konfigurieren, dass nur das Team für Grafikdesign Änderungen daran vornehmen kann. Erhalten Personen Zugriff, die nicht direkt am Projekt oder Kreativprozess beteiligt sind, wie z.B. ein Mitglied der Geschäftsleitung, lässt sich der Zugriff auf das digitale Asset so einstellen, dass diese Personen das Asset nur ansehen oder kommentieren können.
Weiterhin ist es möglich, den Zugriff auf digitale Assets unter bestimmten Bedingungen einzuschränken. Das mag Sie an eine Open Source-Fotobibliothek erinnern. Zwar können mehrere Arten von Lizenzen verwendet werden, doch erlauben viele von ihnen die Nutzung der Inhalte, solange etwa die Quelle genannt wird. Das kann die Weitergabe von Inhalten an Personen außerhalb des Unternehmens einfacher machen.
Deshalb brauchen Unternehmen ein zuverlässiges Digital Asset Management-System
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass DAM-Software und -Plattformen es Marken und Unternehmen ermöglichen, digitale Inhalte in einer zentralisierten Inhaltsbibliothek zu speichern, bereitzustellen und zu organisieren. Über Suchfunktionen und Filter lassen sich zum Beispiel bestimmte Inhalte oder Dateien finden. Im Hinblick auf die Weitergabe und Zusammenarbeit erleichtert eine DAM- oder Brand Management-Software die Bereitstellung digitaler Assets an Teammitglieder sowie externe Beteiligte über verschiedene Methoden zur Freigabe von Inhalten (z. B. individuelle Links zu bestimmten Inhalten).
Eine DAM-Plattform unterstützt Sie auch bei der Verwaltung des Zugriffs auf Ihre digitalen Assets und deren Verwendung durch Funktionen wie Benutzerberechtigungen, Wasserzeichen und die Versionsverwaltung. Außerdem können manche dieser Plattformen in andere von Ihnen genutzte Dienste wie Slack und Google Chrome integriert werden.
Der Einsatz eines DAM-Systems zur Verwaltung von Fotos und anderen digitalen Assets ist für Unternehmen durchaus empfehlenswert. Auf der Grundlage der bisherigen Ausführungen können Sie sich wahrscheinlich gut vorstellen, warum sehr große Unternehmen mit Tausenden von digitalen Assets, auf die ständig von verschiedenen Orten aus zugegriffen wird, von einem zuverlässigen DAM-System profitieren würden. Für Großkonzerne mag das einleuchten, aber wie sieht es mit anderen Unternehmen aus? Nicht jede Firma verfügt über so viele Assets auf der ganzen Welt. Was ist mit kleineren Unternehmen, wie z.B. regionalen Ketten oder lokal ansässigen Unternehmen?
Möglicherweise sind Sie sogar selbst Geschäftsinhaber und fragen sich, ob Ihr Unternehmen von einem DAM-System oder einer DAM-Plattform profitieren könnte. Im Folgenden sind einige Indikatoren aufgeführt, die dafür sprechen, dass Ihr Unternehmen von einer DAM-Software profitieren könnte:
Ihre digitalen Assets sind schwer auffindbar. Wenn Ihr Unternehmen über einen wachsenden Bestand an digitalen Inhalten verfügt, die an unterschiedlichen Orten gespeichert sind, und Ihre Mitarbeiter es mühsam oder frustrierend finden, bestimmte digitale Assets oder Medien ausfindig zu machen, kann ein DAM-System solchen Unklarheiten entgegenwirken, indem es alle Ihre Assets an einem zentralen Ort zusammenfasst.
Sie müssen Metadaten überwachen können. Eine DAM-Software kann Ihnen dabei helfen, bestimmte Daten mit individuellen digitalen Assets zu verknüpfen. Dies schließt Angaben wie Urheberrechtsinformationen und die Versionshistorie ein.
Ihre Mitarbeiter sind auf eine Person (oder einen sehr kleinen Personenkreis) angewiesen, um die von ihnen benötigten digitalen Assets zu finden. Das mag in kleineren Betrieben kein allzu großes Problem darstellen. Sollten Sie jedoch feststellen, dass einige Ihrer Mitarbeiter ständig ihren eigentlichen Aufgaben nicht nachkommen können, weil sie anderen den Weg zu den richtigen Inhalten weisen müssen, kann eine DAM-Lösung für Entlastung sorgen, weil damit Ihr gesamtes Team in der Lage ist, digitale Assets selbst zu finden.
Manche DAM-Lösungen – wie z.B. Canto – bieten dank künstlicher Intelligenz sogar noch mehr organisatorische Möglichkeiten. Hier wären z.B. die Gesichtserkennung und Smart Tags zu nennen, die automatisch Objekte in Fotos erkennen. In den Augen einiger Benutzer ist eine DAM-Lösung, die über diese Funktion verfügt, die optimale Software zum Organisieren von Fotos.
Die meisten Unternehmen halten DAM-Systeme für die beste Fotoverwaltungssoftware
Sollten Sie zu dem Ergebnis gekommen sein, dass Ihre digitalen Assets, insbesondere Fotos, von einer DAM-Lösung profitieren könnten, müssen Sie die beste Fotoverwaltungssoftware für Ihre speziellen Bedürfnisse auswählen. Einzelpersonen oder Familien sind mit Apps wie Google Fotos sehr gut beraten, um ihre persönliche Fotosammlung zu verwalten. Ein Google Fotos-Album ist vielleicht die einzige Möglichkeit, um Ihre Fotos zu verwalten – aber wenn Sie dieselbe Technik auch für Ihr Unternehmen nutzen möchten, könnte sich das nachteilig auswirken. Da in unserem Beispiel die Google Fotoverwaltungssoftware speziell für den privaten Gebrauch entwickelt wurde und nicht für geschäftliche Aufgaben, kann es sein, dass sie nicht komplex genug ist oder nicht über die erforderlichen Funktionen verfügt, die ein großes Unternehmen zum Verwalten seiner Fotos benötigt.
Wenn Sie die falsche Art von Fotoverwaltungssoftware zum Speichern und Freigeben der digitalen Assets Ihres Unternehmens einsetzen, gefährdet das nicht nur die Produktivität Ihres Unternehmens insgesamt, sondern kann auch für Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner ein Ärgernis darstellen. Einige Unternehmen kennen das Problem leider nur zu gut.
Weiterführende Ressourcen
Die Vorteile von Digital Asset Management-Software
Einfachere Organisation
Digitale Assets werden zentral verwaltet
Optimierte Arbeitsabläufe
Erlaubt Automatisierung von Prozessen und fördert die Kreativität im Team
Schnelle Suche
Müheloses Auffinden von Mediendateien durch hochentwickelte Suchfunktionen
Markenkonsistenz
Verwalten Sie Ihre Marke über alle Berührungspunkte hinweg mit nur einem System
Flexible Freigabe
Stellen Sie Ihre Inhalte jeder Zielgruppe auf sichere Weise zur Verfügung: mit zeitlich befristeten Links, öffentlichen Portalen und mehr
Verbesserte Sicherheit
Steuerung von Zugriffsberechtigungen über eine zentrale Plattform mit umfangreichen Funktionen zum Schutz von Urheberrechten
Kriterien für ein Digital Asset Management-System
Die richtige Digital Asset Management-Lösung zu finden, kann schwierig sein. Auf welche Funktionen kommt es besonders an? Worauf müssen Sie achten, um die verschiedenen Anbieter vergleichen zu können? Wir haben eine Übersicht der wichtigsten Aspekte zusammengestellt, um Ihnen die Suche nach der besten Digital Asset Management-Software für Ihr Unternehmen zu erleichtern.
Wie setzt sich der Preis zusammen?
Die Preisgestaltung für eine DAM-Software richtet sich im Wesentlichen nach der Anzahl der Benutzer und den Speicheranforderungen. Allerdings sollten Unternehmen, die sich nach einer DAM-Lösung umsehen, unbedingt Ausschau nach versteckten Kosten halten. Manche Digital Asset Management-Anbieter berechnen zusätzliche Gebühren für grundlegende Funktionen wie Freigabeportale, Smart Tags, Reporting oder Integrationen mit anderer Software.
Können Sie Kollektionen für bestimmte Zielgruppen freigeben?
Die Anforderungen der meisten Unternehmen an ein DAM-System gehen über die einfache Verwaltung digitaler Assets hinaus. Sie brauchen auch die Möglichkeit, speziell zusammengestellte Inhalte verschiedenen Zielgruppen bereitzustellen – intern wie extern. Das setzt eine DAM-Software mit flexiblen Freigabefunktionen voraus, wie etwa Canto Portale. Prüfen Sie, wer auf Ihre Inhalte zugreifen muss – z.B. Vertrieb, Händler, Kunden und Agenturen – und vergewissern Sie sich, dass Ihre neue DAM-Lösung es Ihnen erlaubt, kuratierte Sammlungen problemlos für alle zugänglich zu machen.
Wie schnell kann man sich einarbeiten?
DAM-Software ermöglicht die Bereitstellung von Inhalten Ihres Unternehmens. Achten Sie darauf, dass das System alle erforderlichen leistungsstarken DAM-Funktionen in einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint, damit Ihr Team sofort loslegen kann. Denken Sie auch an die Benutzerfreundlichkeit für externe Anwender. Brauchen diese ein Benutzerkonto, um Inhalte hinzuzufügen oder abzurufen? Oder können Sie ohne viel Aufwand bestimmte Assets oder Upload-Links weitergeben sowie öffentliche oder passwortgeschützte Portale einrichten?
Integriert sich die Software mit den anderen Anwendungen, die Ihr Team braucht?
Integrationen verkürzen Ihre Arbeitsabläufe, weil sie Ihre Medienbibliothek mit der Software verknüpfen, die Sie jeden Tag nutzen. Informieren Sie sich über sofort einsatzfähige Integrationen mit Software wie Adobe Creative Cloud, Workfront und Microsoft Office. Sie brauchen eine spezielle Integration? Dann sollte Ihre gewählte DAM-Lösung eine verlässliche API anbieten, damit Ihre Entwickler sie mit jeder beliebigen Anwendung integrieren können.
Werden Videos unterstützt?
Wenn in ihrer Content-Strategie auch Videos zum Einsatz kommen sollen, muss die bestmögliche Media Asset Management-Software Ihrem Team die Arbeit mit Videos erleichtern. Lassen sich Videodateien in der Vorschau ansehen, ohne sie exportieren zu müssen? Können Sie die Videos trimmen, um nur die gewünschten Clips herunterzuladen? Gibt es eine Integration mit Premiere Pro? Nicht jedes DAM-System ist videokompatibel, also vergewissern Sie sich vor dem Kauf und testen Sie es.
Können Sie die Anwendung nach Ihren Wünschen konfigurieren?
Jedes Unternehmen ist einzigartig: eine Kombination aus Personen, Abläufen und Verfahren. Ihr DAM-System muss sich an Ihre Mitarbeiter und Ihre Branche anpassen. Gibt es individuell konfigurierbare Felder, um Assets sinnvoll zu kategorisieren und Suchergebnisse zu filtern? Können Sie die Benutzeroberfläche und die externen Portale in Ihrem Markendesign mit eigenem Logo, Farben und Bildelementen einrichten? Berücksichtigen Sie, wie unkompliziert sich solche Anpassungen vornehmen lassen. Genügen ein paar Klicks in den Einstellungen, oder müssen Sie dafür eigenen Code schreiben?
Ist das System sicher?
Schützen Sie Ihre digitalen Assets, indem Sie sicherstellen, dass Ihr DAM-Anbieter mit angemessenen Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokollen arbeitet. Wo werden Ihre Daten gespeichert? Ist das Rechenzentrum sicher? Ein seriöser DAM-Anbieter darf sich nicht scheuen, über Sicherheit und Datenschutz zu sprechen.
Gibt es bei diesem Anbieter eine erstklassige, ständig erreichbare Kundenbetreuung?
Entscheiden Sie sich für einen bewährten Anbieter mit langjähriger Erfahrung in der Bereitstellung von DAM-Dienstleistungen für renommierte Marken. Das Thema Digital Asset Management ist sehr komplex. Bis man das nötige Fachwissen aufgebaut hat, um seine Kunden optimal zu unterstützen, braucht es Zeit. Digital Asset Management ist eine kontinuierliche Aufgabe, keine einmalige Investition. Achten Sie darauf, dass Ihr DAM-Anbieter Ihnen eine kontinuierliche Kundenbetreuung durch ein erfahrenes Support-Team bietet.