Canto gibt Fractal Design mehr Kontrolle über die Bereitstellung von Assets zu neuen Produkten

Fractal Design arbeitet mit einem globalen Netzwerk von Vertriebspartnern und Wiederverkäufern zusammen, um die neuesten seiner innovativen Produkte auf den Markt zu bringen und den Kunden zugänglich zu machen. Zum Verkaufsstart eines neuen Produkts muss Fractal Design mit seinen Geschäftspartnern eine Auswahl an Assets liefern, damit diese ein hochwertiges Produktangebot für ihren Online-Shop erstellen können.

Die Verwaltung der Verteilung dieser Assets erwies sich jedoch als Herausforderung, wie die Leiterin der Abteilung Produktion und Assets, Linda Pärlesten, erklärt: “Je schneller wir wachsen und je mehr Produkte wir auf den Markt bringen, desto mehr Kontrolle benötigen wir darüber, wer zu welchem Zeitpunkt auf diese Assets zugreifen kann, um die unautorisierte Veröffentlichung von Informationen zu verhindern. Ein Dropbox-Link kann jederzeit mit anderen geteilt werden. Ebenso kann eine E-Mail fälschlicherweise an jemanden weitergeleitet werden, der keinen Zugriff auf die darin enthaltenen Daten haben sollte.”

Anfangs nutzte Fractal Design Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Assets, bevor das Unternehmen beschloss, eine DAM-Plattform (DAM = Digital-Asset-Management) zu verwenden. Der erste Versuch des Unternehmens, ein DAM-System zu implementieren, verlief jedoch nicht zufriedenstellend.

“Wir haben es nie wirklich verwendet, da sich nach der Implementierung herausstellte, dass die Methode der gemeinsamen Nutzung und des Abrufens von Daten ganz und gar nicht unseren Erwartungen entsprach”, sagt Pärlesten. “Mir wurde klar, dass das neue System nur zu noch mehr Unannehmlichkeiten führen würde, was bedauerlich war, da wir etwa ein Jahr lang mit den Vorbereitungen beschäftigt waren.”

Pärlesten beauftragte eines ihrer Teammitglieder mit der Suche nach einem neuen DAM-System, um die bestehende (und ungenutzte) Plattform zu ersetzen. Schnell kristallisierte sich Canto als die Lösung heraus, die den speziellen Anforderungen des Unternehmens entsprach. Nach der Einrichtung eines Testkontos für den Probebetrieb begann das Team mit der Implementierung und dem Migrationsprozess.

“Aufgrund unserer zurückliegenden Erfahrungen mit diesem Thema wussten wir genau, was wir wollten und wie die Lösung aussehen sollte. Dieser Teil war also sehr einfach”, erinnert sich Pärlesten. “Von Anfang an stand uns ein Support-Mitarbeiter von Canto zur Seite, aber eigentlich brauchten wir gar keine Unterstützung. Die Nutzung des Systems ist sehr unkompliziert. Selbst wenn man vorher noch nie mit einem DAM-System gearbeitet hat, ist es ausgesprochen einfach zu bedienen.”

Schaffung einer zentralen Datenquelle für alle Anwendungsfälle

Der erste Schritt bestand in der Schaffung einer zentralen Datenquelle für alle Produkt-Assets. Alle freigegebenen, marktreifen Assets, bei denen es sich hauptsächlich um Fotos, Videos und PDFs handelt, wurden in der Canto-Bibliothek abgelegt und mit Tags versehen, um sie leichter finden zu können. Darüber hinaus nutzte das Team die Portalfunktion von Canto, um ein hierarchisches System zum Teilen von Assets mit Vertriebspartnern einzurichten.

“Dieser Aspekt war uns am wichtigsten”, erklärt Pärlesten. “Wir laden alles an ein und demselben Ort hoch, haben aber verschiedene Portale. Wir haben ein Portal für Launch-Partner, eines für Vertriebspartner und eines für Wiederverkäufer. Darüber hinaus betreiben wir auch ein öffentliches Portal, über das jeder nach dem Start Assets herunterladen kann.”

Mehr Kontrolle bei Produkteinführungen mit Canto Portalen

Wenn ein neues Produkt von Fractal Design auf den Markt kommt, müssen die Assets 14 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum an die Launch-Partner verschickt werden, damit diese ihre Produktangebote erstellen können. Bei Dropbox-Links war es schwierig zu kontrollieren, was nach der Freigabe mit diesen Assets geschah, was gelegentlich dazu führte, dass Wiederverkäufer Produkte vor dem Einführungsdatum anboten und damit gegen Geheimhaltungsvereinbarungen und Sperrfristen verstießen.

Jetzt kann das Unternehmen Neueinführungen mithilfe eines Portals namens ‘Fractal Asset Bank’ effektiver verwalten. Die Launch-Partner wurden zur Einrichtung eines Canto Kontos aufgefordert, mit dem sie auf ein spezielles Portal zugreifen können, das unter strengem Verschluss gehaltene Produkt-Assets und neue Inhalte enthält. Wenn sie versuchen, der Geheimhaltung unterliegende Inhalte herunterzuladen, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem sie dazu aufgefordert werden, den Nutzungsbedingungen zuzustimmen.

Diese Zustimmungsfunktion gefällt Pärlesten an Canto besonders gut: “So ein Pop-up schärft das Bewusstsein der Leute und gibt uns mehr Kontrolle über die unzulässige Weitergabe von Informationen. Darüber hinaus können wir genau sehen, wer welche Assets heruntergeladen hat. Wenn ich sehe, dass ein Launch-Partner in einer Region noch keine Schritte unternommen hat, kann ich mich mit dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter in Verbindung setzen und dafür sorgen, dass er sich einschaltet, um zu prüfen, ob es ein Problem gibt oder ob der jeweilige Partner einfach nur vergessen hat, die Assets herunterzuladen. Das hilft, um sicherzustellen, dass alle Angebote zum Zeitpunkt der Markteinführung fertig sind. So können wir besser einschätzen, wo Unterstützung nötig ist und welche Partner am schnellsten reagieren.”

Zeitersparnis durch optimierte Freigabe

Durch die Einrichtung von vier separaten Portalen für die gemeinsame Nutzung von Inhalten erhielt das Team von Fractal Design mehr Kontrolle darüber, wer auf die Produkt-Assets zugreifen konnte, ohne dadurch zusätzliche Unübersichtlichkeit zu schaffen. Einige Assets sollen in einem bestimmten Portal ausgeblendet werden und in anderen nicht. Dies erwies sich als besonders hilfreich für das öffentliche Portal, das nach der Produkteinführung für die gemeinsame Nutzung von Assets verwendet wird.

“Wenn ein Medienpartner oder ein kleiner Wiederverkäufer keine Geheimhaltungsvereinbarung mit uns hat, kann er problemlos nachträglich ein Angebot erstellen”, sagt Pärlesten. “Ich habe sowohl Vertriebs- als auch Marketingkonten eingerichtet. Anstatt SharePoint zu verwenden, wissen sie, dass alles, was in Canto zu finden ist, kostenlos genutzt werden darf. Anstatt ständig auf Fragen wie ‘Wo kann ich das finden?’ oder ‘Wie erhalte ich Zugriff auf diese Bilder?’ zu antworten, kann mein Team jetzt einfach den Link zum öffentlichen Portal verschicken, damit jeder einfach auswählen kann, was er benötigt. Sie erhalten sogar kaum noch Anfragen, weil jeder weiß, wo er fündig wird.”

Und da Canto Benachrichtigungen verschickt, sobald neue Assets hochgeladen werden, spart das Team auch viel Zeit, wenn es um das Ändern oder Aktualisieren von Assets geht. Anstatt sich jedes Mal an die Launch- und Vertriebspartner wenden zu müssen, informiert das System sie automatisch darüber, dass neue Assets verfügbar sind.

“Aktualisierungen können nun etwa fünfmal schneller durchgeführt werden als früher”, schätzt Pärlesten.

Die Zusammenführung sämtlicher Produkt-Assets von Fractal Design an einem zentralen Speicherort verschaffte dem Unternehmen endlich das Maß an Kontrolle und Transparenz, das es für eine bessere Verwaltung von Produkteinführungen benötigte. Anstatt über Dropbox-Links herauszufinden, wer Zugriff auf unter Verschluss stehendes Material hatte, kann das Design-Team diese Berechtigungen über Canto Portale verwalten und so sicherstellen, dass nur Launch-Partner Inhalte vor einer neuen Produkteinführung herunterladen können.

Pärlesten ist ausgesprochen zufrieden mit den Ergebnissen: “Wir haben intern von unseren Vertriebsmitarbeitern ein sehr positives Feedback erhalten. Es war genau das, worauf sie gewartet hatten. Alles funktionierte problemlos. Am Tag der internen Einführung von Canto brachten wir auch ein neues Produkt auf den Markt. Das hat wunderbar funktioniert. Keine Fragen. Keine Probleme. Wir erhielten ausschließlich positive Rückmeldungen.”

Seitdem Fractal Design Canto für die Verteilung von Assets an Launch-Partner, Wiederverkäufer und Medienpartner verwendet, ist es für das Unternehmen einfacher geworden, qualitativ hochwertige Angebote zu erstellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Geheimhaltung unterliegende Produkte bis zu ihrem Veröffentlichungsdatum sicher unter Verschluss gehalten werden.

“Es ist wunderbar, ein fertiges Paket mit seinen Partnern teilen zu können, ohne dass irgendwelche Fragen aufkommen. Man kann problemlos auf alles zugreifen. Darüber hinaus ist alles sehr übersichtlich und professionell gestaltet und es gibt eine Suchfunktion”, sagt Pärlesten.