Das GMAC-Team erstellt am laufenden Band eine Vielzahl von Inhalten, sowohl für Marketingzwecke, z. B. für das Branding oder die Webseite, als auch zur Unterstützung des Vertriebs und für weitere kundenorientierte Maßnahmen. Die gemeinsame Nutzung von Assets entwickelte sich zu einem Problempunkt, da es einfach zu viele Inhalte zu durchforsten gab und zu viele Mitarbeiter im Unternehmen darauf zugreifen mussten.
Omeid Rahimian hat als Projektmanager im GMAC-Team die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Projekte des Marketing-Teams von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen. Er ist perfekt positioniert, um Reibungspunkte in den Arbeitsabläufen des Marketing-Teams zu identifizieren, und setzte sich für den Einsatz einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung ein, um Probleme des Teams in Bezug auf die gemeinsame Nutzung von Inhalten zu lösen.
Eine DAM-Lösung war für Omeid eine Geschäftsinvestition, die sich durch Sorgenfreiheit und Zeitersparnis auszahlen würde. Das Marketing-Team von Oceaneering speicherte den Großteil seiner Assets auf einem lokalen Laufwerk und in verschiedenen Cloud-Konten. Nicht nur stellte dies ein Risiko dar, wenn der Datenträger kompromittiert wurde oder die Konteninhaber das Unternehmen verließen – es verursachte zudem Engpässe beim Suchen und Freigeben digitaler Assets.
“Da das Unternehmen bereits seit mehr als 50 Jahren besteht, existieren von einigen unserer digitalen Assets möglicherweise keine weiteren Kopien mehr. Käme eines dieser Assets abhanden, wäre es für immer verloren. Das war unser Hauptargument: Wir wollten ein gesichertes System haben, das für alle zugänglich ist und von jedem bedient werden kann”, erinnert sich Omeid.
Nachdem das Team um Omeid mehrere DAM-Lösungen unter die Lupe genommen hatte, entschied es sich für Canto. Um die Entscheidung für Canto zu untermauern, erstellte Omeid einen Geschäftsplan, der den zu erwartenden Nutzen (ROI) aufzeigte, einschließlich der Zeitersparnis für das Unternehmen durch den Wegfall der zeitaufwändigen Bearbeitung von Asset-Anfragen und der damit verbundenen Wartezeiten.
“Wie häufig erhalten wir Anfragen für Bilder, Präsentationen oder andere digitale Assets? Wie lange dauert es, bis wir die gewünschten Materialien an den Fragesteller zurückschicken können? Ich überschlug die stündlichen Kosten, die wir für die Recherche und die Freigabe von Inhalten brauchen, und extrapolierte diese Zahlen dann über Wochen und Jahre. Auf diese Weise errechnete ich, wie viel Zeit und Geld wir mit Canto einsparen würden”, erklärt Omeid.
Ich bin wirklich sehr stolz auf das, was wir mit Canto erreicht haben: Wir haben die Anfragen für Bilder und andere Marketingmaterialien deutlich optimiert. Wenn jemand unser Marketing-Team besucht, ist Canto eines der ersten Dinge, die wir ihm zeigen.
Oceaneering verwendet Canto als zentralen Anlaufpunkt für seine digitalen Assets wie Präsentationen, hochauflösende Bilder, gerenderte Bilder, Videos und Schulungsunterlagen, die sowohl intern von der Marketingabteilung als auch im Rahmen des Kundenkontakts von Vertrieb und Ingenieursabteilung verwendet werden. Das Marketing-Team kann sich darauf verlassen, dass die Daten gesichert sind, und auch Vertrieb und Ingenieure können nun selbst auf die Daten zugreifen.
Omeid freut sich: “Ich bin wirklich sehr stolz auf das, was wir mit Canto erreicht haben: Wir haben die Anfragen für Bilder und andere Marketingmaterialien deutlich optimiert. Wenn jemand unser Marketing-Team besucht, ist Canto eines der ersten Dinge, die wir ihm zeigen.”
Der Anfang ist gemacht!
“Wir haben eine Demo zusammengestellt, und die Leute fragten uns sofort: ‘Wann können wir das haben?’ Daraufhin haben wir einen ziemlich straffen Zeitplan aufgestellt”, schildert Omeid.
Das Team von Omeid hat seine Canto Medienbibliothek mit Tausenden von verschlagworteten Inhalten innerhalb von nur zwei Monaten zum Laufen gebracht. Ursprünglich war geplant, Canto mit 100 Benutzern einzuführen. Nachdem Canto jedoch im gesamten Unternehmen demonstriert wurde, war die Plattform ein solcher Erfolg, dass das Team beschloss, die Anzahl der verfügbaren Benutzer um das Zehnfache zu erhöhen!
“Wir haben per E-Mail alle Interessenten ermutigt, Canto zu verwenden – aktuell haben wir 900 von 1.100 möglichen Nutzern. Wir bemühen uns darum, unsere Vertriebsmitarbeiter und alle anderen, die Marketingmaterial benötigen, für Canto zu gewinnen, weil viele unserer Medien für genau diese Zwecke bestimmt sind”, erläutert Omeid.
Und obwohl die Einführung neuer Software in einem großen Unternehmen bekanntermaßen schwierig sein kann, kann Omeid bestätigen, dass die Einführung von Canto “das einfachste Projekt ist, das ich in meiner gesamten Tätigkeit hier bisher umgesetzt habe”.
Ordnung schaffen und selbständige Recherche ermöglichen
Das Team von Omeid wollte, dass Canto eine Anlaufstelle zur selbstständigen Recherche für alle ist, die Assets benötigen. Deshalb wurde die Medienbibliothek so angelegt, dass sie für jeden Mitarbeiter übersichtlich und einfach zu benutzen ist.
“Die Struktur der Bibliothek war Teil unserer ursprünglichen Diskussion, noch bevor wir überhaupt etwas in Canto hochgeladen haben. Wir fragten uns, was für unsere Endbenutzer am intuitivsten wäre: Wie könnten sie problemlos das Gesuchte finden, selbst wenn sie alle unsere Gebrauchsanweisungen, Anleitungsvideos und Handbücher komplett ignorieren würden?”, berichtet Omeid.
“Wir haben die Canto Bibliothek so angelegt, wie sie unseren Mitarbeitern bereits geläufig war, nämlich in Form einer einfachen Ordnerstruktur. Der Grundgedanke war, die Benutzer zu einem großen Sammelbehälter zu führen, aus dem sie dann mit Hilfe von Filtern die einzelnen Elemente heraussuchen können.”
Vertriebsunterstützung spielend leicht gemacht
Man stelle sich vor, Hunderte von Vertrieblern weltweit müssten mit den jeweils benötigten Informationen und Materialien ausgestattet werden, damit sie ein breites Spektrum an technischen Lösungen verkaufen können, die in vielen verschiedenen Branchen Anwendung finden. Das ist sicher nicht ganz einfach, oder? Genau dieser enormen Herausforderung stellt sich das Team von Oceaneering GMAC, wenn es um die Vertriebsunterstützung geht.
“Unser Vertriebsteam ist global aufgestellt; es gibt Mitarbeiter, die sich auf bestimmte Geschäftsbereiche, Produkte oder sogar nur auf einen oder zwei Kunden spezialisieren”, beschreibt Omeid.
Das Marketing-Team entwickelt eine Vielzahl von Inhalten für den Vertrieb, sowohl für die angebotenen technischen Lösungen als auch für die verschiedenen Branchen, die sie bedienen. Mit Canto hat das Vertriebsteam jederzeit Zugriff auf diese wichtigen Inhalte.
“Der größte Vorteil von Canto für den Vertrieb ist, wie einfach die Präsentationen sind. Die Mitarbeiter müssen ständig neuen, bestehenden und potenziellen Kunden zeigen, was unser Unternehmen tut, weil wir so vielfältig tätig sind. Wir bieten so viele verschiedene Produkte und Dienstleistungen an, dass selbst Personen, die schon seit Jahrzehnten mit uns zusammenarbeiten, bestimmte Techniken oder Lösungen möglicherweise gar nicht kennen”, sagt Omeid.
Wie sieht die Zukunft von Oceaneering und Canto aus? Omeid plant, mithilfe von Canto Portalen so genannte ‘Sales Kits’ anzulegen, mit denen die Vertriebsmitarbeiter für bestimmte Geschäftsbereiche spezielle Schulungsmaterialien und Inhalte bereitgestellt werden. Angesichts der Vielfalt von Oceaneerings Lösungen soll dies dem Vertrieb dabei helfen, sämtliche für den Verkauf eines bestimmten Produkts erforderlichen Inhalte an einem Ort zu erhalten.
“Canto kann unseren Mitarbeitern die benötigten Marketingmaterialien jederzeit bei Bedarf zur Verfügung stellen, sei es im Außendienst oder im Büro. Das erleichtert es ihnen ungemein, wenn sie für Geschäftsbereiche, in denen sie nicht tätig sind oder mit denen sie nicht so vertraut sind, weitere Hilfsmittel benötigen”, kommentiert Omeid.
