ESTREL Berlin optimiert Medienmanagement für Marketing, PR und Vertrieb

Das ESTREL ist ein beliebter Veranstaltungsort für Kongresse und Events. Zur Vermarktung und Dokumentation benötige Fotos organisierte das Unternehmen auf Dateiservern in der eigenen Infrastruktur. Über die Jahre hat sich dadurch eine Menge Material angesammelt, das nicht unmittelbar zur Verfügung stand – weil die Dateien entweder gar nicht oder nur mit großem Aufwand auffindbar waren. Bei telefonischen Nachfragen aus dem Vertrieb mussten sich die Mitarbeiter der Öffentlichkeitsabteilung erst einmal auf die Suche begeben. Solche Arbeitsprozesse kosteten nicht nur in Miranda Meiers Team viel Zeit, sondern waren auch für die Arbeit des Vertriebsteams hinderlich. Die Geschäftsleitung des ESTREL beschloss daher, diese Prozesse durch die Einführung eines geeigneten digitalen Tools zu verbessern.

Das Ziel des angestoßenen Projekts bestand darin, das gesamte Marketing-Material des ESTREL Berlin im Rahmen einer größeren Digitalstrategie verfügbar zu machen. Über eine einfach zu bedienende Lösung sollten alle Mitarbeiter direkten Zugriff auf für sie unmittelbar relevante Inhalte haben, ohne dabei erst lange suchen zu müssen. Dadurch, dass die Assets in einem vorgegebenen Rahmen intern zur Verfügung stehen, sollte auch das Team für die Öffentlichkeitsarbeit entlastet werden, das mit Hilfe der neuen Lösung keine Bildanfragen mehr bearbeiten sollte. Durch die komplett cloud-basierte neue Lösung sollte die PR- und Marketingabteilung zudem eine Führungsrolle innerhalb des Unternehmens übernehmen.

Im Auftrag der Geschäftsführung begann Miranda Meier ihre Recherche nach geeigneten technischen Lösungen. Durch die Tipps von Kollegen anderer großer Hotelunternehmen kam sie auf Canto und entschied sich am Ende für die von den Canto DAM-Experten vorgestellte Softwarelösung. Nach der unkomplizierten Bereitstellung durch Canto begann das PR- und Marketingteam mit seiner Arbeit, den alten Bestand an Bildern zu sichten und den relevanten Teil davon in Canto hochzuladen. Dabei ging es um die Migration von 8.000-9.000 Bildern, die auch korrekt verschlagwortet werden mussten. Dazu wurde im Kreis des Projektteams zunächst ein Konzept erarbeitet, nach welchem Muster die Schlagworte und Kategorien angelegt werden sollten. Aufgrund der flexiblen Situation im Team und durch Canto wurden alle weiteren Absprachen ad-hoc während des Vorgangs getroffen.

Nach dem internen Kick-Off wurde zunächst das Vertriebsteam mit 14 Benutzern angebunden. Für die Vertriebskollegen war die Einführung von Canto besonders wichtig, weil diese sich schon oft gewünscht hatten, vor Ort beim Kunden das entsprechende Bildmaterial unkompliziert zur Hand zu haben. Durch den Zugriff auf Canto konnten die Kollegen nun während des Ortstermins nach Belieben auf dem Mobiltelefon, Tablet oder Laptop bequem und schnell auf die richtigen Bilder zugreifen, etwa um einen besseren Eindruck von einem bestimmten Konferenzraum im Hause zu vermitteln. Nach und nach kamen weitere Abteilungen hinzu, so dass inzwischen etwa 60 Konsumenten mit Canto arbeiten. Über Canto lässt sich dabei genau steuern, welches Bildmaterial verwendet wird – so dass z.B. keine alten Fotos von nicht renovierten Zimmern versehentlich an Kunden rausgeschickt werden.

Canto hat sich für Miranda Meier und ihr Team als große Arbeitserleichterung herausgestellt. In den Workshops, in denen Canto zu Beginn im Unternehmen vorgestellt wurde, bekam das Team gute Resonanz. Neben mehreren tausend Fotos, organisiert Canto mittlerweile auch Imagefilme oder Videoaufnahmen von Shows, sowie Schnittbilder, die ESTREL Berlin für Fernsehreportagen zur Verfügung stellt. Über einen Upload-Link können externe Fotografen ihre Arbeitsergebnisse direkt in Canto hochladen, wo das Team von Miranda Meier dann auswählen und sortieren kann. Die Mitarbeiter der anderen Abteilungen haben das neue Material nach Freigabe sofort in ihrem System, so dass für das Marketing- und PR-Team auch die Kommunikation wegfällt – die Kollegen sehen ganz einfach nach dem Einloggen neue Assets direkt auf ihrem Startbildschirm.

Für die Öffentlichkeitsabteilung ist Canto nicht nur ein voller Erfolg, sondern auch ein fester Bestandteil bei alltäglichen Arbeitsaufgaben geworden. Je nach Tagesgeschäft verbringen die Kollegen aus dem Marketing- und PR-Team eine halbe Stunde pro Tag mit Canto – oder auch mehr, wenn frisches Material gesichtet und bearbeitet werden muss. Die Vorteile, die Canto für ihre Arbeit bietet, möchte die Pressesprecherin des ESTREL Berlin aber nicht mehr missen: „Für mich und mein Team ist die Arbeit mit Canto einfach eine enorme Zeitersparnis – und die Kollegen aus den anderen Abteilungen sind froh, dass sie auch dann Bilder raussuchen können, wenn wir mal nicht im Büro sind.“