Wie thyssenkrupp mit Canto Potentiale im Medienmanagement voll ausschöpft

Mit seinen rund 104.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die thyssenkrupp-Gruppe mit Hauptsitz in Essen ein global aufgestellter Konzern mit diversifizierten Leistungsbereichen. Da die einzelnen Unternehmensbereiche weitgehend autark agieren, liegt ein Hauptaugenmerk der Abteilung „Communication“ darin, nach innen und außen für ein einheitliches Auftreten zu sorgen.

Christian Bauer ist als Brand Operations Manager bei der thyssenkrupp AG vor allem für das weltweite Corporate Design verantwortlich. Eine seiner wichtigsten Aufgaben besteht darin, das eigene Markenportal – bei thyssenkrupp „brandfactory“ genannt – zu betreiben, über das die eigenen Marken gesteuert werden.

Entsprechend wichtig ist für Bauer die reibungslose Organisation von zentralen Marken-Assets. Diese wurden bislang in zwei separaten Tools verwaltet – dem picturepool von ResourceSpace für Bilder und dem MovingImage VideoManager für Bewegtbilder. Nachdem man bei thyssenkrupp längere Zeit parallel mit den beiden Tools für Medienmanagement arbeitete, kam es jedoch schließlich zu einer erneuten Evaluation dieser Technologien.

„Wir haben festgestellt, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis einfach nicht mehr optimal ist“, erinnert sich Christian Bauer. So begann für thyssenkrupp ein Projekt, in dem es darum ging, die bisher ungenutzten Potentiale zu realisieren. Beim Vergleich der fünf in Frage kommenden Tools am Markt stach Canto hervor. „Als es darum ging, einzelne Tools genauer unter die Lupe zu nehmen und auch die damit verbundenen Kosten zu prüfen, wussten wir sehr schnell, dass dies bei Canto in die richtige Richtung geht,“ berichtet Bauer.

Neben den direkten Kosteneinsparungen ging es für thyssenkrupp auch darum, die bisher genutzten Einzellösungen für Bild- und Videoverwaltung zu kombinieren und so letztlich durch weitere Effekte die Effizienz intern zu steigern. „Ein Tool zu betreuen ist natürlich immer weniger aufwendig als zwei“, erklärt Bauer. Neben den hohen Kosten war man auch mit der Weiterentwicklung des alten On-Premise-Bildverwaltungssystems nicht zufrieden.

„Was die Updates anbelangt, war das einfach nicht mehr state-of-the-art. Mit einem cloud-basierten Digital Asset Management-System wie Canto sind wir hier ganz anders aufgestellt“. Mit einem Umstieg auf Canto als Cloud-Lösung versprach man sich bei thyssenkrupp deshalb auch eine bessere Versorgung mit Updates und eine zuverlässige Erweiterung des Tools, um neue Funktionen.

Um ein einheitliches Arbeiten zu ermöglichen, entschied man sich bei thyssenkrupp dafür, die zwei vorherigen Systeme durch Canto abzulösen. Dazu mussten sowohl die Bilddateien aus dem alten On-Premise-DAM-System, als auch die Videos aus der zuvor verwendeten Video-Management-Lösung exportiert und in Canto importiert werden. Angesichts der riesigen Datenmengen keine leichte Aufgabe.

Hinzu kam, dass die vorherigen Lösungen von jeweils anderen IT-Dienstleistern für thyssenkrupp verwaltet wurden. Um den zuvor abgestimmten Zeitplan genau einzuhalten, war eine erhebliche Vorarbeit für das Team vom Canto Customer Success nötig.

Andreas Mockenhaupt von Canto erinnert sich mit Stolz an die gelungene Durchführung des Projekts: „Allein die schiere Datenmenge, die es bei thyssenkrupp zu transferieren galt, war eine große Aufgabe. Unser Team aber hat mehr als genug Kompetenz, um auch solche komplexen Projekte in einem hocheffizienten Prozess mit verschiedenen Akteuren und Dienstleistern umzusetzen.“

In genau aufeinander abgestimmten Arbeitsschritten wurde der Medienbestand aus den alten Systemen exportiert und dann zielgenau in das neue System importiert. Die Ordnerstruktur wurde analog der Organisation angelegt. Zusätzlich hat jedes Business Segment die Möglichkeit über ein Portal, eine eigene Mediathek zu erstellen.

Auch bei thyssenkrupp war man sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. „Im Prinzip waren wir uns zu Beginn sehr schnell im Klaren darüber, was wir von dem neuen Tool erwarten,“ erinnert sich Christian Bauer. „Aber natürlich war für uns auch klar, dass wir bei so einem großen Projekt einen erfahrenen Partner brauchen.

Canto erleichtert bei thyssenkrupp die täglichen Arbeitsprozesse – so viel steht für Christian Bauer bereits fest. Derzeit befindet sich Canto bei thyssenkrupp in der ersten Phase des Projekts – alle wichtigen Medien-Assets sind über Canto allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit zugänglich. Über die interne thyssenkrupp-ID kann sich jeder Benutzer in Canto als Konsument anmelden. Sollte eine andere Rolle notwendig sein, wird diese manuell über den Administrator vergeben.

„Für uns ist Canto ein Tool, das jeder nutzen kann“, berichtet Christian Bauer. „Je nachdem wie die einzelnen Unternehmensbereiche aufgestellt sind, sind es ganz unterschiedliche Abteilungen, die Canto nutzen. Zu den Kernnutzern zählen aber sicherlich die klassischen Kommunikationsbereiche. Natürlich können aber auch die Strategie-Abteilungen z.B. selber in Canto recherchieren und nutzen diese Möglichkeit auch.“

Der erfolgreiche und schnelle Umstieg auf Canto hatte auch damit zu tun, dass die Benutzer weltweit die Möglichkeit hatten, sich in verschiedenen mehrsprachigen Schulungen über das neue System zu informieren.

In seinen Möglichkeiten ist Canto genau so flexibel und vielseitig wie die einzelnen Bereiche von thyssenkrupp, die weltweit mit dem Tool arbeiten. Dank des integrierten Content Delivery Network (CDN) macht es keinen Unterschied, ob man vom Hauptsitz in Essen auf das System zugreift oder einem der anderen Standorte in über 60 Ländern.

Neben Bildern und Videos ist Canto bei thyssenkrupp auch offen für alle anderen wichtigen Assets – seien es Audio-Clips, Präsentationen, Mitarbeiterfotos oder PDFs. Damit hat der Konzern einen wichtigen Schritt gemacht, um eine ganzheitliche Medienbibliothek für alle Kolleginnen und Kollegen zu etablieren.

Bei thyssenkrupp verfolgt man den Single-Source-of-Truth Ansatz, daher freut man sich schon auf die nächste Projektphase, in der das bestehende Content Management System (CMS) direkt an Canto, als zentrale Datenquelle, angeschlossen werden soll. Die Vorbereitungen dafür laufen bereits und bald sollen die Pläne in die Tat umgesetzt werden.

Hiervon verspricht sich Christian Bauer die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter zu entlasten. „Die Integration mit dem CMS war ein großer Wunsch unserer Kommunikationsabteilungen, weil dadurch die Arbeitsschritte reduziert werden – dies gilt selbstverständlich auch für die angeschlossenen Agenturen.“

Insgesamt zieht Bauer ein sehr positives Fazit der Zusammenarbeit. Mit Canto hat thyssenkrupp das Ziel umgesetzt, eine reibungslose Organisation von zentralen Medien-Assets konzernweit zu etablieren. „Wir sind gerade dabei, das Feedback aus unseren einzelnen Segmenten zu sammeln und werden dann weiter daran arbeiten, Canto noch besser in unsere Arbeitsprozesse zu integrieren.“

Schon heute jedoch steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von thyssenkrupp eine umfassende Medienbibliothek zur Verfügung, die mit Hilfe der intelligenten Suchfunktionen einfach und intuitiv zu navigieren ist. Und jeden Tag kommen neue Medien-Assets hinzu.