Kulmbacher Brauerei zentralisiert Marken-Assets mit Canto

Anfang 2018 entschied man bei der Kulmbacher Brauerei, eine technisch fortschrittliche Lösung zu suchen. Ziel dabei war nicht nur die Zentralisierung der Mediendateien; auch typische Zuordnungen im Tagesgeschäft sollten besser funktionieren. „Dabei ging es nicht nur um Kosmetik“, ist Kerstin Krämer wichtig festzustellen. Denn für Kulmbacher seien Änderungen an einem Produktbild auch rechtlich relevant. „Bei uns kann sich mal eine Kleinigkeit an einem Etikett ändern. Wenn ein Kollege dann trotzdem eine alte Version benutzt, ohne das gleich zu merken, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann uns mit dem Lebensmittelrecht schnell auf die Füße fallen.“ Aufgrund der Performance, Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit entschied man sich am Ende für Canto.

Wie bei jedem Umzug mussten Kerstin Krämer und ihr Projektteam vor der Migration ihrer Daten zunächst überlegen, welche Dateien überhaupt künftig in Canto vorhanden sein sollen – und wie diese dann organisiert werden. Sollten auch so einmalige Dinge wie z.B. Facebook-Posts archiviert werden? Oder nur das Bild, das in diesem Posting verwendet wird? In der ersten Phase erarbeitete das Team um Krämer ein Konzept für die Struktur von Dateien und Metadaten, das auch berücksichtigte, wie die Kolleginnen und Kollegen nach Mediendateien suchen. Der größte logistische Aufwand bestand dann darin, die Dateien zu sammeln und einzupflegen.

Nachdem alle Dateien in Canto einsortiert waren, konnte das System bei Kulmbacher an den Start gehen. Das betraf in erster Linie das Marketing-Team, das aus etwa 15 Benutzern besteht, von denen die meisten nur lesend auf Inhalte zugreifen. Auch dank der Unterstützung von Canto wurde das System immer wieder verbessert und weiter an die Situation der Anwender angepasst, erinnert sich Kerstin Krämer. „Ich habe auch ein paar Mal Fragen per Ticket an den Canto-Support gestellt, die prompt bearbeitet wurden. Das war eine große Hilfe.“ Neben den internen Nutzern sind auch die verschiedenen Agenturen an Canto angeschlossen, mit denen die Kulmbacher Brauerei zusammenarbeitet. Somit entfällt der Aufwand, große Dateien auf USB-Sticks transferieren zu müssen.

Bildanfragen aus dem Vertrieb landen nicht mehr bei Kerstin Krämer im E-Mail-Postfach, weil sich die Kollegin aus einer Kollektion freigegebener Bilder selber bedienen kann, was allen Beteiligten Mühe und Zeit spart. Zunächst hatte Kerstin Krämer angedacht, einen Workshop zu veranstalten, um die Bedienung des neuen Tools näher zu bringen. Wie sich jedoch schnell herausstellte, war dies nicht nötig. Die Kollegen hatten keine Probleme, sich an die einfach und intuitiv zu bedienende Anwendung zu gewöhnen.

Mittlerweile organisiert Kulmbacher mit Canto mehr als 5.000 wichtige Mediendateien von Anzeigen und Präsentationen bis hin zu Kino- und TV-Werbespots. Nach Shootings laden Produktfotografen teilweise mehrere hundert Fotos direkt in Canto hoch. Dort können die Fotos geprüft und katalogisiert werden und zur Bildretusche weitergeleitet werden. Über Download-Links oder den Zugriff der Agentur werden sie dann weiterverwendet. So ist Canto maßgeblich für bessere und effizientere Arbeitsprozesse verantwortlich. „Wir wollen, dass am Ende alles über Canto läuft und wir uns sukzessive von unserem vorherigen Datei-Chaos verabschieden“, fasst Kerstin Krämer das Projekt zusammen. Ihr Lieblingsfeature ist die Erweiterung für Chrome, mit der Benutzer in jeder Situation schnell auf Inhalte in Canto zugreifen können: „Die benutze ich wirklich sehr oft. Ein Kollege hat das bei mir gesehen und gesagt: Wow, das ist cool!“