Canto unterstützt Lalique bei der besseren Verwaltung seiner Assets weltweit

Eine der besonderen Herausforderungen für eine globale Marke mit Tochterfirmen in verschiedenen Ländern ist die Schaffung einer kohärenten und konsistenten IT-Umgebung, die Betrieb und Prozesse effizienter macht. Lalique arbeitet in seinen Niederlassungen in Nordamerika, Europa und Asien mit mehreren ERP- und Informationssystemen. Das in der Schweiz ansässige Digitalteam erkannte jedoch die Gelegenheit, Produkt- und Marken-Assets durch die Implementierung einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung effizienter zu verwalten.

Nach einer erfolgreichen Testphase, in der das Digitalteam die DAM-Software zur Zusammenführung, Strukturierung und Bereitstellung von Assets für die Parfümerieabteilung nutzte, entschied sich Lalique, die Anwendung auf andere Bereiche des Unternehmens auszuweiten. Doch obwohl sich das Konzept als erfolgreich erwiesen hatte, waren sich die Verantwortlichen nicht sicher, ob ihre DAM-Lösung für diese Aufgabe die geeignete war.

“Als eine erste Erfahrung war es gut”, berichtet Pascal Lemeunier, Functional Project Manager bei Lalique, “aber ich habe gemerkt, dass das System nicht für ein Unternehmen unserer Größe ausgelegt war. Es gehörte noch zur ersten bzw. zweiten Generation von DAM und war weder wirklich benutzerfreundlich noch intuitiv.”

Nach reiflicher Überlegung beschloss Pascal, eine alternative DAM-Lösung zu suchen, die sich leichter abteilungsübergreifend implementieren liesse und den Anwendern mehr Flexibilität bieten würde.

Das Team prüfte mehrere potenzielle DAM-Plattformen, um einen Ersatz zu finden – doch die ideale Lösung lag schließlich näher als erwartet. In der Tochterfirma von Lalique in Nordamerika wurde bereits Canto zur Verwaltung ihrer digitalen Assets eingesetzt. Aus Sicht des Back-Ends bot Canto eine unkomplizierte Implementierung, bei der die Daten problemlos aus dem vorherigen DAM migriert werden konnten. Außerdem würden sich die bestehenden Anwendungen von Lalique problemlos integrieren lassen. Darüber hinaus bot Canto ein intuitives Benutzererlebnis, sodass die Mitarbeiter sofort damit arbeiten konnten, ohne erst eine lange Einarbeitung zu durchlaufen.

“Schon wenn man sich bei der Lösung von Canto anmeldet, ist das ein echter Schritt nach vorn”, kommentiert Pascal. “Es bedarf nicht allzu vieler Arbeitsschritte, und man versteht das Konzept von Ordnern und Alben auf der einen Seite sowie das Filtern nach bestimmten Merkmalen auf der anderen Seite. Canto ist so einfach zu bedienen, und unsere Mitarbeiter und Teams können es mühelos erlernen.”

Organisation der Assets von Lalique

Nachdem die Entscheidung für den Wechsel zu Canto gefallen war, ging es mit dem Digitalteam in der Schweiz schnell an die erste Implementierung. Zunächst wurden die Daten aus dem vorherigen DAM-System migriert, wobei Funktionsumfang und Struktur der Assets identisch gestaltet wurden. Nachdem die digitalen Assets von Lalique in einer einheitlichen Informationsquelle in Canto zusammengeführt worden waren, konnte das Digitalteam damit beginnen, alles so zu organisieren, dass die Dateien bei Bedarf leicht auffindbar waren. Zur besseren Auffindbarkeit wurde ein Verfahren eingeführt, mit dem die Assets schon beim Hochladen in die Bibliothek mit Metadaten versehen werden.

“Die Datenqualität ist uns sehr wichtig”, erklärt Pascal. “Das Konzept, das wir allen vermitteln wollen, lautet: Mit guten Daten und der Möglichkeit, Ergebnisse anhand von Schlagwörtern, Kategorien, Urheberrechten und Datumsangaben zu filtern, können die Benutzer und ihre Partner die gewünschten Inhalte leichter lokalisieren.”

Phasenweise Einführung in allen Abteilungen

Nachdem der eigentliche Datentransfer und die Strukturierung der Dateien abgeschlossen waren, ermöglichte das Digitalteam den Abteilungen des Lalique Beauty Service, die für ihre Arbeit benötigten Assets mit Hilfe der Canto Portale zu kuratieren und weiterzugeben. Das ging so reibungslos vonstatten, dass das Team beschloss, Canto auch in weiteren Abteilungen einzuführen. Bereits zwei Monate nach der Einführung erhielt die Kommunikationsabteilung ihre eigenen Portale. Das Marketing und der Vertrieb folgten kurz darauf.

Pascal war mit den raschen Fortschritten sehr zufrieden: “Es war wirklich beeindruckend. Innerhalb von vier Monaten konnten wir auf Canto umstellen und das Team hat sich sehr schnell an das neue System gewöhnt. Die Marketingabteilung hatte ihr erstes Portal in nur ein paar Stunden und ganz ohne unsere Hilfe erstellt.”

Anfänglich war der Zugriff auf die Portale nur auf interne Arbeitsabläufe beschränkt, während sich das Team damit beschäftigte, wie man Assets am besten organisiert und weitergibt. Als sich alle Beteiligten mit der Bedienung der Portale und der Mitarbeit an der Canto Medienbibliothek vertraut gemacht hatten, war die Plattform nun auch für die Weitergabe von Inhalten an Kunden und Medien bereit.

Arbeitsabläufe in den Abteilungen optimieren

Die dritte Phase der Implementierung bei Lalique betraf die Entwicklung guter Workflows, um die Betriebsabläufe zu optimieren. Das Team hat zwar erst kürzlich damit begonnen, sich Gedanken darüber zu machen, wie es diese Arbeitsabläufe einrichten will, doch Pascal schwebt ein System vor, in dem der Status eines Projekts problemlos festgestellt werden kann, so dass die Beteiligten sofort erkennen können, was noch aussteht und was bereits von einer Abteilung abgesegnet wurde.

“Das Ziel ist es, sämtliche Abteilungen auf die Plattform zu holen”, erläutert er. ” Wenn sie erst einmal Canto und seine Portale, Arbeitsbereiche und Download-Links täglich nutzen, können wir uns von allen Speicherlaufwerken und externen Hilfsmitteln trennen, die wir dann nicht mehr brauchen.”

Die Einbindung der weltweiten Tochterfirmen von Lalique in Nordamerika, Europa und Asien in eine gemeinsame Infrastruktur zur Verwaltung von Marken-Assets und Produkten brächte dem Unternehmen eine deutlich höhere Flexibilität und würde die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen wesentlich effizienter gestalten.

Nach der Umstellung auf Canto hat das Team von Lalique enorme Fortschritte bei der Vereinheitlichung von Software und Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen gemacht. In nur wenigen Monaten konnte die Asset-Bibliothek migriert und organisiert werden und die Plattform wurde auf mehrere Abteilungen ausgeweitet. Interne Benutzer erstellen bereits Portale und verwenden die Freigabelinks, um Assets zu lokalisieren und Inhalte für verschiedene Beteiligte bereitzustellen – und zwar wesentlich unkomplizierter als je zuvor.

“Die Teams sind wirklich froh, endlich ein DAM-System zu haben”, bestätigt Pascal. “Eine Veränderung war unumgänglich und mit Canto bot sich uns dafür eine wirklich gute Gelegenheit.”

Die Erfahrungen von Lalique zeigen, dass die Einführung einer neuen Technologie für IT-Projektmanager nicht unbedingt problematisch sein muss. Mit Canto können leistungsstarke DAM-Funktionen innerhalb eines kurzen Zeitraums implementiert werden, ohne dabei Kompromisse hinsichtlich Sicherheit oder Leistung eingehen zu müssen.