Darum hat sich Hengstenberg für Canto entschieden

Um das Marketing neu aufzustellen, initiierte man ein Projekt, mit einer Lösung alle wichtigen Inhalte zentral zu organisieren – von Produktabbildungen bis hin zu Social Media-Inhalten. Denn nicht nur die zeitaufwändige Suche nach bestimmten Dateien wurde für Tobias Schmidt und den Rest des Teams zum Problem. Oft kam es vor, dass Dateien doppelt vorgehalten wurden und damit auch Bearbeitungen mehrfach im Team gemacht wurden. „Manchmal hat ein Kollege die Bilder in Ordner A gesammelt, ein anderer Kollege noch einmal die gleichen Inhalte in Ordner B. Manchmal wurden dadurch Bildbearbeitungen doppelt ausgeführt oder auch Bilder doppelt bei Agenturen eingekauft,“ erinnert sich Schmidt. Die neue Lösung sollte deshalb im Team als Single-point-of-contact fungieren.

Nachdem man sich bei Hengstenberg für Canto entschieden hatte, konnte das DAM-Projekt in die Startlöcher gehen. In der ersten Stufe, berichtet Tobias Schmidt, wurden konzeptionelle Überlegungen wichtig. „Dateien suchen, Duplikate filtern – Canto bringt schon alles mit, was wir grundlegend benötigen“, freut sich Schmidt. Zunächst entschied sich Hengstenberg dazu, nur aktuelle Produktabbildungen zu übernehmen. Bevor die Migration jedoch losgehen konnte, wurde noch eine durchdachte Struktur für Schlagwörter und Kategorien festgelegt. Dabei stand im Vordergrund als Team möglichst agil zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass wichtige Inhalte gefunden werden.

In der ersten Phase der Einführung von Canto bei Hengstenberg arbeitet hauptsächlich die Abteilung für Unternehmenskommunikation und digitale Medien mit dem neuen Tool. Canto kommt aber auch bereits im internationalen Vertriebsteam zum Einsatz. Schmidts Kollegen dort verwenden Canto, um Produktabbildungen über repräsentative Markenportale bereitzustellen. Die Kunden von Hengstenberg haben über das Portal Zugriff auf wichtige Bilder, die sie dann wiederum für Handzettel verwenden, die in Märkten verteilt werden. Handelskunden können über solche Portale auch benötigte Zertifikate direkt als PDF-Datei herunterladen. Tobias Schmidt betreut die Pflege der Inhalte in Canto. Nach der Produktion der Materialien, die oft von Agenturen kommen, werden diese in Portalen bereitgestellt.

Canto nimmt dem Team für Unternehmenskommunikation und digitale Medien viel Arbeit ab – zu diesem Schluss kommt Tobias Schmidt bereits kurz nachdem Canto an den Start gegangen ist. „Wir erfahren schon einmal subjektiv eine deutliche Zeitersparnis, auch wenn wir dazu noch keine belastbaren Zahlen haben.“ Gerade das Versenden großer Dateien ist mit Canto spürbar einfacher. Das macht vor allem den Austausch von großen Layoutdateien mit Druckereien oder Agenturen spürbar einfacher.

Das hauptsächliche Ziel hat Hengstenberg mit Canto bereits erreichen können: „Das Wichtigste aber ist, dass mein Team die entscheidenden Assets jetzt zentral an einer Stelle gespeichert hat. Wir finden was wir suchen und können gemeinsam arbeiten“, fasst Schmidt das Projekt zusammen. Weitere Projektschritte sind aber bereits in Planung. So hat Hengstenberg bereits die Integration mit WordPress getestet und möchte über die Schnittstelle künftig noch einfacher Inhalte auch an sein Content Management System weiterleiten. Auch das alte Markenportal, das Hengstenberg angeboten hat, soll abgeschaltet werden, weil Canto die doppelte Pflege von Inhalten unnötig macht. In der Woche verbringt Schmidt dabei etwa drei Stunden für die Pflege von Canto – je nach Arbeitsaufwand.