Veolia organisiert Marken-Assets für internationale Teams mit Canto

Als Lauriane Menuet im Januar 2018 ihre Arbeit für Veolia begann, wurden die Mediendateien des Unternehmens mit einem Tool organisiert, das die Kollegen als chaotisch und wenig benutzerfreundlich beschrieben. Tatsächlich kam es zu Problemen im Produktionsprozess für Grafiken, weil Dateien nicht mehr zugeordnet werden konnten – wichtige Metadaten wie der Name des Fotografen oder die Lizenzbestimmungen einer Illustration waren schlicht nicht vorhanden. Deshalb stand für Menuet und ihre Kollegen schnell fest, dass für die Organisation der Mediendateien eine neue, leistungsfähigere und vor allem benutzerfreundliche Lösung hermusste. Im Rahmen der Recherche wurden verschiedene Lösungen vergleichen – und am Ende entscheid man sich für Canto.

Um das gesamte Potential von Canto auszureizen, führte Lauriane Menuet die Migration innerhalb eines Projekts durch, an dem insgesamt drei Mitarbeiter von Veolia beteiligt waren. Dabei wurden zunächst alle relevanten Mediendateien zusammengesucht, die für eine Weiterverwendung in Frage kamen. Auf Grundlage dieser Sammlung wurde dann eine kritische Auswahl getroffen: Nur wenn geklärt werden konnte, von wem und wann die fraglichen Inhalte benötigt werden, war die Migration nach Canto sinnvoll.

Darauf aufbauend wurde eine Metadatenstruktur entwickelt, die sich an den drei Geschäftsbereichen von Veolia orientiert. Dabei berücksichtigten Menuet und ihre Kollegen auch, was zuvor bei deim Medienmanagement gut funktioniert hatte und was problematisch war. Die größte Herausforderung, beschreibt Menuet, lag darin, die Bildrechte zu klären, die mit dem Vorgänger-Tool verloren gegangen waren. Dazu gehören, neben grundlegenden Copyrightinformationen auch zum Beispiel die Angaben, welche Mitarbeiter auf einem Foto abgebildet sind.

Nachdem diese Informationen ergänzt und eingepflegt waren, ging Canto bei Veolia an den Start. Die Medienbibliothek umfasst knapp 9.000 Medienassets, wobei 4.000 davon über das interne Portal verfügbar sind. Sieben Redakteure und drei Administratoren kümmern sich um die Organisation der Inhalte.

Mit dem Start von Canto hat Veolia erfolgreich die bestehenden Hürden beim Management von Mediendateien überwunden. Die verschiedenen Kommunikationsabteilungen, die innerhalb ihrer Geschäftsbereiche agieren, können jetzt auf eine zentrale Medienbibliothek zugreifen, an die auch andere relevante Teams wie angeschlossen sind. Mehr als 90 reguläre Benutzer sind mittlerweile in Canto eingerichtet.

Typische Workflows, wie z.B. das Erstellen von Präsentationen, sind mit Canto einfacher und sicherer geworden. Die Benutzer können in Canto sofort einsehen, welche Bilder ihnen zur Verfügung stehen und dank der Pflege auch darauf vertrauen, dass die Bilder freigegeben und relevant sind.

Welche Funktionen sie am liebsten nutzt, kann Lauriane Menuet spontan gar nicht sagen: „Da gibt es viele Features, die in Frage kommen!“ Die Portale sind für Veolia zu einer essentiellen Voraussetzung des tagtäglichen Arbeitens geworden. Über sie lässt sich sehr gut steuern, wer auf welche Inhalte zugreifen können. „Auch die Links zum Teilen sind eine enorme Erleichterung,“ weiß Menuet zu berichten. „Die benutze ich sehr häufig, um Dateien an andere Benutzer zu schicken, die selbst keinen Zugang zu Canto haben.“